Diskuze

Výhody Microsoft Exchange Serveru 2003 pro manažery

Microsoft Exchange Server 2003 již není jen pouhým e-mailovým serverem, ale komplexním řešením, které nabízí celou řadu funkcí, jimiž může management zvýšit produktivitu při zpracování informací.

Úspěšné firmy komunikují rychle a efektivně. Většina z nich si je vědoma, že e-mail je důležitou součástí komunikace a že jeho dostupnost je nezbytná pro produktivitu a spolupráci. Před úkol, jak zefektivnit komunikaci ve firmě, jsem byl postaven i já. Proto bych se rád se čtenáři CVIS.CZ podělil o poznatky týkající se možností Microsoft Exchange Serveru 2003, který podle mého názoru významně zvyšuje produktivitu práce při zpracování informací.

Jak jsme se rozhodovali při výběru?

Pro výběr Mail Serveru s dalšími "enterprise" funkcemi je třeba zohlednit platformu, na které produkt "poběží". Např. Linux přináší výhodu tam, kde je požadován "nízký rozpočet". Unix se zase dobře uplatní ve velkých podnicích, které požadují špičkové multiprocesorové servery. V případě Agentury Zelenka se jedná o malou společnost, která má méně kritických procesů, možnost najmout další administrátory pro Exchange a IIS a disponuje dostatečným rozpočtem k pokrytí licencí "per server" nebo "per seat". Proto se domnívám, že kombinace Microsoft Windows Server 2003 a Exchange Server 2003 je pro společnost tohoto typu ideální volbou. Také ostatní řešení, jako je např. již vytvořený podnikový informační systém včetně CRM, budou v této kombinaci využívány efektivněji.

Pod Windows platformou existují samozřejmě i jiné poštovní servery. Po předchozím seznámení jsme zamítli nasazení produktu Sendmail, který nemá grafické rozhraní a tudíž klade větší nároky na správu ze strany administrátora. Na výběr jsme měli také podstatně vyspělejší produkt - Kerio MailServer. Microsoft Exchange Server 2003 však má v porovnání s Kerio MailServerem důležitou výhodu v tom, že umožní uživatelům efektivně využívat vlastností elektronického organizéru. Uživatelé disponují celou řadu možností přístupu k informacím uloženým na serveru bez ohledu na to, zda pracují s aplikací Outlook, Outlook Web Access, Outlook Mobile Access či synchronizovanými daty v aplikaci Pocket Outlook v mobilním zařízení se systémem Windows. Uživatelé mají vždy k dispozici podobné uživatelské rozhraní a podobné funkce. Služba eOutlook nabízená pomocí hostovaného řešení navíc umožňuje soustředit se na hlavní předmět podnikání a zároveň snižovat náklady na vlastní IT.

Přehled základních možností Microsoft Exchange Serveru 2003

Microsoft Exchange Server 2003 (dále MES 2003) nabízí řadu nových a zdokonalených funkcí ke zlepšení spolehlivosti, usnadnění správy a zvýšení zabezpečení. MES 2003 umožňuje především zvýšit produktivitu pracovníků, přičemž zároveň pomáhá organizacím snižovat celkové náklady na vlastnictví (například v oblastech konsolidace serverů a webů). Jak je na tom s funkcionalitou určenou pro management firmy?

Komu a jak toto řešení přináší výhody?

  • Pracovníci zabývající se každodenní podnikovou agendou dosahují vyšší efektivity práce, protože interakce MES 2003 a aplikace Outlook 2003 zajišťuje efektivní přístup k podnikovým informacím jednotlivců bez ohledu na charakteristiku sítě. Mobilní uživatelé mohou nyní lépe synchronizovat informace ve svých podnikových poštovních schránkách bez ohledu na používané zařízení.
  • Manažeři v oblasti IT mohou využít vylepšení v oblasti správy, zabezpečení, rozšiřovatelnosti, spolehlivosti a integrované podpory pro mobilní počítačová zařízení. Tato zlepšení jim umožňují snižovat náklady na správu komunikační infrastruktury využívající MES 2003 a zároveň usnadňují služby týkající se zasílání zpráv, které jsou důležité pro chod podniků.

Zdokonalení vzájemné interakce MES 2003 a aplikace Outlook 2003 významně zvyšuje výkon aplikace Outlook v případech nízké či proměnlivé propustnosti sítě. Při práci s e-maily přes telefonické připojení nebo přes síť s malou šířkou pásma, například pomocí technologie GPRS, mají nyní uživatelé velmi podobné možnosti práce jako v kancelářských podmínkách. Pomocí nového uživatelského rozhraní aplikace Outlook 2003 mohou pracovníci v oblasti informací rychleji a snadněji optimalizovat své e-maily.

Pracovníci zabývající se každodenní podnikovou agendou mohou z libovolného počítače připojeného k internetu získat přístup ke svým podnikovým informacím pomocí aplikace Outlook Web Access. Ve verzi MES 2003 má nyní aplikace Outlook Web Access nové uživatelské rozhraní, které je velmi podobné rozhraní aplikace Outlook 2003. Uživatelé tak mají k dispozici stejné uživatelské rozhraní bez ohledu na to, zda se připojují ze své pracovní stanice nebo například z telefonní budky na letišti. Kromě zlepšení v oblasti zabezpečení a výkonu podporuje aplikace Outlook Web Access další funkce aplikace Outlook, včetně kontroly pravopisu, správy úkolů a ochrany před doručováním nevyžádané pošty.

Nové a vylepšené funkce

Zabezpečení

MES 2003 umožňuje správcům omezit distribuční seznamy tak, aby bylo povoleno odesílání pouze ověřeným uživatelům. Správci také mohou zadat, kterým uživatelům je umožněno odesílat zprávy na konkrétní distribuční seznamy. MES 2003 podporuje filtrování připojení na základě bezpečnostních a blokovacích seznamů v reálném čase. To umožňuje společnostem snižovat objem nevyžádané pošty doručované do organizací. Filtrování e-mailů podle příjemců snižuje objem nevyžádané pošty. E-maily adresované uživatelům, kteří nebudou nalezeni nebo kterým odesílatel nedal oprávnění odesílat, jsou vraceny odesílatelům se zprávou obsahující příslušné informace o nedoručitelnosti. To platí jen pro e-maily odeslané uživateli s anonymním ověřením.

MES 2003 také zdokonaluje antivirové rozhraní API povolením antivirových produktů na serverech Exchange, které nemají na serveru Exchange stálé poštovní schránky. Antivirové produkty mohou v antivirové verzi API MES 2003 odstraňovat a odesílat zprávy odesílatelům.

Organizace, ve kterých je správa prostředí využívající systém Windows a prostředí serveru Exchange segmentována do dvou jedinečných skupin a které se zabývají otázkami zabezpečení, mohou využívat podporu práce s více doménovými strukturami a schopnost spravovat jak MES 2000, tak i MES 2003.

Spolehlivost

MES 2003 obsahuje nástroj Mailbox Recovery Center, který zajišťuje opětovné dávkové připojení poštovních schránek k příslušným uživatelům v rámci adresářové služby Microsoft Active Directory pro různé situace zotavení po havárii. Tento nástroj v databázi poštovních schránek vyhledá všechny odpojené poštovní schránky, automaticky vyhledá odpovídající poštovní schránky uživatelů pro uživatelské účty v rámci adresářové služby Active Directory, obnoví schránky jednotlivě či hromadně a zjišťuje konflikty.

Funkce zasílání zpráv o chybách umožňuje správcům serverů snadno zasílat zprávy o chybách společnosti Microsoft. Společnost Microsoft zprávy shromažďuje a následně pomocí těchto informací zlepšuje funkce produktu.

Výkon

Implementace MES 2003 zvyšuje výkon nastavením mezipaměti tak, aby bylo možné efektivněji vyhledávat, vkládat a nastavovat vypršení platnosti. Výsledkem je 60% úspora z hlediska počtu dotazů služby Active Directory. Pokud klient pracuje v režimu serveru Exchange s mezipamětí, zlepší se snížením počtu oznámení o změnách výkon klientů. Server dále detekuje nativní formát zpráv a klientům posílá pouze tento formát. Klientům používajícím režim serveru Exchange s mezipamětí jsou také doručeny informace o počtu a velikosti zpráv, které mají být staženy.

Doručování internetové pošty s využitím serveru DNS umožňuje využívat vyrovnávání zatížení a dosáhnout lepší charakteristiky výkonu. Zároveň přináší vyšší toleranci nedostupnosti sítě či hostitele a problémů s přístupem externího serveru DNS.

Správa

MES 2003 podporuje službu Stínová kopie svazku implementovanou v systému Windows Server 2003. Funkce služby Stínová kopie svazku zajišťují téměř okamžité zálohování a obnovování ze zálohy, protože vždy existuje stínová kopie databáze a lze ji kdykoli použít pro procesy obnovování.

QDG (Query-Based Distribution Group) je v MES 2003 nová funkce pro zpracování distribučních skupin. Skupiny QDG nabízejí stejné funkce jako standardní distribuční seznamy, ale místo specifikování statických vztahů mezi uživateli umožňují určovat členy distribučních seznamů (například "Uživatelé pracující ve společnosti na plný úvazek") pomocí dotazů LDAP (Lightweight Directory Access Protocol). To umožňuje zkracovat čas potřebný v organizacích ke správě distribučních seznamů.

U MES 2003 je také zvýšen výkon z hlediska výčtu front a ve výchozím nastavení jsou zobrazeny ve správci Exchange System Manager všechny fronty. Před zobrazením všech front je obnovena uživatelská kontrola správce Exchange System Manager. Zobrazeny jsou nyní všechny systémové fronty, což usnadňuje řešení problémů. Exchange System Manager obsahuje funkci Enable Forms Based Authentication (Povolit ověřování na základě formulářů) na virtuálních serverech, aby bylo možné prostřednictvím uživatelského rozhraní snadno povolit či zakázat soubory cookie pro ověřování.

Exchange System Manager nyní umožňuje přesunout soubory protokolů a data fronty. Před verzí MES 2003 bylo možné přesouvat soubory protokolu ručně prostřednictvím nástrojů pro změny v adresářích a článků v databázi Knowledge Base. Nyní soubory protokolů pro sledování zpráv přesouvá program Exchange System Manager, stejně jako data fronty agenta MTA (Message Transfer Agent) X.400 a data fronty SMTP (Simple Mail Transfer Protocol).

MES 2003 také obsahuje nástroj Move Mailbox, který usnadňuje, při výběru více poštovních schránek, přesunutí poštovní schránky z jednoho serveru na jiný server nebo do jiného úložiště Exchange.

Zavádění

Exchange obsahuje sadu nových nástrojů pro zavádění. Je umožňeno zavádění MES 2003 snadno přímo do existující topologie Exchange 5.5. Nástroje pro zavádění umožňují postupné zavádění díky podrobných informacím, analyzováním existující topologie, kontrolou předpokladů, doporučením konfiguračního nastavení a ověřováním jednotlivých kroků.

Server obsahuje také funkci Active Directory Connector, která je rozšířením modulu snap-in správce Active Directory Connector a umožňuje zavádění analyzováním existující topologie Exchange 5.5, automatickou přípravou adresáře Exchange 5.5 a vytvářením potřebných podmínek připojení k zajištění úspěšného zavedení.

Další funkce, Průvodce Internet Mail Wizard, usnadňuje konfiguraci připojení internetové pošty s MES 2003.

Řada dalších vylepšení v oblasti instalace usnadňuje zavádění serveru Exchange:

  • Ve výchozím nastavení jsou nainstalovány součásti Outlook Mobile Access a Exchange Server ActiveSync na všech serverech Exchange, což znamená, že na každém serveru MES 2003 je umožněna mobilní komunikace a zajištěna podpora spolupráce s mobilními telefony a zařízeními využívajícími systém Windows.
  • Změny požadavků na oprávnění k instalaci umožňují přidávání dalších serverů Exchange do existující skupiny pro správu bez potřeby úplných oprávnění serveru Exchange.
  • Možnost volby cílového řadiče domény umožňuje během instalace zadat cíl.
  • Lepší podpora dávkového režimu než u verze MES 2000.

Novinky pro manažery

IT manažeři u MES 2003 jistě ocení vylepšení v oblasti zabezpečení, škálovatelnosti a spolehlivosti, která sníží náklady na správu komunikační infrastruktury založené na serveru Exchange a usnadní poskytování kritických služeb zasílání zpráv a spolupráce.

U verze 2003 jsou v Exchange Serveru nové především možnosti konsolidace serverů. MES 2000 umožňoval počáteční konsolidaci serverů pomocí inteligentnějšího využití prostředků serverů a úložišť. Server Exchange 2003 možnosti konsolidace serverů dále rozšiřuje, a to díky následujícím funkcím:

  • Služby systému Microsoft Windows Server 2003 podporující již zmiňovanou službu Volume Shadow Copy (Stínová kopie svazku).
    • Okamžité zálohování a obnovení odstraňuje jedno z praktických omezení počtu uživatelů podporovaných na jednom serveru, kterým je čas potřebný k zálohování úložiště pošty.
    • Služba Volume Shadow Copy (Stínová kopie svazku) umožňuje zálohování online skupin úložišť serveru, takže již není nutné vypínání systémů.
  • Rychlejší a spolehlivější synchronizace: Komunikační protokol klient-server byl přeprogramován a optimalizován a výrazně vzrostla jeho účinnost. Nárůst účinnosti umožňuje rychlejší a konzistentní práci klientů bez nutnosti vybavení vzdálených poboček servery Exchange.
  • Protože aplikace Outlook 2003 pracuje především se svou vlastní kopií uživatelské poštovní schránky v mezipaměti, je serveru zasíláno méně požadavků a tak se snižuje zatížení serveru. Tak je možné na jednom serveru podporovat více uživatelů.

Velký krok vpřed udělal MES 2003 i v oblasti zabezpečení. Řada významných vylepšení zvýšila zabezpečení systému serveru Exchange na několika frontách. Výchozí nastavení vžech systémových proměnných jsou určena tak, aby maximalizovala zabezpečení serveru. Aplikace Outlook Web Access nyní využívá procesy ověřování vypršení připojení pomocí souborů cookie a pomáhá tak snižovat pravděpodobnost ohrožení zabezpečení prostřednictvím neukončené relace prohlížeče. Aplikace Outlook Web Access dále podporuje zasílání e-mailových zpráv pomocí zabezpečovacího protokolu S/MIME.

Další předností MES 2003 je jeho dostupnost a spravovatelnost. Podporuje čtyřuzlové a osmiuzlové clustery při instalaci do systému Windows Server 2003, Enterprise Edition či Windows Server 2003, Datacenter Edition a napomáhá tak zajišťovat vynikající dostupnost. Nová verze serveru obsahuje sadu Exchange Management Pack for Microsoft Operations Manager. Tato součást umožňuje lepší správu a zároveň snižuje náklady.

Zlepšení proběhlo i oblasti upgradování. Mezi nové nástroje pro přenesení ze systému Microsoft Windows NT a serveru Exchange Server 5.5 na systém Windows Server 2003 a MES 2003 patří nástroje pro ověřování adresářové služby Active Directory.

Snižování nákladů na infrastrukturu

Snížení nákladů na infrastrukturu pro zasílání zpráv představuje pro každý podnik velkou úsporu. Mezi oblasti, na kterých lze ušetřit, patří hardware, licence na software, údržba hardwaru, úkoly správy, fyzické úložiště a elektřina. Další náklady souvisí s výpadky, ze kterých vyplývá snížená produktivita pracovníků s informacemi a správců. Mezi funkce snižující náklady organizace patří:

  • Architektura podporující více databází MES 2003 zlepšuje výkon a dostupnost. Každý server Exchange 5.5 byl omezen pouze na jednu hlavní databázi poštovních schránek. Pokud narostla její velikost, byly procesy zálohování a obnovení velmi časově náročné a neproduktivní. Z toho důvodu řada organizací omezovala počet uživatelských poštovních schránek a jejich velikost na každém ze serverů Exchange 5.5 (obvyklé omezení bylo 1000-2000 uživatelů na jeden server Exchange 5.5). Správa databází byla v MES 2003 (MES 2000) výrazně vylepšena: až čtyři skupiny úložišť a pět úložišť na každou skupinu vytváří celkem až 20 samostatných databází na každém serveru Exchange. Více databází přináší vyšší pružnost při rozložení poštovních schránek z důvodu vyrovnání zatížení a zálohování a obnovení je rychlejší a snazší. Představme si situaci, kdy bylo nutné obnovení jedné databáze nebo dokonce pouze jedné poštovní schránky. Instalace serveru Exchange 5.5 musí obnovit jednu obrovskou databázi, aby vůbec bylo možné k ní přistupovat. V případě MES 2003 je nutné obnovení pouze jedné databáze a poštovní schránky, což představuje rychlý, snadný a produktivnější krok, který nemá žádný vliv na ostatní uživatele serveru Exchange.
  • Snížení nákladů na hardware, software a správu: Instalace MES 2003 potřebují méně počítačů než server Exchange 5.5. Exchange 2003 podporuje více uživatelů na jednom serveru než Exchange 5.5. Zákazníci se serverem Exchange 5.5 mají obvykle 1000 až 2000 uživatelů na jednom serveru v závislosti na takových faktorech, jako jsou profily uživatelů, denní počet zpráv a omezení velikosti poštovní schránky. MES 2003, díky zvýšení výkonu a podpoře až 20 databází na jednom serveru, zvyšuje kapacitu na 3500 až 5000 či více uživatelů na jeden server, opět v závislosti na faktorech uvedených výše. Mezi možné oblasti úspory nákladů vyplývající z nižšího počtu serverů patří:
    • Snížení nákladů na základní hardware a jeho operační systém,
    • snížení nákladů na údržbu hardwaru,
    • snížení odpisů na hardware,
    • úspora času i peněz vyplývající z menšího počtu instalací oprav a aktualizací Service Pack pro server Exchange,
    • další úspora vyplývající z menšího počtu nezbytných záložních serverů, fyzického úložiště, elektřiny a pojištění.
  • Zvýšení velikosti a kapacity poštovních schránek pro e-mail: Díky flexibilitě vyplývající z možnosti většího počtu databází je možné povolit větší poštovní schránky. Je obvykle možné zvětšit poštovní schránky o velikosti 50 MB v případě serveru Exchange 5.5 na 100 MB v MES 2003.
  • Snížení nákladů na vzdálené sítě: Při správném plánování kapacity, sítě a serverů může za určitých podmínek dojít ke konsolidaci serverů Exchange firemních poboček do centrální či regionální sítě serveru Exchange. Došlo by tak ke snížení nákladů na správu a podporu softwaru a hardwaru těchto vzdálených serverů. Určitou část nákladů by také bylo možné ušetřit díky zvýšení kapacity sítě, v závislosti na využití serverů.
  • Snížení výdajů na prostředky sítí VPN: Náklady na infrastrukturu související se zavedením, podporou a údržbou sítě VPN je možné snížit použitím přístupu, který nepožaduje síť VPN (tunelové propojení RPC/HTTP) mezi aplikací Outlook 2003 a MES 2003.

Závěrečné shrnutí

Hlavní předností, kterou přináší manažerům MES 2003, je především zvyšování produktivity. Integrovaná řada serverových a klientských funkcí zjednodušuje obchodní komunikaci jak v kanceláři, tak i v terénu. Pracovníci se do svých poštovních schránek potřebují dostat kdekoliv a kdykoliv a přitom požadují stejné funkce a výkonnost na jakou jsou zvyklí u svých stolních počítačů. Ve spojení s Microsoft Office Outlook 2003 usnadňuje MES 2003 správu e-mailu a kalendáře, významně zrychluje synchronizaci a zjednodušuje přístup přes Internet. MES 2003 má navíc zabudovaný bezdrátový přístup, díky kterému je možné být neustále v kontaktu prostřednictvím PDA či mobilního telefonu.

Microsoft Exchange Server 2003 je podle mého názoru velmi dobře připravený produkt. Jeho nejdůležitější přínosy bych shrnul následovně. MES 2003 je snadno ovladatelná platforma pro spolupráci a výměnu zpráv a informací, která zajišťuje elektronickou poštu, termínové kalendáře, okamžité předávání zpráv, on-line konference a služby pro specifické aplikace spojující lidi s informacemi. MES 2003 poskytuje, ve srovnání s minulými verzemi aplikace, větší spolehlivost, rozšiřitelnost, větší výkon a umožňuje snazší správu při celkově nižších nákladech na vlastnictví (TCO).

V článku byly použity tyto literární zdroje:

  1. Kerio Mail Server. Dostupné z: http://www.kerio.com/cz
  2. http://interval.cz
  3. http://support.microsoft.com
  4. http://www.svetsiti.cz
  5. Představení serveru Microsoft Exchange Server 2003. Dostupné z: http://www.microsoft.com/cze/servers/exchange/evaluation/ti/
  6. Hodnota serveru Exchange Server 2003 z hlediska podnikání. Dostupné z: http://www.microsoft.com/cze/servers/exchange/evaluation/ti/
  7. http://penguin.cz
  8. SALAVA, P. Exchange Server - novinky při zálohování. Praha: Konference Advanced Exchange, 25. 6. 2003.


Autor pracuje jako Executive Manager v Agentuře Zelenka, která se již 15 let zabývá poskytování jazykových služeb. Tento článek napsal na základě zkušeností s přípravou nasazení Microsoft Exchange Serveru 2003 právě ve zmíněné společnosti.


08.02.2005 - Roman Zelenka - četlo 21977 čtenářů.

[ Zpět ]


Tento článek ješte není ohodnocen.Hodnocení článku:
nejlepší [ 1 | 2 | 3 | 4 | 5 ] nejhorší
Verze pro tisk

Jméno
E-mail
Opište kód :    
Text
*)
   
hmmm 07.04.2005 08:30:18
Zajimave ze vsichni vzdy prosazuji "nove" a "lepsi" produkty od mrkvosoftu. ovsem problem je v tom, ze v pripade produktu rady 2003 doslo ke trendu opacnemu, tedy sestupnemu. zatim nejlepsi byl ms exchange 2000. 2003 je jen bublina, ktera uz jiste mnohde praska :-( doufam, ze prijdou brzy zaplaty...
Odkazy - pravý sloupec


  • Odběr novinek
  • Partneři webu:




  •  
  • Aktuální akce CVIS:


  •  
    Informační systémy
    v podnikové praxi
    (2. aktualizované a rozšířené vydání)
     

  • Nejčtenější články:
    1. SystemOnLine.cz:

    2. Přehledy informačních systémů 

      ERP systémy
       

      Plánování a řízení výroby
       

    3. ČSSI
    4. SSSI
    5. VUT v Brně
    6. Systemonline.cz
    7. Výzkum a vývoj v ČR
    8. ICT unie
    9. Cacio
    10. Živě
    11. Lupa
    12. AKA-MONITOR
    13. Jiko Blog
    14. Databázový svět
    15. destinationCRM.com
    16. MyCustomer.com
    17. ZDNet
    18. Nucleus Research
    19. ComputerWeekly.com
    20. IDC
    21. Gartner
    22. Deloitte
    23. Accenture
    24. Capgemini
    25. CIO
    26. Forrester Research
    27. Aberdeen Group
    28. Archiv: