Diskuze

Jak uspět s Malou výrobou v reklamním průmyslu

Společnost Grapo se zabývá reklamní činností a výrobou tiskových strojů. Obě aktivity vyžadují rozdílný přístup k řízení a kladou také odlišné požadavky na informační systém. Skloubit obě činnosti v rámci jednoho softwarového řešení - tak zněl úkol pro společnost Karat Software, kterou si management Grapo zvolil jako dodavatele informačního systému. Podívejme se, jaké zkušenosti a nové příležitosti tento implementační projekt přinesl pro zákazníka.

Od reklamy k produkci tiskových strojů

Olomoucká společnost Grapo vznikla v roce 1994 a od svého počátku se profilovala jako reklamní agentura. Dnes se 150 milionovým obratem a 80 zaměstnanci úspěšně obsluhuje dva rozličné segmenty zákazníků. K reklamě přibyla před třemi lety výroba tiskových strojů, a ta se také dále slibně rozvíjí.

Reklamní část firmy zahrnuje služby grafického studia, velkoplošný tisk a kompletní reklamní výrobu typu světelné reklamy, polepy aut, označení prodejen, či P.O.P. produkty. V minulém roce realizovala téměř pět tisíc zakázek, převážně v ČR. Ke spokojeným zákazníkům patří např. společnosti Kofola, Benetton nebo Finlandia.

Majoritní část celkového obratu společnosti tvoří druhá hlavní podnikatelská činnost – vývoj tiskových technologií a výroba tiskových strojů. Většina roční produkce pohybující se okolo 60 strojů, je určena pro zahraniční trh, kde úspěšně konkuruje přiměřenou cenou a vysokou kvalitou.

Zakázková výroba pokaždé jinak

Výroba reklamních předmětů i strojů představuje zakázkový typ výroby. Zatímco u strojů se jedná o stejný výrobek, u reklamy jde pokaždé o jiný požadavek, který je navíc velmi specifický. Zákazník totiž obvykle požaduje unikátní produkt. Libor Malý, ředitel společnosti Grapo k tomu uvádí: "Úspěšnost společnosti závisí na kreativitě a schopnostech našich zaměstnanců. Zákazník mnohdy nedokáže přesně vyjádřit svůj požadavek, protože si neumí představit, jak bude výrobek vypadat. Polovina zákazníků má poměrně jasnou představu, ale neví jak ji realizovat, druhá polovina pak ani neví, jak by jejich zakázka měla vypadat. A právě v tom jim musíme umět pomoci."

Zlom nastal se zavedením výroby strojů

První tiskový stroj byl v Grapu vyroben v roce 2004 pro vlastní potřeby. Nenadálý úspěch na veletrhu v Německu ale otevřel prostor pro odbyt a tak vznikla zcela nová podnikatelská činnost. V průběhu roku se měsíční produkce zvýšila z původních dvou na čtyři až pět strojů. Tento objem výroby začal firmě přinášet problémy s řízením a koordinací činností. Společnosti totiž chybělo vhodné softwarové vybavení, kterým by bylo možné řídit podnikové procesy. Agenda, týkající se zakázek reklamní výroby, se do té doby řešila pomocí speciálně upravené části úkoly v prostředí MS Outlook. Veškerý nákup a objednávky byly vytvářeny v prostředí MS Word a formou poznámek na PC a papíru. Účetnictví pak bylo vedeno v lokální softwarové aplikaci.

Po zavedení výroby strojů se tedy začaly objevovat vážné problémy. Např. nebylo možné přesně stanovit dobu dodání zakázek. Při množství 5 300 součástek k jednomu stroji se často stávalo, že někdo opomenul zabezpečit "korunové" položky pro jinak dokončený výrobek, čímž docházelo ke značným zpožděním mnohamilionových zakázek a následným hospodářským ztrátám.

Obr. 1 – Původní řízení zakázek v prostředí MS Outlook
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Proč Grapo zvolilo Karat Software

"Díky problémům ve strategicky důležitém byznysu, jsme začali uvažovat o koupi informačního systému. Pořád jsme si ale pohrávali s myšlenkou, že to ještě rok vydržíme, protože investice do této oblasti nejsou malé. Nakonec ale bylo přece jen rozhodnuto o pořízení systému, který jsme navíc chtěli velice rychle nasadit," popisuje vývoj názorů na implementaci nového softwarového řešení Libor Malý.

Výběrové řízení proběhlo standardním způsobem. Pro vedení společnosti Grapo byla důležitá osobní reference. Management rozhodl o uskutečnění návštěv u dodavatelů, z nichž by bylo možné ověřit, jakým zázemím disponují a jak si budou navzájem rozumět při představách realizace projektu.

Proč nakonec uspěla společnost Karat Software, vysvětluje Libor Malý následovně: "Karat Software nám vyhovoval z několika důvodů. Jednalo se o renomovanou společnost sídlící nedaleko od nás a zároveň šlo o dodavatele, který nepředstavuje obrovský softwarový dům. Bylo nám tedy jasné, že pro Karat Software budeme zajímavým zákazníkem, jeho lidé se nám budou zodpovědně věnovat a budeme moci uskutečnit kdykoliv osobní návštěvu, aniž by nás to časově zatěžovalo. Karat Software nám také nabídl zajímavé platební podmínky."

Rychlá implementace neznamená hotový projekt

Vzhledem k časové tísni a požadavku na provoz systému od ledna nového roku trvala implementace systému pouhé dva měsíce. Nasazení Karatu bylo zároveň spojeno s přechodem na podvojné účetnictví a zavedením skladového hospodářství. Vedení přitom neopomnělo objasnit všem zaměstnancům důležitost zavedení nového informačního systému, což se následně projevilo na celkovém úspěchu realizace projektu.

Pro většinu procesů společnosti Grapo bylo zvoleno standardní nastavení funkcionality Karatu, a to např. včetně skladových karet. Zakázkové úpravy bylo třeba provést u tehdejší Malé výroby, která potřebám firmy pro řízení výroby strojů úplně nevyhovovala. Již při podpisu smlouvy se proto dohodla její úprava.

Pro reklamní výrobu pak byl vytvořen modul přímo na míru. Jednalo se o aplikaci řízení úkolů, která doposud obstojně fungovala v MS Outlook a dokázala zabezpečovat cca 3 000 zakázek ročně. Princip strukturovaného zadávání a vyhodnocování úkolů byl tedy převzat, doplněn o výpočty, vyhodnocení a přehledy a přepracován do prostředí Karatu. Jedinou aplikací, která nebyla do informačního systému Karat převedena, je kniha jízd úspěšně sloužící také ke zpracování cestovních příkazů. Tento software má za úkol (mimo vedení knihy jízd) pouze propočítávat komplikované zahraniční služební cesty, což se mu úspěšně a levně daří, včetně každoročních změn v legislativě. Jeho převedení do nového prostředí by představovalo hodně náročné, ale především zbytečné práce.

Znalosti nabývaly obě strany postupně

Nasazení Karatu jako prvního informačního systému společnosti Grapo znamenalo zásadně změnit přístup k jejímu řízení a nabýt v co nejkratší době mnoho nových znalostí. Bez předchozí zkušenosti bylo nutno definovat a analyzovat všechny podnikové procesy. Dále bylo třeba inovovat interní předpisy a postupy (např. pojmenování rolí a popis jejich funkcí a kompetencí). Na základě toho pak byla upravována funkcionalita implementovaného systému.

Libor Malý k tomu dodává: "I když jsme provedli předimplementační analýzu a mapování procesů, narazili jsme na obvyklý problém. Neměli jsme žádné předchozí zkušenosti s jakýmkoliv informačním systémem, tudíž jsme nevěděli, co můžeme očekávat. Ovšem i dodavatel nebyl schopen detailně proniknout do naší činnosti. Proto také jsme se k hodnotné spolupráci dopracovali postupně. Až po půl roce bylo možné říci, že obě strany mají potřebné znalosti, a to jak o procesech, tak o možnostech informačního systému."

Řízení výroby reklamy

Všechny aktivity týkající se reklamní činnosti jsou dnes řízeny modulem Reklamní zakázky. Proces výroby reklamy začíná u obchodníka, který založí zakázku do systému a popíše svůj požadavek. Dále označí požadovaný termín splnění a vybere oddělení, která se zakázkou mají dále zabývat (např. grafik, laserový tisk, velkoplošný tisk, zámečnictví, výroba). V rámci toho může svůj požadavek více upřesnit, např. potřeba laminace, frézování či tisku na plotteru.

Příslušné oddělení má pak zobrazeny jen ty zakázky, na kterých má pracovat. Odpovědný pracovník zjistí, co má udělat a po dokončení zakázku postoupí či vrátí jinému oddělení. K zakázce vedoucí oddělení nebo řadoví pracovníci zadávají spotřebovaný materiál, který je automaticky na pozadí vyskladněn a čas lidské práce. Systém průběžně informuje o fázi, ve které se zakázka nachází a jejím plnění v procentech. Po dokončení zakázky obchodník doplní vyúčtování a systém spočítá náklady, zisk, ziskovost a vygeneruje fakturu. Nakonec probíhá hodnocení obchodníků, oddělení i jednotlivých dělníků (výše výdělku, zisk, obrat atd.).

Obr. 2 – Řízení zakázkové výroby reklamy
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Řízení výroby strojů

Grapo v současnosti nabízí tři typy originálních strojů ve dvou variantách, podle zvolené tiskové hlavy (např. XAR, Minolta atd.). Stroje se vyrábí v sériích podle naplnění objednávek a měsíčně je vyprodukováno pět až sedm strojů. Až na výjimky je většina strojů dodávána distribuční síti.

Montáž je řízena upraveným modulem Výroba. Ten umožňuje např. vytvářet kusovníky neomezené úrovně, což bylo pro potřeby firmy nezbytné. Systém byl také rozšířen o tvorbu podkladů pro objednávání materiálu, u něhož pak zjišťuje stav na skladě, ověřuje zadané výrobní příkazy a navrhne objednávky seřazené podle dodavatelů.

Libor Malý si způsob řízení výroby velmi pochvaluje: "Nadstandardní Malá výroba, kterou řídíme výrobu strojů je tak geniálně jednoduchá, že jsme ji začali používat i pro některé opakované reklamní zakázky, např. pro pivovary. Zabezpečí totiž, že se na nic důležitého nezapomene a vždy se objedná správný počet všech komponent, přípravků, dílů a polotvarů."

Obr. 3 – Malá výroba pro řízení výroby strojů
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Řízení servisu strojů

S výrobou strojů samozřejmě úzce souvisí zajištění náhradních dílů, servisu a vyřizování reklamací. Společnost pro jejich rychlé řízení provozuje internetovou aplikaci – Grapo Assistent, která funguje samostatně. Aplikace slouží k zapsání problému distributora (např. padá tisk, teče inkoust), který se vyřeší radou nebo zásahem servisního technika. Servis ke strojům je zaznamenáván v rámci modulu Evidence výrobků, kde jsou zapsány jednotlivé vyrobené stroje včetně součástek a jejich výrobních čísel. Díky tomu je možno jednoznačně identifikovat reklamovanou součást a určit, zda skutečně patří do stroje v záruce.

Tento modul obsahuje podseznam Servis sloužící k evidenci a plánování servisních služeb. Nejprve se stroj tzv. "otevře", provede se servis, který je spojen se zakázkou a s výdajovým listem na eventuální součástky. Samotná zakázka je pak provázána na letenky, hotely, cestovní příkazy atp. a pokud nesouvisí s reklamací, vystaví se faktura. "Díky této funkcionalitě, upravované na míru, máme k dispozici důležité historické informace o stroji a jeho problémech", doplňuje k řízení servisu Libor Malý.

Řízení vztahů se zákazníky

Jak v oblasti reklamy, tak technologií musí pracovníci společnosti řídit potenciální i stávající kontakty, příležitosti a nabídky. Obchodníci k tomu využívají modul CRM, v němž si plánují schůzky. Integrovaná CRM funkcionalita do jádra Karatu a mobilní přístup k systému jim také dovolí zjišťovat veškeré dostupné informace o zakázkách a servisu. CRM modul využívá také vedení společnosti, a to jednak pro kontrolu práce obchodního oddělení, jednak k tvorbě přehledů o zákaznících a jejich ziskovosti či analýzy úspěšnosti zakázek.

Evidence věcí je nezbytnost

Neopomenutelnou součást systému tvoří rozsahem sice malá, ale přesto důležitá Evidence věcí. Nejedná se o evidenci majetku dle potřeb české legislativy, ale o vedení speciálního přehledu podle potřeb firmy. Tento přehled obsahuje důležité detailní záznamy o tom, co který pracovník dostal k dispozici. Jsou tedy zaznamenány věci a jednotlivé součásti, které je možno měnit či přemisťovat. Libor Malý toto specifikum komentuje takto: "Díky naší Evidenci věcí jsme získali kontrolu nad tím, co který zaměstnanec od nás dostal a čím disponuje. Domníváme se, že takováto drobnost může být velmi užitečná snad každé firmě, proto by také měla být součástí standardní funkcionality ERP systému."

Systém zavedl ve firmě pořádek

Informační systém Karat, s nímž pracuje polovina všech zaměstnanců, přinesl společnosti Grapo především kontrolu nad řízením firmy a jednotlivými procesy. Poskytuje také důležité informace, které konkurence v oboru obvykle nevyužívající moderní softwarové řešení, jen těžko získává.

"Při řízení reklamní výroby se nasazení nového systému tak dalece neprojevilo. V oblasti technologií však jeho přínos stojí skutečně za to. Karat nám bez významných ztrát umožnil realizovat výrobu strojů, která v současnosti činí 80% obratu. Zlepšila se průchodnost zakázek a získali jsme představu kdy, jak a z čeho se stroj vyrobí. Když se podívám na naši firmu jako celek, pak mohu říci, že Karat zavedl pořádek tam, kde dříve panoval chaos," komentuje přínosy projektu Libor Malý a dodává: "V současnosti jsme již přesvědčeni, že jsme při výběru informačního systému Karat neudělali chybu. Od dodavatele bychom však uvítali větší přísnost, více rad a přesvědčování, jak a co správně dělat. Jeho demokratický přístup znamenal, že jsme na řadu věcí museli přijít sami."

Rozvoj firmy a systému je nezbytný

Vedení společnosti Grapo si uvědomuje nutnost posouvat firmu a s ní i systém neustále dál. Ubírat se bude cestou drobných, avšak pravidelných úprav. Přitom předpokládá využití zhruba čtyř až šesti hodin programátorských prací měsíčně, a to zajištěné výhradně dodavatelem. Systém by se měl postupně obohacovat o funkcionalitu podporující operativní řízení i manažerské rozhodování (např. cash flow, workflow, controlling).

Libor Malý vidí rozvoj systému jednoznačně: "Považuji za špatné, pokud je firma spokojená sama se sebou a chce svou činnost vykonávat beze změn až „do smrti“. Každá firma se musí vyvíjet a její evoluce se neobejde bez podpory neustále rozvíjeného informačního systému. Přitom se domnívám, že vzhledem k nutnosti evoluce v obou oblastech nelze na informační systém nahlížet přes často zmiňovanou návratnost investic či jiné metody hodnocení efektivnosti. Osobně nevěřím tomu, že by ROI do informačního systému někdo dokázal skutečně spočítat. Daleko důležitější je se zaměřit na spolupráci s dodavatelem při rozvoji celého řešení a zvyšování vzájemného know-how."


11.02.2007 - Hana Klčová - četlo 21638 čtenářů.

[ Zpět ]


Tento článek ješte není ohodnocen.Hodnocení článku:
nejlepší [ 1 | 2 | 3 | 4 | 5 ] nejhorší
Verze pro tisk

Jméno
E-mail
Opište kód :    
Text
*)
   
Odkazy - pravý sloupec


  • Odběr novinek
  • Partneři webu:




  •  
  • Aktuální akce CVIS:


  •  
    Informační systémy
    v podnikové praxi
    (2. aktualizované a rozšířené vydání)
     

  • Nejčtenější články:
    1. SystemOnLine.cz:

    2. Přehledy informačních systémů 

      ERP systémy
       

      Plánování a řízení výroby
       

    3. ČSSI
    4. SSSI
    5. VUT v Brně
    6. Systemonline.cz
    7. Výzkum a vývoj v ČR
    8. ICT unie
    9. Cacio
    10. Živě
    11. Lupa
    12. AKA-MONITOR
    13. Jiko Blog
    14. Databázový svět
    15. destinationCRM.com
    16. MyCustomer.com
    17. ZDNet
    18. Nucleus Research
    19. ComputerWeekly.com
    20. IDC
    21. Gartner
    22. Deloitte
    23. Accenture
    24. Capgemini
    25. CIO
    26. Forrester Research
    27. Aberdeen Group
    28. Archiv: