Diskuze

Personalistika pro finanční prokuraturu

Nasazení informačního systému v Úřadu pro zastupování státu ve věcech majetkových je první případovou studií CVIS a jeho partnerů z oblasti státní správy. Studie popisuje problémy a jejich řešení při řízení IS/IT projektu v rychle se měnících podmínkách velkých organizací s rozsáhlou strukturou odloučených pracovišť. Zkrácenou podobu této studie naleznete také v říjnovém čísle časopisu EBIZ.

Jak se chrání státní majetek

Úřad pro zastupování státu ve věcech majetkových (ÚZSVM) funguje teprve od 1. července loňského roku. Jde v podstatě o "finanční prokuraturu", jejímž posláním je chránit státní majetek. Hlavním úkolem ÚZSVM je zastupovat stát před soudy, rozhodčími komisemi, správními úřady a dalšími orgány. Dále zpracovává právní stanoviska týkající se majetku, o něž mohou žádat organizační složky státu, nebo státní organizace, jako je např. Pozemkový fond. Samotný ÚZSVM je organizační složkou státu a samostatnou účetní jednotkou. Zaměstnává vlastní právní zástupce, kteří jsou organizováni prostřednictvím tzv. Územních pracovišť. Tato pracoviště působí v sídlech krajských soudů a v Praze. Územní pracoviště jsou podle zákona také podacími místy.

Vema rozumí státní správě

Personální informační systém Vema byl pro ÚZSVM vybrán hned z několika důvodů. V první řadě to byl úspěch ve výběrovém řízení na dodávku personálních IS pro správní úřady vypsaném tehdejším Úřadem pro veřejné informační systémy. Dalším důvodem byly dobré zkušenosti z mnoha jiných úřadů a to zejména z Ministerstva financí, které metodicky zaštiťovalo personální procesy na ÚZSVM.

Rozhodovala také technologická pokročilost nabízených aplikací. Pro organizaci s řadou odloučených pracovišť je velmi výhodná zejména vlastní technologie společnosti Vema, nazvaná jako V3. Ta umožňuje provoz s aplikačním serverem a s plnohodnotným tenkým klientem. Náročnost na komunikaci je přitom minimální a také uživatelský komfort se nijak neodlišuje od lokálních verzí aplikací. Řešení Vema je velmi výhodné pro organizace s odloučenými pracovišti.

Specifika projektu

Realizace celého projektu byla ovlivněna zejména tím, že ÚZSVM vznikl bez právního předchůdce, takřka "na zelené louce". Systémový integrátor musel počítat rovněž s výjimečně rychlým rozvojem úřadu. Již začátkem roku 2003 zaměstnával téměř 4000 pracovníků.

Při plánování projektu byla třeba zohlednit také organizační strukturu úřadu. Pod jeho hlavní sídlo v Praze spadá celkem osm Územních pracovišť v celé ČR (Střední Čechy, Plzeň, Ústí nad Labem, Hradec Králové, Brno, Ostrava, České Budějovice), na ně jsou dále navázány odbory Odloučených pracovišť. Územní pracoviště přitom od 1. ledna 2003 samostatně zpracovávají mzdy a vedou samostatnou personální evidenci. V době implementace však ještě nebyla k dispozici bezpečná komunikační infrastruktura propojující Územní pracoviště s hlavním sídlem. Přitom bylo nezbytné vyplatit první mzdy již za červenec 2002.

Nasazení ve třech krocích

Implementace systému byla rozdělena na tři etapy. Od 1. července 2002 až do konce téhož roku byly v sídle ÚZSVM v Praze zaváděny a stabilizovány aplikace Mzdy a v těsné návaznosti také Personalistika. V té době ÚZSVM postupně zpracovával mzdy až pro 700 zaměstnanců z celé ČR.

Ve druhé etapě, která byla zahájena v listopadu 2002, připravovali pracovníci společnosti VEMA zpracování mezd a vedení personalistiky na Územních pracovištích s centrální databází v Praze. K tomu byla využita technologie vzdáleného přístupu - V3.

Během této etapy se ale začalo ukazovat, že není jisté, zda bude do konce roku k dispozici potřebná komunikační infrastruktura právě pro využití V3. V rámci doplnění původního implementačního projektu byla zpracována podrobná analýza přístupových práv tak, aby personalistky a mzdové účetní z jednoho Územního pracoviště neměly přístup k údajům zaměstnanců jiných Územních pracovišť, ale aby přesto měly patřičná práva pro využívání sdílených údajů. V tomto okamžiku se ale začalo ukazovat, že není jisté, zda do konce roku bude k dispozici potřebná komunikační infrastruktura tak, aby mohla být použita technologie V3.

Protože nebylo možné ohrozit výplatu mezd za leden 2003, rozhodl implementnační tým o přepracování projektu na tzv. distribuovanou variantu řešení. Projekt musel být rozšířen o metodiku synchronizace sdílených údajů a sehrávání výsledných dat tak, aby do patnáctého dne následujícího měsíce mělo vedení ÚZSVM k dispozici souhrnné údaje a podklady pro finanční účetnictví. I přes zvýšenou pracnost celé implementace se tento krok ukázal jako správný. Počítalo se ale s tím, aby v blízké budoucnosti mohli uživatelé systému využívat technologii V3 s centrální databází. Na konci roku 2002 byly vygenerovány přednaplněné a nakonfigurované databáze pro jednotlivá Územní pracoviště a začala probíhat instalace síťových verzí aplikací na servery na jednotlivých Územních pracovištích. Současně s tím probíhala školení mzdových účetních, personalistek a správců aplikací. Priorita byl přitom kladena na aplikaci Mzdy.

Rozhodnutí o použití distribuovaného zpracování - přestože tím byla zvýšena pracnost celé implementace - se brzy ukázalo jako správné. S vysokým nasazením implementačního týmu, který několikrát během ledna 2003 navštívil všechny lokality jednotlivých mzdových účetních a správců systémů Vema se na všech pracovištích podařilo bez větších potíží a v termínu vyplatit mzdy za měsíc leden 2003 a rovněž ve stanoveném termínu předložit souhrnné výsledky.

Na začátku roku 2003 následovalo nasazení aplikace Personalistika. Pracovníci ÚZSVM tak mohou spravovat a generovat dokumenty pro pracovněprávní vztahy. Na základě zkušeností s prvním zpracováním byla upravena metodika a distribuovány nové verze sdílených údajů.

2. etapa implementace byla protokolárně ukončena po zpracování mezd za měsíc duben 2003. Aplikace Mzdy a Personalistika tím byly předány do ostrého provozu. V současné době probíhá dobudování WAN sítě, po němž bude následovat sloučení dat ze všech Územních pracovišť a systém bude následně převeden na platformu V3. Průběžně se přechází na elektronickou komunikaci s bankovními domy.

Jak dále?

Třetí etapa projektu, jejíž zahájení je plánováno na měsíc září 2003, bude zahrnovat nasazení aplikací Systemizace a Vzdělávání. Z hlediska počtu uživatelů nejde o tak rozsáhlou implementaci jako např. u aplikace Mzdy. Nejedná se ani o procesy s pravidelnými kritickými termíny. Obě aplikace budou zatím nasazeny pouze v sídle ÚZSVM v Praze, a to již přímo v technologii V3. Během implementace se tak správce systému na nekritických aplikacích seznámí s údržbou V3 serveru. Po dobudování komunikační infrastruktury tak budou údaje z těchto aplikací okamžitě k dispozici i pro potřeby Územních pracovišť.

ÚZSVM již projevil zájem o propojení s dalšími součástmi IS Vema. Úřad rovněž zvažuje nasazení manažerské nadstavby, která by umožnila efektivně analyzovat platové a personální údaje. Strukturované přehledy o stavu zaměstnanců a čerpání prostředků na platy, které jsou k dispozici již dnes, tak budou využity k efektivnějšímu řízení celé rozsáhlé organizace.

Přínosy projektu

Je zcela zřejmé, že velice důležitým přínosem prvních třech etap budování informačního systému ÚZSVM bylo zabezpečení bezproblémového zpracovávání mezd. Hned za ním je možné uvést významné snížení pracnosti, které přináší aplikace Personalistika do oblasti správy personálních dokumentů. Z dosud implementovaných částí personálního IS již jsou k dispozici přesné, včasné a vhodně strukturované přehledy o stavu zaměstnanců a čerpání prostředků na platy, které jsou velice potřebné pro řízení.

Dalším kvalitativním krokem v péči o zaměstnance bude implementace aplikace Vzdělávání. Využití aplikace Systemizace pak přinese kromě vzhledných vícejazyčných organizačních diagramů také možnost zpracovávat přehledy o stavu naplňovaní systemizovaných míst.


06.10.2003 - Jan Tomíšek, Petr Sodomka - četlo 20581 čtenářů.

[ Zpět ]


Tento článek ješte není ohodnocen.Hodnocení článku:
nejlepší [ 1 | 2 | 3 | 4 | 5 ] nejhorší
Verze pro tisk

Jméno
E-mail
Opište kód :    
Text
*)
   
Odkazy - pravý sloupec


  • Odběr novinek
  • Partneři webu:




  •  
  • Aktuální akce CVIS:


  •  
    Informační systémy
    v podnikové praxi
    (2. aktualizované a rozšířené vydání)
     

  • Nejčtenější články:
    1. SystemOnLine.cz:

    2. Přehledy informačních systémů 

      ERP systémy
       

      Plánování a řízení výroby
       

    3. ČSSI
    4. SSSI
    5. VUT v Brně
    6. Systemonline.cz
    7. Výzkum a vývoj v ČR
    8. ICT unie
    9. Cacio
    10. Živě
    11. Lupa
    12. AKA-MONITOR
    13. Jiko Blog
    14. Databázový svět
    15. destinationCRM.com
    16. MyCustomer.com
    17. ZDNet
    18. Nucleus Research
    19. ComputerWeekly.com
    20. IDC
    21. Gartner
    22. Deloitte
    23. Accenture
    24. Capgemini
    25. CIO
    26. Forrester Research
    27. Aberdeen Group
    28. Archiv: