Diskuze

Implementace IS KARAT v Rodinném pivovaru Bernard

Případová studie popisuje nasazení informačního systému KARAT v akciové společnosti, Rodinném pivovaru Bernard včetně podrobné rekapitulace přínosů z implementace odrážejících potřeby nápojového průmyslu, resp. pivovarnictví.

Rodinný pivovar Bernard

Nejstarší doložená zmínka o humpoleckém měšťanském pivovarství pochází z roku 1597. 26. října 1991 byl pivovar v Humpolci vydražen a následně prošel celkovou rekonstrukcí. Pivovar nepoužívá pasterizaci a dostatečné trvanlivosti piva dosahuje pomocí mikrobiologické filtrace a nabízí tak skutečně přírodní a živý produkt. V současné době vaří 7 druhů nepasterizovaného piva, za něž obdržel desítky ocenění. Mezi nejvýznamnější patří zisk 5 Zlatých pohárů PIVEXu, v nejprestižnější degustační soutěži v České republice. Podle hodnocení CZECH TOP 100 se Rodinný pivovar Bernard stal v letech 2002 - 2004 nejobdivovanější firmou na Vysočině. V roce 2004 se dokonce v kategorii Potravinářské a tabákové firmy umístil na 4. místě v České republice. Výrazným úspěchem je třetí místo v jediné české novinářské anketě popularity jednotlivých značek piva v České republice s názvem Naše pivo 2004, pořádané ČSPaS v rámci soutěže České pivo roku 2004. V anketě hlasovalo přes sto novinářů a značka Bernard se zařadila mezi nejpopulárnější piva České republiky.

Zadání, základní požadavky zákazníka

Již na počátku výběrového řízení na dodávku nového informačního systému pro společnost Rodinný pivovar Bernard, jenž bylo realizováno prostřednictvím specializované konzultační společnosti, byly definovány základní požadavky, které měly být právě zavedením IS naplněny. Jednalo se například o kompletní přechod z DOSovského programového vybavení k aplikačnímu softwaru postavenému na platformě Windows a plnohodnotné relační databázové platformě. Tato inovace programového vybavení měla za úkol zlepšit přístupnost dat, bezpečnost a škálovatelnost, a to ve všech výhledově používaných aplikacích, které doposud pokrývaly dva hlavní podnikové procesy. Jedním z nich byla ekonomika a finance, druhým pak odbyt a skladové hospodářství. Oba tyto procesy byly spravovány prostřednictvím databázové aplikace FoxPro.Dalším důležitým požadavkem zákazníka bylo zajištění nejen technické, ale i morální úrovně používaných aplikací, která by garantovala minimálně porovnatelnost s konkurencí.

K dílčím požadavkům vyplývajícím z hlavních definovaných cílů implementace pak lze zařadit:

  • Zajištění bezpečnosti - a to z hlediska chráněného přístupu i z hlediska ochrany zaznamenaných informací.
  • Promptní získávání přesnějších informací - zejména o aktuálních stavech ve skladovém hospodářství, fakturačním procesu a saldokontu.
  • Nasazení moderních nástrojů určených k přesnější analýze trhu - zaměřených na analýzu důležitých trendů prodeje a nákladovosti
  • Možnost analýzy úzkých míst - týkající se všech agend podniku včetně následné optimalizace
  • Zlepšení řízení ekonomických procesů - s důrazem na zabezpečení rychlejšího a přesnějšího cash-flow a specifických ekonomických agend z oblasti nápojového průmyslu resp. přímo pivovarnictví, jako je výpočet spotřební daně, sledování obalového salda, sledování reklamací (i když se ve skutečnosti řeší pouze minimum případů), důsledná evidence vybavení restaurací apod.
  • Zavedení podpory manažerského rozhodování - s cílem osvojit si nové techniky řízení podniku podporované kvalitními manažerskými výstupy a statistikami.

Plnění hlavních i dílčích cílů implementace se podle zadání zákazníka mělo jednoznačně opírat o minimální množství zakázkových úprav (s nimiž měl management společnosti negativní zkušenosti z minulosti) a o získání jasného směru vývoje v oblasti IT pro podporu, jak stávajících, tak plánovaných podnikatelských aktivit.

Časový harmonogram implementace

V únoru roku 2003 bylo zahájeno interní výběrové řízení pro výběr nového IS. Výběrové řízení bylo realizováno za pomoci konzultační společnosti. Bylo osloveno 30 dodavatelů IS. V tomto 1. kole bylo hodnocení dodavatelů, resp. nabízených produktů založeno pouze na základě dostupných materiálů, ať již zaslaných či veřejně ostupných.

Do 2. kola postoupilo sedm dodavatelů IS. Hodnotícím kriteriem zde byly osobní schůzky, částečné prezentace resp. informace o standardních funkcích nabízených ERP řešení, a především telefonické rozhovory se zástupci čtyř referenčních společností ze stávajícího portfolia klientů dodavatelů, přednostně pak z potravinářského průmyslu. Ze 2. kola postoupili čtyři potenciální dodavatelé IS.

3. kolo výběrového řízení pak rozhodly osobní referenční návštěvy. V případě IS KARAT byly doporučeny společnosti Hanácká kyselka (potravinářství - nápojářství) a HORTIM International (potravinářství - ovoce/zelenina). S přihlédnutím k dalším rysům nabídky (mimo požadované funkce), jako jsou cena a forma úhrady díla a služeb, stabilita a zkušenosti dodavatele či jeho flexibilita, byla tedy celkovým výsledkem výběrového řízení volba informačního systému KARAT, jehož výrobcem a systémovým integrátorem je akciová společnost I.F.T. PROGRES.

Projekt implementace byl zahájen v létě 2003 předimplementační analýzou. Ta pomohla definovat způsob i průběh nasazení jednotlivých částí systému a také přesně popsala nové funkce a oblasti. Ty byly předmětem customizace prostřednictvím obecné "Otevřenosti IS KARAT", a zároveň plně integrální součástí celého navrhnutého řešení. Během analýzy se museli zástupci obou stran úspěšně vypořádat s negativními vlivy "lidského faktoru". Kritickým místem byla také obtížnost definování požadovaných funkcí a jejich začlenění do komplexního celku, což bylo zapříčiněno výrazným skokem v generačním přechodu od starého Dosovského systému k moderní ERP aplikaci.

V prosinci 2003 byl zahájen testovací provoz. Po měsíci bylo testování převedeno do rutinního provozu a dílo bylo protokolárně předáno k 1. lednu 2004. Během ledna byl ještě rutinní provoz částečně podporován dodavatelem IS, a to formou asistencí svých konzultantů v řádech několika "jednotek dní".

Následným milníkem implementace, který je nutné zmínit, neboť si vyžádal podporu dodavatele IS, byly značné komplikace vyplývající z legislativních novel (zejména Zákon o DPH) platných k 1. 5. 2004 a schválených až "na poslední chvíli". Tato komplikace ze strany státních orgánů se však netýkala pouze společnosti Rodinný pivovar Bernard nebo informačního systému KARAT, ale bohužel byla obecným jevem. Konkrétní "novinkou" zde byla například (vedle mnoha dalších) funkce "Samofakturace vrácených obalů" a automatické generování faktur přijatých.

Pokrytí podnikových procesů

Akciová společnost Rodinný pivovar Bernard sídlí v Humpolci, kde má své vedení, ekonomické zázemí, výrobu a vlastní sklady. Zde je také provozován centrální databázový server (MS SQL Server 2000) a instalovány aplikace IS KARAT včetně zakázkových úprav. Pivovaru Bernard náleží ale také dceřinná společnost - Sladovna Bernard na jižní Moravě, kde jsou provozovány pouze drobné evidence. Nasazením jednoho ERP systému tak byly pokryty dvě společnosti, celý pivovar a částečně Sladovna. Funkční podstata řešení se tedy týká v drtivé většině mateřské společnosti v Humpolci.

Rodinný pivovar Bernard používá v rámci řešení IS KARAT tyto obchodní moduly:

  • EKONOMIKA - Účetnictví, Opakované účetní operace, Evidence a přiznání DPH, Účetní výkazy, Plán, Saldokonto, Faktury přijaté, Příkazy k úhradě, Platební avíza, Kompenzace, Banka, Pokladna, Majetek
  • MZDY a PERSONALISTIKA - Mzdy, Personalistika
  • SKLADOVÉ HOSPODÁŘSTVÍ - Skladové jádro, Inventury
  • NÁKUP a PRODEJ - Odbyt, Objednávky, Poptávky a Nabídky, Ceníky, Fakturace, Paragonová pokladna
  • SYSTÉM - Organizace, Správce, Definice rozhraní, Exporty a importy, EDI komunikace, Souhrnné hlášení, Statistika Intrastat
  • MANAŽERSKÉ VÝSTUPY A VYHODNOCOVÁNÍ - Manažer

Jmenované moduly využívá celkově 30 uživatelů, kteří mohou nezávisle na sobě vstupovat do systému. V prostředí centrály prostřednictvím přímého připojení může pracovat až 20 uživatelů.

Přínosy pro zákazníka

Mezi přínosy zavedeného informačního systému KARAT patří plná realizace definovaných požadavků k nímž lze přičíst také několik dílčích nových vlastností, jež sice nebyly původně exaktně definovány, ale jsou buď standardní součástí nasazeného řešení, nebo vyplynuly v procesu implementace.

Přínosy z implementace lze rozdělit na technologické, funkční a manažerské. Mezi technologickými dominuje přechod na databázovou architekturu Klient/Server. Ta přináší zákazníkovi mj. vyšší míru bezpečnosti jak v chráněném přístupu do databáze, tak v jasné aplikační logice, která zajišťuje jasnou a bezchybnou konzistenci datové základny. Novým důležitým prvkem je jednotná datová základna a on-line dostupná data, což jsou nutné podmínky pro kvalitní, reálnou skutečnost vypovídající, statistiky. K technologickým přínosům lze zařadit také vysokou úroveň přístupnosti pořízených dat a řádově kvalitativnější odezvu databáze pro vyhodnocovací nástroje. Dalším přínosem je přechod na platformu MS Windows ve všech používaných aplikacích, která umožňuje uživatelům intuitivnější zpracování veškerých agend a možnost spolupráce s ostatními programovými celky, jako jsou například MS Office.

Do oblasti funkčních přínosů patří využití nástrojů primárních modulů, které umožňují efektivnější vytváření prvotních dokladů, širší možnosti sledování skladových zásob všech druhů vyráběného piva a jeho obratů, přesný stav partnerských finančních saldokont nebo objemu fakturace za zboží či služby, a vůbec související bohaté vyhodnocovací nástroje IS KARAT ve formě klasického reportingu nebo definovaných sloučených pohledů na data. Veškeré tyto výstupy jsou pak plně upravitelné díky zakomponované obecné "Otevřenosti IS KARAT".

Z manažerského pohledu patří k nejdůležitějším přínosům možnost globálního pohledu na fungování podniku dekomponovaného až do nejmenší podrobnosti z hlediska organizačního členění. Je tak možné dobře využít controlingových nástrojů i samotného podrobného organizačního členění (střediska, zakázky, dealeři, tuzemsko/zahraničí) atd. Objevila se tak úplně nová dimenze manažerského rozhodování a řízení a také nové prvky motivace vedoucí k vyšší rentabilitě. K těmto přínosům lze dále přičíst získávání dodatečných informací o zaměstnancích a obsluze, čož v praxi znamená odhalení jejich schopností, pečlivosti, přesnosti a systematičnosti, a to na základě vysoké míry průkaznosti pořízených dat.

Kromě již uvedených přínosů z implementace IS KARAT je nutné zmínit také specifika řešení, která odráží potřeby nápojového průmyslu, resp. výroby a distribuce piva. Jsou to zejména:

  • Reklamace - "reklamační sklad" řeší automatická sada funkcí, vratka zboží (mínus dodací list), generovaný dobropis a úhrada, případně finanční zápočet, evidence a výdej.
  • Specifické evidence - evidence všech typů smluv (obchodní smlouvy týkající se např. zajištění vybavení odběrného místa, půjček reklamního materiálu, prvotního vybavení, investic atd.), evidence a vyhodnocení dealerů (návštěvy, jejich frekvence, úspěšnost, výstupy atd.), personální informace (např. narozeniny), evidence prvotního vybavení (výrobní číslo, přesuny, podklady pro kontrolu, reklama atd.), automatické sledování finančních bonusů partnerů na základě definovaných kriterií (odebrané množství, čerpání bonusů formou odebíraného reklamního materiálu, statistiky atd.).
  • Cenová politika - včetně výpočtu finální ceny zboží se zakomponováním slev (např. vzdálenost nebo doprava) a akčních cen. Ceny jsou primárně rozděleny na velkosklady, supermarkety, provozovny, restaurace a partnery.
  • Organizované akce - jedná se o kulturní či sportovní akce, festivaly či zahradní akce - jsou sledovány zakázkově s potvrzováním kroků, prodej je organizován přes partnerský ceník, uplatňuje se sledování celkové spotřeby piva, sledování zapůjčení a vrácení reklamního materiálu, vyhodnocení akce atd.
  • Skladové hospodářství reklamního materiálu - slouží ke sledování podle výrobních čísel, rozlišení na nové a použité, blokace z důvodu konkrétní organizované akce. Zde se jedná v IS KARAT o nastavení pouze standardních funkcí).
  • Obalové saldo - a to ve všech běžných režimech (nákup/prodej, evidence, zálohy), z hlediska množství i financí včetně souhrnného tisku i volitelného aktuálního stavu salda na každém dokladu, sledování libovolného počtu vratných obalů (sudy KEG, dřevěné bedýnky, PVC přepravky, NRW láhve, láhve s patentním uzávěrem, palety, láhve na pomocné plyny) a reportingu pro sledování vybraných druhů obalů. Možnosti obalového salda napomohly optimalizovat stanovení vlastní finanční zálohy obalu.
  • Spotřební daň - její evidence, výpočet, platba, sazby s časovým rozlišením - umožnila elegantně vyřešit problematiku daňových a nedaňových skladů, rekapitulace sp. daně na DL, tvorby podkladů pro Celní úřad, vytváření kontrolních sestav včetně denních i měsíčních přehledů.
  • Drobný prodej - ve vlastním maloobchodě formou paragonové pokladny.


29.03.2005 - Petr Sodomka, Ladislava Kosíková - četlo 24734 čtenářů.

[ Zpět ]


Tento článek ješte není ohodnocen.Hodnocení článku:
nejlepší [ 1 | 2 | 3 | 4 | 5 ] nejhorší
Verze pro tisk

Jméno
E-mail
Opište kód :    
Text
*)
   
Odkazy - pravý sloupec


  • Odběr novinek
  • Partneři webu:




  •  
  • Aktuální akce CVIS:


  •  
    Informační systémy
    v podnikové praxi
    (2. aktualizované a rozšířené vydání)
     

  • Nejčtenější články:
    1. SystemOnLine.cz:

    2. Přehledy informačních systémů 

      ERP systémy
       

      Plánování a řízení výroby
       

    3. ČSSI
    4. SSSI
    5. VUT v Brně
    6. Systemonline.cz
    7. Výzkum a vývoj v ČR
    8. ICT unie
    9. Cacio
    10. Živě
    11. Lupa
    12. AKA-MONITOR
    13. Jiko Blog
    14. Databázový svět
    15. destinationCRM.com
    16. MyCustomer.com
    17. ZDNet
    18. Nucleus Research
    19. ComputerWeekly.com
    20. IDC
    21. Gartner
    22. Deloitte
    23. Accenture
    24. Capgemini
    25. CIO
    26. Forrester Research
    27. Aberdeen Group
    28. Archiv: