Diskuze

Využívání elektronického tržiště Úřadem práce ve Vyškově

Při hospodaření s veřejnými financemi je třeba zajistit co největší hospodárnost a transparentnost nakládání s veřejnými financemi. Jedním z konkrétních opatření v této oblasti je na základě usnesení Vlády ČR povinnost všech správců kapitol státního rozpočtu, včetně úřadů práce, uskutečňovat veškeré objednávky a nákupy informačních a komunikačních technologií prostřednictvím elektronického tržiště. Studie přináší zkušenostmi při využívání elektronického tržiště Úřadem práce ve Vyškově.

Využití elektronických tržišť ve státní správě a samosprávě

Elektronické tržiště je místo, kde se uskutečňují obchody mezi dodavateli a odběrateli. Na základě usnesení Vlády České republiky č. 683 ze dne 26. června 2002, o opatřeních ke koordinovanému vynakládání finančních prostředků na informační a komunikační technologie, uvedl do provozu Úřad pro veřejné informační systémy od 1. září 2002 elektronické tržiště pro subjekty veřejné správy.

Do 30. 4. 2004 na základě zákona č. 199/1994 Sb. a od 1. 5. 2004 zákona č. 40/2004 Sb., o zadávání veřejných zakázek se realizují prostřednictvím elektronického tržiště veškeré objednávky a nákupy informačních a komunikačních technologií v hodnotě do 2 mil. Kč (tj. veřejné zakázky malého rozsahu dle § 49b tohoto zákona). Povinnost využívat elektronického tržiště veřejné správy mají všichni správci kapitol státního rozpočtu mimo Kancelář Poslanecké sněmovny Parlamentu ČR, Kancelář Senátu ČR, Kancelář prezidenta ČR, Národní bezpečnostní úřad, Kancelář veřejného ochránce práv, Kancelář grantové agentury, Úřad pro ochranu osobních údajů, Nejvyšší kontrolní úřad. Tyto instituce mohou elektronické tržiště využít v souladu se zákonem č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy. Zároveň jej mohou využívat bez povinnosti dle výše uvedeného usnesení i kraje, obce a jejich samosprávy.

V roce 2002 byla udělena licence Ministerstvem informatiky k obchodování na elektronickém tržišti celkem sedmi provozovatelům, ze kterých od konce roku 2004 působí jen tři provozovatelé (CenTrade, B2B Centrum a AllyGeM) s nejvyšší koncentrací poptávky a objemem obchodovaného zboží. Počátkem roku 2005 přešly zbývající firmy Ridea, ABClink, LiveTrade a Český trh na tržiště pro nestátní sféru. Tento krok má zajistit větší zabezpečení hospodárnějšího provozu zbývajících tří elektronických tržišť.

Využití elektronického tržiště Úřadem práce ve Vyškově

Úřad práce ve Vyškově využívá k obchodování elektronické tržiště GeM společnosti B2B Centrum. Česká společnost B2B Centrum byla založena v únoru roku 2000 Daliborem Wijasem se zaměřením na obchodování mezi firmami na elektronických tržištích. Za dobu svého si vybudovala značnou klientelu, např. GE Money Bank, Tatra Kopřivnice, Karosa Vysoké Mýto, Škoda Holding, Škoda Steel a úspěšně spolupracuje se zahraničními partnery z různých průmyslových oborů. Její hlavní náplní činnosti je poskytování služeb v oblasti elektronických tržišť, dále nabízí a provádí školení osob pověřených k obchodování na elektronických tržištích a vede poradenství v této oblasti.

K obchodování na elektronickém tržišti je zapotřebí získat povolení a registraci od provozovatele. Každý subjekt veřejné správy z tohoto důvodu nahlásí jména minimálně dvou kontaktních osob, které dostanou povolení se pohybovat na tržišti za danou organizaci. Jedním je zadavatel, v případě Úřadu práce Vyškov je jím pracovník informatiky a druhým schvalovatel, vedoucí ekonomického odboru. Zadavatel připravuje nákup a zadává poptávky a poptávkové řízení. Schvalovatelem je správce rozpočtu.

Registrace na elektronickém tržišti je jak pro odběratele (veřejnou správu), tak i dodavatele zdarma. Dodavatelé jsou navíc povinni uzavřít s provozovatelem zprostředkovatelskou smlouvu, kde je mimo jiné stanovena výše provize, která se pohybuje do výše 3% uskutečněných obchodů. Pokud se jedná o velkého dodavatele, pak se smlouva uzavírá zpravidla na nižší procenta. Každý dodavatel či odběratel je při obchodování na elektronickém tržišti vázán dodržováním všeobecných a licenčních podmínek.

Postup při realizaci obchodu

Vyskytne-li se požadavek například na zakoupení nové tiskárny, pracovník oddělení informatiky vyplní žádanku na zajištění materiálu, služeb či jiných požadavků a vedoucí odboru ji schválí. Dle §13 vyhlášky č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů, v platném znění se operace prověří příkazcem operace a správcem rozpočtu. V tomto okamžiku je požadavek připravený k zadání na elektronické tržiště. Po přihlášení zadavatele na portál provozovatele elektronického tržiště na základě potvrzení žádanky vytvoří nový dokument, ve kterém zvolí, zda se jedná o poptávku, poptávkové řízení, aukci, mimořádný nákup, či přímou objednávku. Pokud se rozhodne pro poptávku, znamená to, že se jedná o jednokolové vyjednávání, kdy dodavatel napíše pouze jednu nabídku.

V některých případech je ale výhodnější a efektivnější realizovat vyjednávání ve více kolech. K tomuto účelu slouží nástroj poptávková nabídka. Po obdržení jejího zadání zástupce dodavatele napíše svou nabídku. Pokud postoupí do dalšího kola, tzn. je jeho nabídka odběratelem vybrána jako akceptovatelná do užšího výběru, upřesňuje svou nabídku a může ji i upravit. Je na zadavateli, kolik kol vyhlásí.

Dalším možným nástrojem je aukce, při které v reálném čase dochází k úpravě ceny. Při vyhlášení aukce dodavatel napíše svou nabídku, a pokud je do aukce odběratelem zařazen, pak upravuje cenovou nabídku online.

Někdy je zapotřebí nakoupit drobné zboží do hodnoty 5 000 Kč, tzv. mimořádné nákupy malého rozsahu. Zpravidla se jedná o havarijní a krizové stavy a ve své podstatě spotřební zboží, které je třeba ihned koupit a není možné, a většinou ani efektivní, provádět celé výběrové řízení. V těchto případech lze použít pro evidenci nákupů mimo elektronické tržiště mimořádný nákup.

Posledním nástrojem je přímá objednávka, kdy je dodavatel dopředu znám, stejně jako např. při naplňování rámcové dohody. Může jít o opakované nákupy jako např. renovace tonerů do tiskáren a kopírek. V praxi Úřadu práce ve Vyškově je využíváno především poptávky, mimořádného nákupu a přímé objednávky. Je to dáno i tím, že častěji je nakupováno právě drobné zboží, spotřební materiál atd., než velké vybavení, jehož nákup by probíhal na základě vícekolového poptávkového řízení.

Stanovení obchodních podmínek a výběr dodavatele

Po zvolení způsobu nákupu zboží následuje stanovení obchodních podmínek. Zde objednavatel stanovuje např. počet dodavatelů, místo doručení, způsob dodání, maximální cena dopravy, dodací lhůta, lhůta pro stornování objednávky nebo poplatek za stornování, atd. Každý požadavek musí obsahovat několik povinných položek. Je jím číslo dokladu, stanovení počtu dodavatelů (pokud chceme požadované položky od jednoho dodavatele, pak se zadává "maximálně 1", pokud od více dodavatele, pak volíme "více než 1"), stanovení termínu odevzdání nabídek, vyhlášení vítěze, typ plnění (kompletní dodávka) a způsob platby (v hotovosti, na fakturu).

Při zadávání požadovaného zboží lze využít vložení zboží z katalogu, volného popisu či opisu z dřívějšího požadavku, apod. Úřad práce ve Vyškově nejčastěji využívá volného popisu. To mu umožní přesně popsat požadované zboží, jeho název, množství, orientační cenu, dodací lhůtu, záruční dobu, atd.

Pokud je poptávka připravená, přistoupí se k výběru dodavatelů. I zde je několik možností výběru. Jednak je možné vyhledávání podle katalogu - pokud jsme tak vybírali zboží, automaticky se nám k požadavku přiřadí i možní dodavatelé. Další možností je vyhledávání z registrovaných dodavatelů. V tomto případě se objeví všichni dodavatelé, kteří jsou přiřazeni do jednotlivých skupin, podle druhu nabízeného zboží. Může také nastat situace, že požadovaného dodavatele v registru nenajdeme a v takovém případě se zadává požadavek operátorovi B2B. Ten na základě údajů o dodavateli, kterého hledáme, dotčeného osloví a vyzve jej k registraci. Dodavatele lze vybírat z celé ČR.

Vzhledem k tomu, že musí firmy zajišťovat záruční a pozáruční servis u kterého si firmy účtují úhradu za ujeté kilometry, vybírá Úřad práce ve Vyškově dodavatele převážně z okolí, popřípadě z Jihomoravského kraje. Potvrzením dodavatele a odesláním zakázky ke schválení končí práce zadavatele a požadavek přebírá schvalovatel, který je e-mailem upozorněn, že obdržel požadavek ke schválení.

Vedoucí ekonomického odboru z pozice schvalovatele překontroluje všechny náležitosti, které musí zadaný požadavek obsahovat a schválí jej. V případě výskytu nedostatků jej zamítne, čímž dojde ke stornování požadavku, nebo jej může vrátit k přepracování. V takovém případě musí zadavatel sjednat nápravu a znovu zaslat ke schválení.

Schválená poptávka je automaticky rozeslaná všem osloveným dodavatelům. Je na dodavatelích, jak na poptávku zareagují. Mohou vytvořit nabídku v systému, nebo v případě, že nemají zájem mohou poptávku zamítnout. Zadavatel i schvalovatel mají možnost sledovat stav nabídek.

Vyhodnocení nabídek

Po uplynutí termínu pro odevzdání nabídek je možné přistoupit k vyhodnocení. To se provádí stanovením kritérií pro vygenerování srovnávací tabulky s vybranými nabídkami. Kritéria lze rozdělit do třech okruhů:

  1. celková cena, která zahrnuje celkovou cenu bez DPH, celková cena nabídky vzhledem k nejlevnější nabídce v % (100% má nejlevnější nabídka)
  2. porovnávací kritéria pro hlavičku - typ plnění, způsob dodání, cena za dopravu, způsob platby, splatnost, dodací lhůta, atd.
  3. porovnávací kritéria položek - množství, měrné jednotky, cena za měrnou jednotku, celková cena za položku, dodací lhůta, záruční lhůta. Dodavatele necháme řadit do tabulky podle celkové ceny.

Na základě těchto kroků dojde k vygenerování srovnání, kde se zobrazí tabulka obsahující jednotlivé nabídky a jejich vyhodnocení dle zadaných kritérií. Stěžejním kritériem pro výběr je navržená cena. U nejlepší nabídky, pokud jde o zboží do 40000 Kč lze potvrdit objednávku, čímž dojde k jejímu elekronickému odeslání vybranému dodavateli. V případě, že se jedná o větší částku, pak je před schválením svolána výběrová komise, která buď potvrdí vybraného dodavatele, nebo z vážných důvodů zvolí jiného. Může se totiž stát, že dodavatel má sice nejlevnější cenu a je vygenerován jako nejlepší nabídka, ale na druhé straně má nejvíce reklamací, či s ním má odběratel z minulosti špatnou zkušenost. Vzhledem k tomu, že současná legislativa nezakládá právní vztah mezi dodavatelem a odběratelem na základě elekronické objednávky, zasílá se ještě jednou objednávka v písemné formě, popřípadě se uzavírá smluvní vztah podle Obchodního zákoníku. Po obdržení objednávky dodavatel může požadované zbožží přímo dodat a vyfakturovat.

Souhrnné údaje o využití elektronického tržiště Úřadem práce ve Vyškově

Ze statistických údajů a grafů je zřejmé, kolik dodavatelů bylo ve výběrových řízení Úřadu práce ve Vyškově obesláno a kolik se jich zúčastnilo. Nejvíce dodavatelů bylo obesláno a následně se zúčastnilo v letech 2003 a 2004. Vzhledem k tomu, že povinnost používat elektronického tržiště k nákupům vznikla v průběhu roku 2002, jsou hodnoty pochopitelně nejnižší.

Jak ukazuje níže uvedený graf, největší objem obchodů byl uskutečněn v roce 2004. V tomto roceúřad nakupoval především výpočetní techniku.

Výhody a nevýhody elektronického tržiště pro Úřad práce ve Vyškově

Podle zkušeností s nákupem na elektronickém tržišti z pohledu odběratele je možné jednoznačně konstatovat, že obrovskou výhodou je úspora finančních prostředků, především za poštovné při rozesílání poptávek a požadavků jednotlivým dodavatelům. To při elektronickém výběrovém řízení odpadá. Mezi další výhody je možné zmínit i zkrácení lhůty, kterou je nutné osloveným dodavatelům poskytnou pro rozhodnutí, zda na poptávku budou reagovat.

Výhodná je rovněž i možnost sledování, v jakém stadiu se jednotlivé poptávky nacházejí. Odběratel ušetří také čas, neboť nemusí sám vyhledávat pro požadované zboží jednotlivé dodavatele, ale ty mu přímo nabídne elektronické tržiště. Časová úspory plyne zejména z používání elekronické komunikace. Při zakázkách většího rozsahu dochází k úspoře výdajů. Nespornou výhodou je mimo jiné i transparentnost, kdy se může široká veřejnost podívat na jednotlivé obchody na elektronickém tržišti.

K nevýhodám u zakázek malého objemu patří na první pohled nelogicky cena, a to z toho důvodu, že dodavatel do ní promítá poplatek ve výši 3%, který je povinen uhradit provozovateli elektronického tržiště. V důsledku je tedy zboží mnohdy dražší, než kdybychom jej kupovali přímo od dodavatele na základě výběrového řízení bez zprostředkování. Vzhledem k tomu, že v průběhu obchodního řízení nelze již nic měnit, ani požadavek upřesňovat či jinak do něj zasahovat, jsou kladeny větší nároky po stránce specifikace, variant na zadávání.


19.12.2006 - Helena Hálová, Jarmila Míková, Jana Procházková - četlo 21464 čtenářů.

[ Zpět ]


Tento článek ješte není ohodnocen.Hodnocení článku:
nejlepší [ 1 | 2 | 3 | 4 | 5 ] nejhorší
Verze pro tisk

Jméno
E-mail
Opište kód :    
Text
*)
   
Odkazy - pravý sloupec


  • Odběr novinek
  • Partneři webu:




  •  
  • Aktuální akce CVIS:


  •  
    Informační systémy
    v podnikové praxi
    (2. aktualizované a rozšířené vydání)
     

  • Nejčtenější články:
    1. SystemOnLine.cz:

    2. Přehledy informačních systémů 

      ERP systémy
       

      Plánování a řízení výroby
       

    3. ČSSI
    4. SSSI
    5. VUT v Brně
    6. Systemonline.cz
    7. Výzkum a vývoj v ČR
    8. ICT unie
    9. Cacio
    10. Živě
    11. Lupa
    12. AKA-MONITOR
    13. Jiko Blog
    14. Databázový svět
    15. destinationCRM.com
    16. MyCustomer.com
    17. ZDNet
    18. Nucleus Research
    19. ComputerWeekly.com
    20. IDC
    21. Gartner
    22. Deloitte
    23. Accenture
    24. Capgemini
    25. CIO
    26. Forrester Research
    27. Aberdeen Group
    28. Archiv: