Diskuze

Implementace systému BNS - AB ve společnosti PNS

Případová studie pojednává o implementaci výkonného analytického a plánovacího systému Business Navigation System - Analyser, Builder (BNS - AB) - produktu MIS ALEA do ERP architektury ve společnosti PNS. Studie popisuje systém, stav v roce před jeho zavedením a následnou implementaci s předpokládanými přínosy.

Úvodem

Akciová společnost PNS se sídlem v Praze se řadí mezi moderní, dynamické firmy evropské úrovně, jež po fúzi k 1. prosinci 2005 zastřešuje tři dceřinné společnosti (s ručením omezeným), a to PNS Grosso, R.E.T. a Maloobchodní prodej tisku.

Hlavní předmětem činnosti holdingu PNS je distribuce tisku, tedy zajišťování dodávek celostátních i regionálních deníků, časopisů i neperiodických publikací a dalšího obdobného sortimentu na prodejní místa celoplošně po celé České republice. Mezi další podstatné aktivity holdingu PNS patří i přímé provozování maloobchodních prodejen tisku prostřednictvím firmy Maloobchodní prodej tisku, na území celé České republiky.

V současnosti společnost PNS nakupuje více než 1 300 titulů od 450 vydavatelů a šíří je na přibližně 22 000 prodejních míst. Mezi její hlavní odběratele patří prodejci tisku od České pošty přes velké obchodní řetězce až po malou prodejnu potravin v Jeseníkách či na Šumavě.

Přihlédneme-li k tomu, že činnost společnosti musí být zajištěna včas a bez ohledu na momentální podmínky provozu (počasí, nemoc...), je nutné vytvořit či zavést řídící mechanismus umožňující plynulé fungování či optimalizaci této činnosti.

Stav před implementací BNS - AB

Pokud jsou po dané činnosti vyžadovány výsledky ať organizačního či ekonomického rázu, je nutné provádět rozbor všech činitelů podílejících se na distribuci.

K tomuto účelu v minulosti sloužily různé podklady, které vycházely jednak z užívaného účetního software a jednak z provozního software jednotlivých společností, jejichž výstupy byly následně zpracovávány a porovnávány za jednotlivé společnosti pracovníky controllingu v centrále PNS v Praze.

Informační a datová podpora byla postavena na dvou základních systémech, a to:

  • Účetní SW - ESO 9 - poskytující informace ekonomické a finanční
  • Distribuční SW - "Jedlička" a "Král" - rozdělení dodávek a zpracování remitend v podobě dodacích a remitendních listů a výstupů týdenního fakturačního režimu.

Výše zmíněné informace odesílali odpovědní pracovníci jednotlivých společností do centrály PNS, kde byly tyto získané údaje zpracovány do podoby tabulek, různých přehledů a reportů v aplikaci MS Excel, a tyto pak byly předávaný vedení společnosti k dalšímu využití.

V této oblasti bylo hlavním problémem i to, že výše zmíněné systémy fungovaly po instalaci v jednotlivých společnostech samostatně i přesto, že postupně došlo ke sjednocení číselníků (titulů a zákazníků) a účetní osnovy, která byla rovněž jednotná pro všechny společnosti. Zpracování informací pro řízení bylo tedy v oblasti distribuce díky obtížně koordinovatelným datovým zdrojům velmi pracné a navíc nebyl k dispozici ucelený IS pro výstavbu taktického ročního plánu s vazbou na strategický plán.

Charakteristika produktu MIS ALEA

MIS ALEA představuje produkt německé firmy MIS AG, je plně lokalizován do českého jazyka.

K realizaci aplikací BNS - AB je ideální zejména z následujících důvodů:

  • existence jedné společné sdílené verze manažerských informací (fungující na architektuře klient/server);
  • nástroj třídy OLAP - standardní technologie pro provoz manažerských informačních systémů, optimální pro vývoj aplikací, snadná správa, možnost změn a rozšíření systému;
  • funguje v uživatelském prostředí MS Excel - snadné zpracování a prezentace manažerských informací, využití i součástí stávajícího IS;
  • vývojové prostředí Visual Basic + MS Excel - systém je otevřen pro úpravy i rozšiřování aplikací.

Na následujícím obrázku je možné vidět vazbu BNS - AB na stávající a plánované součásti IS:

Architektura systému BNS - AB a jeho vazeb na základní systémy a datový sklad

Implementace BNS - AB a její přínosy

Implementace systému pro optimalizaci řízení společnosti v dané oblasti proběhla ve dvou následujících etapách:

  1. etapa - zprovoznění plánování a analýz výsledků hospodaření (vnitropodnikové výkazy zisků a ztrát, pohledávky a závazky, rozvaha a CF) v rámci modulů HV (hospodářský výsledek) a MP (Master Plan - výkaz Z/Z a rozvaha) s tím, že aplikace využívají a budou dále využívat data získaná systémem ESO9 (finance a ekonomika);
  2. etapa - vytvoření katalogu titulů a odběrových míst (POS), následně návrh a realizace datového skladu (DW), rozšíření o aplikace pro tvorbu ročního plánu a analýzy výsledků prodeje a doplňkových plánů v rámci modulu PV (prodejní výkonnost) s tím, že aplikace využívají a budou dále využívat data distribučního SW ("Jedlička" a "Král").

Harmonogram implementace

Harmonogram implementace
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

S ohledem na daný stav podpory řízení a rozhodování ve skupině PNS bylo rozhodnuto vytvořit takový systém, jehož hlavními přínosy budou zejména:

  • korektní a jednotná data pro hodnocení - přímé vazby aplikací BNS - AB na základní systémy (účetní SW i distribuční SW);
  • možnost tvorby verzí plánu a jejich průběžná aktualizace;
  • možnost simulace a modelování výsledků hospodaření;
  • provázanost plánovacích modulů;
  • umožňuje automatické výpočty i ruční vstup dat;
  • integrace procesů tvorby a plánování s analýzou výsledků hospodaření;
  • analýzy časových řad (historie, kalkulací, prodeje i ukazatelů);
  • systém přispěje k vyvážení záměrů i cílů skupin a jednotlivých plánovacích úrovní;
  • systém dále napomůže k upevnění firemních standardů v jednotlivých manažerských a informačních procesech;
  • systém díky aplikaci MS Excel zajistí rychlou orientaci v problémových oblastech;
  • existuje zde i možnost rozšíření a provázání se systémem pro strategické plánování (též v prostředí MS Excel).

Procesní režimy systému BNS - AB

Standard BNS - AB byl vytvořen dodavatelem systému na základě zkušeností jeho zákazníků a pracovníků společnosti podílejících se na implementaci systému do společnosti. BNS je vybaven standardními moduly a vazbami mezi nimi, které jsou upravovány na základě konkrétních postupů ve společnosti, kde je systém zaváděn.

Režim BNS - Builder (B) - podporuje ve fázi návrhu tvorbu a testování základního ročního plánu a dále ve fázi realizace podporuje průběžnou aktualizaci plánů do nových verzí a sestavování prognóz.

Režim BNS - Analyser (A) - má za úkol sledovat skutečnost a tu následně porovnávat s plánovanými záměry. Dále slouží k detekci odchylek, jejich interpretaci a nápravě.

Navigační režimy systému BNS - AB

Moduly BNS - AB zavedené do společnosti PNS

Systém BNS - AB je modulární systém a pro potřeby plánování a analýz byly do společnosti PNS navrhovány a zavedeny následující standardní a doplňkové moduly:

  • Prodejní výkonnost (PV)
  • Prodejní výkonnost - dodatečné provozní údaje (PV-DPU)
  • Hospodářský výsledek - osobní náklady (HV-ON)
  • Hospodářský výsledek, v podobě analytické i souhrnné - tzv. manažerské výkazy (HV)
  • Master plan - pohledávky (MP-PO)
  • Master plan - závazky (MP-ZA)
  • Master plan - investice (MP-I)
  • Master plan - majetek (MP-MA)
  • Master plan, výkaz Z/Z, rozvaha, výkaz CF (MP)

Výhodou systému je i to, že je otevřen k napojení dalších specializovaných modulů vyvinutých na zakázku či integraci řešení třetích stran.

Schéma modulů BNS - AB

Každý z výše uvedených modulů umožňuje dle své specifikace plánovat a analyzovat v režimech Analyser nebo Builder různé ukazatele týkající se obratu, prodaného množství či dodaného množství, cen, rabatů pro vydavatele nebo maloobchod, nákladů a tržeb, počtu odběratelů, rozpočítávání nákladů dle kategorií či středisek, struktury pohledávek a závazků či majetku a investic.

Na základě výše uvedených faktů se objevují možnosti:

  • Srovnání jednotlivých společností holdingu;
  • Sledování vývoje v čase (roky či měsíce jednotlivých let);
  • Porovnání verzí (skutečnost vs. plán, i v několika verzích, návrh GŘ, připomínky společností, schválení GŘ, prognóza).

Každý modul je z pohledu uživatele reprezentován soustavou navigačních panelů pro jednotlivé plánovací či analytické kroky. Konstrukce panelu odpovídá datové struktuře modulu.

Schéma standardních panelů BNS - AB

Datový sklad

Pro navrhovanou datovou a funkční strukturu aplikací BNS - AB byla nezbytná konstrukce datového skladu (DW - DataWarehouse). Jeho vznikem a také vznikem centrálně udržovaných katalogů titulů a POS byla podmíněna 2. etapa zavedení systému BNS - AB.

Co se týče architektury datového skladu, je patrná z následujícího obrázku. Pro některé ukazatele byly pomocí MS Analysis services vytvořeny multidimenzionální struktury vhodné pro další zpracování. Na obě struktury byla vytvořena vazba na server MIS ALEA. Dále je možné data čerpat standardními prostředky, jako je MS Excel nebo HTML výstup.

Zabezpečení provozu systému v PNS

Testovací provoz byl zajištěn v rámci projektu implementace. Dodavateli systému jsou společnosti INEKON GROUP a UNREAL technology. Garant aplikace (za zadavatele) ověřoval shodu funkčnosti a datového obsahu se zadáním studie. V současné době je systém provozován vyškolenými koncovými pracovníky jednotlivých společností holdingu.

Další aktivity v informačním systému PNS

Rutinní provoz MIS ALEA byl zahájen počátkem roku 2004. V systému byla doplněna potřebná data od roku 2001 tak, aby bylo možno získat číselnou databázi pro zpracování statistických analýz s možností jejich využití především v plánovacím procesu.

V průběhu prvních let 21. století došlo k ekonomické stabilizaci všech společností sdružených v holdingu PNS, což se projevilo zejména pozitivními hospodářskými výsledky. Pro další dynamický rozvoj holdingu se ukázalo jako nezbytné sloučit všechna distribuční střediska do jednoho ekonomického celku, který umožní další zkvalitnění řídících procesů a zvýšení efektivnosti ve všech činnostech distribuční společnosti.

Z tohoto důvodu bylo nutno zabezpečit a zprovoznit nový centrální informační systém, který je schopen převzít funkce současných systémů, provozovaných na regionální úrovni ve finančních a mzdových účtárnách a podpoří reorganizaci PNS na moderní celostátní distribuční firmu. Nový informační systém musí umožnit standardizaci, zefektivnění a centralizaci administrativních činností a poskytnout platformu pro další rozvoj společnosti.

V rámci výběrového řízení musel být zvolen takový informační systém, který bude schopen zpracovat velká množství dat, jež jsou obsažena zejména v odběratelském saldokontu, což stávající účetní systém ESO 9 nebyl schopen zabezpečit.

Očekávání nejlépe splnil produkt společnosti SAP. Po půlročním testování a implementaci byl SAP spuštěn, a to k 1. lednu 2006. V současné době je v plném rutinním provozu. Právě výstupy z tohoto nového trasakčního systému využívá i řešení ALEA. Data obsažená v účetnictví budou poskytovat větší šíři i hloubku informací pro jejich další využití.

Společnost PNS dále zamýšlí integrovat nový informační systém na stávající provozní software, čímž docílí, pravděpodobně již v příštím roce, využití dalších kvalitních výstupů v systému ALEA "bez zásahu lidské ruky" přímo z provozního modulu. Tímto krokem budou plnohodnotně využity možnosti poskytované BNS, což se nepochybně projeví v dalším ekonomickém rozvoji PNS.


Zdroje: Ke zpracování tohoto článku autor použil interní informační zdroje (projektovou dokumentaci) společnosti R.E.T. Jeho obsah byl autorizován pracovníky R.E.T. a PNS.


20.07.2006 - Radek Soukup - četlo 21965 čtenářů.

[ Zpět ]


Tento článek ješte není ohodnocen.Hodnocení článku:
nejlepší [ 1 | 2 | 3 | 4 | 5 ] nejhorší
Verze pro tisk

Jméno
E-mail
Opište kód :    
Text
*)
   
Odkazy - pravý sloupec


  • Odběr novinek
  • Partneři webu:




  •  
  • Aktuální akce CVIS:


  •  
    Informační systémy
    v podnikové praxi
    (2. aktualizované a rozšířené vydání)
     

  • Nejčtenější články:
    1. SystemOnLine.cz:

    2. Přehledy informačních systémů 

      ERP systémy
       

      Plánování a řízení výroby
       

    3. ČSSI
    4. SSSI
    5. VUT v Brně
    6. Systemonline.cz
    7. Výzkum a vývoj v ČR
    8. ICT unie
    9. Cacio
    10. Živě
    11. Lupa
    12. AKA-MONITOR
    13. Jiko Blog
    14. Databázový svět
    15. destinationCRM.com
    16. MyCustomer.com
    17. ZDNet
    18. Nucleus Research
    19. ComputerWeekly.com
    20. IDC
    21. Gartner
    22. Deloitte
    23. Accenture
    24. Capgemini
    25. CIO
    26. Forrester Research
    27. Aberdeen Group
    28. Archiv: