Diskuze

Zavádění informačního portálu Města Uherské Hradiště

Studie popisuje důvody vzniku a zavádění informačního portálu Města Uherské Hradiště. Je zaměřena především na zhodnocení přínosů a rizik spojených s fungováním portálu, přináší však také zhodnocení situace před jeho zavedením a sleduje průběh realizace. Závěrem uvádí budoucí plánovaný vývoj portálu.

Informační portál Města Uherské Hradiště je systémem třídění a vyhledávání informací, který umožňuje více pohledů na stejná data. Celkové řešení zdůrazňuje přehlednost a jednoduchost vyhledávání i plnění informací při zachování jejich vzájemné propojenosti. Dokumenty jsou plněny na jednom místě systému a jsou opatřeny informacemi, které dokument popisují a umožňují jeho správné zařazení v systému a rychlé nalezení hledané informace koncovým uživatelem (tzv. metadata). Publikační systém je navržen tak, aby aktualizace informací byla prováděna za každý úsek činnosti pověřeným pracovníkem.

Aplikované technologie

Portál Městského úřadu Uherského Hradiště je vytvořen pomocí tzv. "open source" technologií. Jsou to technologie, jejichž zdrojový kód je volně přístupný na Internetu a na jeho programování, testování a vývoji, se podílí velké množství lidí.

Portál běží na samostatném serveru značky Hewlett-Packard (typ ProLiant DL 380). Na serveru je nainstalován operační systém GNU/Linux. V případě Městského úřadu Uherské Hradiště byla použita distribuce RedHat 8.0. Součástí tohoto systému je webový server Apache, který zajišťuje chod portálu. Jedná se o část serveru, která zprostředkovává stránky uživatelům. Tato aplikace využívá databázi PostgreSQL, ve které jsou uložena veškerá data. Server je navíc rozšířen o podporu pro české fulltextové vyhledávání.

Samostatná aplikace je naprogramována v objektově-orientovaném skriptovacím jazyce Python s použitím mnoha dalších modulů. Jazyk Python se vyznačuje jednoduchou a přehlednou syntaxí. HTML kód aplikace je generován s pomocí ZPT šablon. Použití šablon umožňuje oddělit kód aplikace od její prezentační složky. ZPT šablony používají tzv. atributovou syntaxi a nezavádí žádné nové tagy nebo speciální značky.

Zhodnocení situace před zavedením portálu

Před zavedením informačního portálu využíval Městský úřad v Uherském Hradišti webhostingových služeb u svého poskytovatele Internetu. Stránky byly fyzicky umístěny na serveru poskytovatele. Jednalo se pouze o jednoduché statické stránky, které editoval a aktualizoval jeden odpovědný pracovník zhruba jedenkrát za čtrnáct dní. Byly tudíž strohé, málo aktuální a nebyl u nich zachován jednotný vizuální styl. Tato situace si proto vyžádala vytvoření nových webových stránek, které by dostatečně reprezentovaly město a poskytovaly jejich uživatelům (především veřejnosti) množství kvalitních a aktuálních informací.

Průběh realizace projektu

Odpovědní zaměstnanci městského úřadu měli zpočátku problémy jak specifikovat požadavky na funkčnost systému, aby nabídky od oslovených firem byly v souladu s těmito specifikacemi. Proto v první vlně nabídek došlo k nepochopení ze strany potenciálních dodavatelů, jak přesně by měl nový portál vypadat, aby vyhovoval představám a potřebám MÚ. Z tohoto důvodu byly nabídky pojaty svérázně a různorodě, což ovšem nevyhovovalo zadavateli projektu. Po další specifikaci požadavků, tak aby již nedošlo k dalšímu nedorozumění, byla za hlavního dodavatele projektu vybrána společnost DAT.

Jedním z problémů při zavádění informačního portálu byla špatná komunikace a přístup firmy, která tento systém vytvořila. Největší obtíží pak byla velmi dlouhá odezva při řešení problémů spojených s provozem, funkčností a zaváděním portálu. Druhotným problémem, který je přímo spjatý s výše uvedeným byla neochota pracovníků úřadu pracovat se systémem, který jim přináší spíše potíže než užitek.

První reakce pracovníka úřadu, kterému byl představen nový systém, byla nekonstruktivní kritika systému a konstatování, že mu nic nového nepřinese. Představit editorům systém, který spíš nefunguje než funguje, je velmi nepraktické, byť v konečné fázi bude systém velmi dobrý a užitečný.

Realizace probíhala ve čtyřech fázích:

1. Analýza

Před vlastním zavedením portálu byla provedena analýza struktury a procesů uvnitř úřadu, potřeb jednotlivých úseků činnosti, stávajících řešení webových prezentací - vzorové a špatné webové stránky měst v ČR i zahraničí a analýza možností propojení nově budovaného systému s ostatními informačními systémy na MÚ. Tyto činnosti probíhaly v průběhu měsíce října 2003.

Během listopadu 2003 následovala práce na návrhu řešení zahrnující definici vlastností systému, návrh struktury obsahu a funkcí (www služeb), strukturální design, první grafický návrh a zahájení programovaní jádra systému.

2. Implementace

V této fázi (v průběhu prosince 2003) byl realizován první návrh designu, vedla se diskuse o koncepci struktury (filtrace obsahu dle cílových skupin) a výsledkem byl základ publikačního systému.

V lednu 2004 začal zkušební provoz publikačního systému, převáděl se obsah ze stávajících statických stránek města, změnila se koncepce filtrace obsahu dle cílových skupin, vedla se diskuse o grafickém designu stránek a byla naprogramována databáze kontaktů.

V únoru 2004 se pokračovalo v převádění obsahu ze stávajících stránek, definovaly se požadavky a řešení filtrace obsahu dle "územní působnosti", byly prováděny práce na administrátorském rozhraní (správa uživatelů a skupin), vyhodnocoval se stav projektu a definovaly se další požadavky na dopracování systému.

V březnu 2004 se dokončovala a naplňovala databáze kontaktů, byl zvolen definitivní grafický design, finalizováno vyhledávání (fulltext, klíčová slova, přiložené soubory) a dokončovalo se převádění obsahu ze stávajících stránek.

V dubnu 2004 byl zvolen definitivní návrh designu a dopracovávaly se připomínky týkající se vlastností dokumentu, zahájil se pilotní provoz a zaškolení prvních pracovníků, dopracovávala se databáze kontaktů dle požadavků a implementace GISu do celkového vzhledu stránek.

3. Nasazení

V květnu 2004 došlo k vytvoření uživatelského manuálu, začaly se zaškolovat skupiny pověřených pracovníků, finalizoval se design stránek dle připomínek, vylepšila se sekce "turista" - exportovala se data ze serveru slovacko.cz do prostředí webu města a systém se plnil obsahem, došlo také k čištění již vloženého obsahu pracovníky úřadu.

V červnu 2004 byl zahájen ostrý provoz, kontakty byly doplněny o mapky podlaží a budov, zavedla se statistika přístupů na web, vyhodnocoval se výsledný stav a na základě výsledků se definovaly další požadavky na dopracování systému.

V měsících červenci a srpnu 2004 se dopracovával systém důležitých upozornění na domovskou stránku, dokončoval se nástroj na vytváření fotogalerií, diskusních fór s automatickou filtrací nevhodných výrazů a byl dokončován systém schvalování dokumentů.

V září 2004 byly dokončovány jazykové verze a další funkčnosti (odběr novinek mailem, redakční systém).

4. Vyhodnocení

V říjnu 2004 bylo zahájeno plné nasazení systému schvalování dokumentů a finalizovaly se poslední připomínky a požadavky.

V listopadu 2004 byla vytvořena druhá verze uživatelské nápovědy a systémová příručka.

Informačního portálu Města Uherské Hradiště
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Zhodnocení přínosů

Na přínosy informačního portálu můžeme pohlížet ze dvou uživatelských hledisek - z hlediska veřejnosti a registrovaných uživatelů.

V tomto ohledu je třeba konstatovat, že přínos portálu je přímo úměrný tomu, jak se k jeho plnění postaví editoři z jednotlivých odborů.

1. Veřejnost

  • zvýšení dostupnosti informací - portál byl od začátku koncipován jako čistě úřednický, proto se informace uveřejňované na tomto portálu týkají pouze funkčnosti, procesů a chodu MÚ; informace o kulturních akcích aj. byly přemístěny na portál Městského Informačního Centra, který je s Portálem Města Uherské Hradiště úzce propojen, a na kterém se Město podílí jak finančně tak prakticky (http://www.uherske-hradiste.cz),
  • rychlejší přístup k datům - díky informačnímu portálu mají uživatelé možnost získat nejrůznější informace velmi rychle bez potřeby osobní návštěvy úřadu,
  • přehledná úvodní stránka - jednoduché a přehledné zpracování umožňuje snadnou orientaci; vstupní stránka portálu je rozdělena na dvě části - důležitá oznámení (důležité informace o strategických a investičních akcích města) a další zprávy; jsou zde odkazy na aktuální dokumenty jednotlivých odborů; na úvodní stránku se vystavují dokumenty s časovou platností, po jejímž uplynutí se automaticky z této stránky stáhnou, i bez pravidelné denní kontroly je proto zajištěna aktuálnost těchto stránek,
  • úřední deska - tento nástroj umožňuje občanům přístup k dokumentům, které je MÚ povinen podle zákona vystavovat na Úřední desce také v digitální podobě; přínosem pro veřejnost je možnost prohlédnout si dokumenty na úřední desce, aniž by bylo třeba navštívit přímo úřad; od 1. ledna 2006 je MÚ na žádost povinen na svých webových stránkách zveřejňovat také úřední desky obcí v rámci jeho rozšířené působnosti, (zatím je k dispozici pouze Úřední deska obce Uherské Hradiště); odpovědní pracovníci mají také možnost zpětně dohledat, jaký dokument byl k určitému datu na úřední desce vyvěšen,
  • portály pro cílové skupiny (občan, podnikatel, novinář) - tyto části nenesou až na výjimky svůj vlastní obsah, ale slouží jako "odkazovače" na nejdůležitější a aktuální dokumenty pro danou cílovou skupinu, tímto způsobem se urychlí uživateli přístup k těm informacím, které jej nejvíce zajímají (např. obsah skupiny občan - usnesení zastupitelstva, vyhlášky, návody, úřední deska atd.; obsah skupiny podnikatel - koncepce rozvoje, výběrová řízení atd.),
  • zájmová skupina turista - zde najdeme odkaz na Městské Informační Centrum, což je samostatná součást portálu slovacko.cz (http://www.uherske-hradiste.cz),
  • možnost dosahu různých typů dokumentů - dokumenty ke zveřejnění z jednání rady a zastupitelstva, formuláře, žádosti atd.,
  • možnost přihlásit se k odběru novinek - uživatelé si mohou zvolit druh novinek, které budou prostřednictvím e-mailu dostávat (volba je možná podle typu dokumentu nebo bez rozlišení typu),
  • propojení na Městské Informační Centrum (MIC) - informační centrum poskytuje další užitečné informace o Uherském Hradišti a regionu Slovácko,
  • propojení na Geografický Informační Systém (GIS) - je to samostatná aplikace sloužící k vyhledávání informací v mapových podkladech katastru Uherského Hradiště,
  • komplexní vyhledávací nástroj s řadou funkcí - slouží k pohodlnému vyhledání ve fulltextu - podle zadaného výrazu, typu dokumentu (usnesení, vyhláška, nařízení, formulář, koncepce, návod, nabídka zaměstnání, výběrové řízení nebo záměr), podle platnosti dokumentu nebo kombinací těchto způsobů, dále je možné vyhledávat podle klíčových slov, územní působnosti, seznamů anket a diskusí; výsledek hledání zobrazuje všechny dokumenty včetně přiložených souborů ve formátu RTF, v nichž se zadaný výraz vyskytuje,
  • databáze kontaktů - jedná se o propracovaný nástroj na pohodlné vyhledávání osob a orgánů, který umožňuje snazší orientaci na úřadě - struktura webu je vytvořena podle organizační struktury úřadu, uživatel si proto může snadno najít požadovaný odbor, případně jednotlivého úředníka (jméno a příjmení, pozice, telefonní číslo, e-mailová adresa) a podle připojené mapky zjistit, kde přesně se daný odbor či úředník nachází (budova, podlaží, číslo dveří), přičemž při procházení kontakty je neustále zřejmé zařazení osoby, jejích funkcí a vztah vůči ostatním nadřízeným či podřízeným orgánům,
  • možnost vyjádřit se k danému tématu - pokud editor k dokumentu připojí diskusi či anketu, mohou zde občané sdělovat své názory a připomínky k obsahu dokumentu,
  • možnost poslat e-mail přímo tvůrci článku - pod každým uveřejněným článkem na portále je uvedeno jméno jeho tvůrce, které je zároveň aktivním odkazem na e-mailovou poštu,
  • možnost obrátit se s problémy či dotazy na webmastera,
  • schvalovací systém - teprve schválená verze dokumentu je dostupná běžnému návštěvníku stránek, tím se minimalizuje riziko, že by se na veřejnost dostaly neověřené, nepravdivé nebo zkreslené informace, uživatel se navíc vždy dozví, kdo a kdy dokument vytvořil, což je důležité mj. při případných reakcích občanů na daný článek,
  • jednotný vizuální styl - všechny dokumenty vystavené na portále mají jednotný vizuální styl, což zvyšuje jejich profesionalitu v očích uživatelů.

2. Registrovaní uživatelé

Registrovanými uživateli myslíme jednotlivé editory, kteří přispívají do systému svými dokumenty. Jedná se tedy výhradně o pracovníky úřadu.

  • spolehlivost serveru - server byl vybírán na základě spolehlivosti (dále pak výkonu a značky), proto funguje bez větších potíží a městský úřad (i veřejnost) ho využívá ke své plné spokojenosti,
  • servisní část - portál obsahuje nástroje (přihlášení do systému, správa uživatelů a skupin, editace číselníků, statistika návštěvnosti atd.) s jejichž pomocí je celý systém snadno obsluhován,
  • systém nevyžaduje žádnou pravidelnou manuální údržbu nad rámec běžné údržby serverů, všechny podstatné procesy fungují automaticky,
  • web je založen na redakčním systému - do systému může přispívat více lidí (z dvanácti odborů se na tvorbě dokumentů podílí minimálně dvanáct editorů), z nichž má každý oprávnění editovat v určitém odboru,
  • publikační systém také podporuje libovolnou hloubku struktury obsahu a v případě potřeby jednoduchou změnu umístění dokumentu,
  • vytváření dokumentů s různými publikačními možnostmi - k dokumentům lze připojit různé soubory, ankety, formuláře, diskusní fóra, vkládat obrázky či vytvářet fotogalerie, navíc je možné vytvářet tzv. orgány (zvláštní typ strukturovaného dokumentu, obohacený o vazbu na databázi kontaktů), které slouží výhradně pro zřízení stránky konkrétního orgánu (výbor, odbor, oddělení, komise); každý vytvořený orgán se zároveň promítne do databáze kontaktů,
  • vlastnosti dokumentů - přiřazování vlastností dokumentům výrazně podporuje jejich snadné třídění, vyhledávání a zobrazování,
  • platnost dokumentu - při žádosti o schválení dokumentu vedoucím odboru či odpovědným pracovníkem zadává editor datum platnosti dokumentu (od kdy a do kdy bude dokument vystaven), výhodou je možnost vytvoření dokumentu v časovém předstihu a v den který editor určil, se dokument automaticky zveřejní; to platí i o stahování dokumentů po datu jejich platnosti,
  • správa verzí dokumentu a autorizace - pokud editor vytvoří na portálu nový dokument a ten ještě není schválen nadřízeným (většinou vedoucí odboru), není pro veřejnost přístupný, ale pro registrované uživatele dostupný je.

Geografický informační systém
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Zhodnocení rizik

Rizika, která se v případě provozu informačního portálu mohou objevit jsou dvojího typu - vnější a vnitřní.

1. Vnější rizika

Mezi vnější rizika můžeme zahrnout:

  • záměrné zahlcení portálu - pokud je portál záměrně zatížen velkým množstvím požadavků během krátkého časového úseku, může se stát, že portál bude ostatním uživatelům nedostupný,
  • možnost nabourání se do systému a pozměnění dat - jedná se o napadení systému tzv. hackery,
  • výpadky elektrického proudu,
  • živelné pohromy.

2. Vnitřní rizika

Vnitřní rizika představují pro správné fungování portálu závažnější hrozby. Jedná se především o:

  • odpovědný přístup editorů - v prvé řadě jde o odpovědný přístup jednotlivých editorů k tvorbě dokumentů; pro dobrou orientaci a správnou funkčnost nástrojů pro vyhledávání je nutné opatřit dokument vlastnostmi, které určují typ a vlastnosti dokumentu (tzv. metadata) - jsou nezbytné k tomu, aby mohl uživatel dokument najít. Musí být jasný typ dokumentu (usnesení, vyhláška, nařízení, formulář, koncepce, návod, nabídka zaměstnání, výběrové řízení nebo záměr), datum zveřejnění, vypracování, vyvěšení a stáhnutí, odpovědnost (kdo dokument vypracoval, schválil, zveřejnil), název dokumentu, přístupová práva pro čtení a zápis atd.,
  • předávání uživatelských jmen a hesel - může být spojeno s únikem informací a jejich zneužitím neoprávněnými osobami,
  • špatné zálohování.

Plánovaný vývoj portálu

I když se portál nachází v konečném stavu, počítá se do budoucna s jeho propojením na jiné informační systémy:

  • možnost podání žádosti o nejrůznější informace, o vyřízení ŘP, o registraci automobilu, o vyřízení nové SPZ, rezervace schůzek apod.,
  • propojení na hlasovací systém pro zastupitelstvo - nabízí možnost sledovat jednání zastupitelstva,
  • propojení některých informací s intranetem (vnitřní informační webový portál města).

Městský úřad také plánuje zvolit jednoho pracovníka, který bude dohlížet na všechny editory a bude kontrolovat jejich práci (webmaster).


17.10.2006 - Lenka Brázdilová, Veronika Bilíková - četlo 24804 čtenářů.

[ Zpět ]


Tento článek ješte není ohodnocen.Hodnocení článku:
nejlepší [ 1 | 2 | 3 | 4 | 5 ] nejhorší
Verze pro tisk

Jméno
E-mail
Opište kód :    
Text
*)
   
Odkazy - pravý sloupec


  • Odběr novinek
  • Partneři webu:




  •  
  • Aktuální akce CVIS:


  •  
    Informační systémy
    v podnikové praxi
    (2. aktualizované a rozšířené vydání)
     

  • Nejčtenější články:
    1. SystemOnLine.cz:

    2. Přehledy informačních systémů 

      ERP systémy
       

      Plánování a řízení výroby
       

    3. ČSSI
    4. SSSI
    5. VUT v Brně
    6. Systemonline.cz
    7. Výzkum a vývoj v ČR
    8. ICT unie
    9. Cacio
    10. Živě
    11. Lupa
    12. AKA-MONITOR
    13. Jiko Blog
    14. Databázový svět
    15. destinationCRM.com
    16. MyCustomer.com
    17. ZDNet
    18. Nucleus Research
    19. ComputerWeekly.com
    20. IDC
    21. Gartner
    22. Deloitte
    23. Accenture
    24. Capgemini
    25. CIO
    26. Forrester Research
    27. Aberdeen Group
    28. Archiv: