Společnost Toptisk byla založena v roce 1999 dvěma společníky. V počátku své existence se zabývala tiskem merkantilních tiskovin, později se specializovala na potisk hladké lepenky, výsek a lepení kompletních skládaček. V průběhu existence firmy byly pořízeny moderní technologie sloužící ke špičkovému zpracování skládaček z hladké lepenky, které umožňují zpracování v prepress studiu, CTP osvit, ofsetový tisk, výsek a lepení.

Společnost disponuje moderním softwarovým vybavením pro grafické zpracování, švýcarskou technologií Luscher pro přímý osvit tiskových desek, ofsetovou tiskovou technologií MAN Roland, výsekovou technologií a lepící linkou Bobst. Jejím významným úspěchem v poslední době byla certifikace pro tisk MNFIX metalickými ofsetovými barvami, který získala jako teprve třetí organizace v České republice.

Společnost těží z pozice "mladého výrobce obalů". K jejím konkurenčním výhodám patří operativnost a pružnost, individuální přístup ke klientům, kompaktní tým a kvalitní technologie. Veškerá produkce se přitom neobejde bez vysoké úrovně řízení jakosti. Kvalitu je proto třeba sledovat ve všech fázích technologického postupu.

Organizační struktura společnosti je vystavěna na maticového principu. Každá zakázka je řízena jedinýnm manažerem, který má za úkol komunikovat s klientem a dovést zakázku až k finální expedici.

Od počátků vlastního vývoje k přechodu na třetí generaci

Pro řízení zakázek a výroby používá Toptisk vlastní informační systém Toptiskátor, který společnost vyvinula ve spolupráci s mladými programátory na míru dle vlastních potřeb. Počátky automatizace podnikových procesů se odvíjejí od tvorby prvních kalkulačních vzorců v prostředí MS Access. Postupně pak byl vyvinut a vylepšován Toptiskátor, až situace dospěla k přechodu od jeho druhé generace ke třetí.

Plánovaný projekt nasazení Toptiskátoru 3 měl za úkol vylepšit jeho funkcionalitu v několika oblastech a implementovat funkcionalitu zcela novou. Požadavky na novou generaci Toptiskátoru souvisely zejména s rozvojem firmy a potřebou obsáhnout širší spektrum informací, než tomu bylo doposud. Informace by měly být přístupné všem manažerům a současně by měly být průběžně zpracovávány s tím, že zůstane zachována neustálá sledovatelnost materiálů, výrobních, kontrolních a podpůrných procesů během celého zpracování zakázky.

Dalším důležitým požadavkem bylo intuitivně a logicky propojit databází klientů, dodavatelů, skladů, výsekových nástrojů, kalkulací a korespondence s klienty v reálném čase tak, aby všichni uživatelé měli potřebné informace vždy v reálném čase.

Cíle nasazení třetí generace Toptiskátoru

Posílení konkurenčních výhod

Jednou z významných konkurenčních výhod je jednoduchá, přehledná a přátelská komunikace s klientem. Tu podporuje zejména neustále aktuální přehled kteréhokoliv uživatele o stavu zakázky. Pokud klient potřebuje okamžitou informaci, nemusí být závislý na pracovníkovi, který má na starost jeho zakázku. V informačním systému tuto funkci realizují automatické zprávy, které systém vytváří při jakékoliv manipulaci se zakázkou (změna v kalkulaci, změna formátu lepenky, změna barevnosti, změna manažera zakázky, zajištění materiálu a technologie na zakázku, zpracování zakázky ve studiu, na Ripu, vysvícení zakázky, přijetí zakázky do výroby, tisk, výsek, zápis neshody atd.)

Další důležitou výhodou podporovanou vytvářením automatických zpráv je dostupnost potřebných informací v reálném čase pro všechny uživatele systému. Systém vytvoří zprávu, u které je jasně vymezeno, kdo jakou operaci provedl a tato zpráva je zároveň doručena uživatelům, pro něž je podstatná k další práci.

Rozesílání vyvořených zpráv je v Toptiskátoru 3 součástí modulu T-mail. Jeho prostřednictvím budou odesílány e-maily dodavatelům a klientům přímo z prostředí informačního systému. Tím se zajistí okamžitý přehled o veškeré komunikaci všem uživatelům systému a sledovatelnost komunikace (automatická zpráva o vytvoření a odeslání T-mailu je uložena v kartě klienta jako veřejně přístupná). Systém rovněž umožní připojit k e-mailu přílohy.

Konkurenční výhodu bezesporu posílí rovněž zavedení automatického potvrzování objednávek, a to při zařazení objednané kalkulace do knihy zakázek.

Zavedení databáze vzorů, katalogu chyb a centrální evidence testů

Přechod na třetí generaci Toptiskátoru má za úkol podpořit vysoké nároky, které na chod firmy vytváří směrnice norem řady ISO 9001:2000. Jedná se především o sledování neshod, reklamací a jejich průběhu včetně podrobného vyšetření příčin. Ty je třeba následně odstranit a učinit nápravná opatření k zamezení jejich opakovaného výskytu.

Dalším požadavkem na Toptiskátor 3 je vytvoření znalostní báze - centrálního místa, které by sloužilo ke shromažďování návrhů na zlepšení. Jeho dalším očekávanou službou by byla evidence chyb - jejich sledování a třídění, evidence testování technologií, materiálů, postupů atd.

Efektivnější řízení zakázek

Zlepšení práce se zakázkami předpokládá především možnost jejich slučování (sdružení zakázek pro klienta do jednoho celku). Slučování zakázek zajistí přehlednější a jednodušší správu zakázek ve výrobě a zároveň sledování jejich nákladovosti.

Efektivnější řízení zakázek přinesou také vylepšení v oblasti kalkulací. Jedná se především o jejich kopírování a snadnější úpravy do různých mutací. Klienti pak budou moci očekávat rychlé zasílání obsáhlých nabídek a flexibilnější uspokojování svých požadavků.

Další novinkou, která podpoří efektivnější řízení zakázek, jsou tzv. "inteligentní dodací listy" obsahující všechny důležité údaje bez manuálního zásahu. Při vygenerování dodacího listu bude na e-mailovou adresu klienta zároveň odeslána zpráva o expedici jeho zakázky.

Zavedení modulu Univerzita nejen ke vzdělávání zaměstnanců

Management si dobře uvědomuje, že hodnota společnosti spočívá v kvalifikovaném týmu pracovníků. Proto také třetí generace Toptiskátoru obsahuje modul Univerzita. Ten je kromě povinných školení orientován na faktickou implementaci zásad kvality podle norem řady ISO 9001:2000.

Modul Univerzita obsahuje řadu testů, které motivují pracovníky k udržování podnikové kultury. První fází vzdělávání je přednáška, seminář nebo zveřejnění textu, druhou fázi pak představuje testování znalostí. Testy jsou instalovány na terminálu ve výrobě a jsou přístupny všem uživatelům přihlášeným do systému. Testy jsou evidovány a vyhodnocovány. Motivačním prvkem je pak prémie 10 000 Kč pro zaměstnance s nejvyšším počtem bodů.

Vytváření a tisk čárových kódů na expediční obaly

K výrobnímu terminálu bude za pomocí subdodávky externí firmy připojena laserová tiskárna čárových kódů. Systém vygeneruje expediční štítky, které ponesou základní údaje o výrobku na každém přepravním obalu. V Toptiskátoru 3 bude na terminálu připojena čtečka čárových kódů. Kontrolní údaje sejmuté během výroby čtečkou pak budou uchovány u každé konkrétní zakázky.

Co se dále očekává od třetí generace Toptiskátoru

Firma investuje mnoho prostředků a času do hledání nových postupů a řešení obalů z hladkých lepenek. Od zavedení nové generace informačního systému Toptiskátor se proto očekávala podpora všech činností souvisejících s aktuálními trendy ve výrobě obalů.

Další velmi podstatnou výhodou plynoucí z projektu implementace Toptiskátoru 3 je bezpochyby minimalizace papírové dokumentace, resp. její převedení do digitální podoby. Informační systém má za úkol v sobě integrovat a spravovat veškerou dokumentaci, která vzniká v podnikových procesech a také dokumentaci vznikající v souvislosti s udržováním systému jakosti.

Časový harmonogram implementace

Spuštění ostré verze bylo naplánováno na 31. 3. 2006. Tomuto datu předcházelo několik fází, během nichž bylo nutné vyřešit praktické provedení všech požadavků do třetí generace Toptiskátoru.

1. fáze

Nejprve se uskutečnil výběr použité technologie. Bylo rozhodnuto o využití stejné platformy jako u předchozích generácí systému.

Uživatelé prioritně očekávali vyřešení problémů se skladovou evidencí (na vstupu i na výstupu z výroby), slučováním zakázek, stávajícím kalkulačním systémem (doposud např. nebylo možné zjistit profitabilitu, problematická byla také práce s nákladovými položkami a přirážkami) a chybějící evidencí nabídek.

2. fáze

Druhá fáze zahrnovala vytvoření kalkulátoru, procesu toku zakázky mezi středisky (vytvoření nového dokonalejšího sledování pohybu a změn - tzv. automatické e-bloky). Základní moduly systému byly v rámci 2. fáze validovány.

3. fáze

Ve třetí fázi implementace byly zpřístupněny vývojové verze všem uživatelům a proběhlo testování reálných zakázek. Vytvořil se soubor nároků a vlastností, jaké musí systém splňovat v ostrém provozu. Třetí fáze umožnila nejen vyřešit mnoho problémů před spuštěním ostré verze, ale také úpravu uživatelského prostředí, tak aby bylo ovládání systému intuitivní, jednoduché a s minimem časových ztrát.

4. fáze

Čtvrtá fáze implementace zahrnovala vytvoření „robota“ na převod dat z předchozí verze systému (Toptiskátor 2). Úkolem uživatelů je ověřit, jestli jsou data nepoškozena a nezkreslena.

Validace a testování za pomocí robota probíhá každý den, cvičné přechody umožňují uživatelům pracovat s novou generací systému. Po vyřešení všech oprávněných připomínek se stanovil termín konečného finálního převodu dat.

Pokrytí podnikových procesů a jejich syntéza s normami ISO

Společnost Toptisk zabezpečuje provoz informačního systému centrálním serverem, na němž jsou instalovány veškeré aplikace Toptiskátoru 3 i aplikace, které slouží ke grafickému zpracování zakázek a účetní systém. Společnost používá informační systém jako celek, proto nelze hovořit o jednotlivých modulech. Systém představuje originální funkční komplex ušitý přímo na míru podniku.

Informační systém byl od počátku utvářen tak, aby integroval požadavky norem řady ISO 9001:2000. V reálném provozu pak není nijak pociťována jakákoliv svázanost s normami, uživatelé nejsou při práci obtěžováni dodatečnými operacemi souvisejícími s certifikací podniku.

Informační systém je procesně orientovaný. Procesy, které pokrývá, názorně ukazuje následující obrázek procesní mapy. Tato mapa neobsahuje řízení financí a kontrolní mechanismy, které uplatňuje management.

Mapa procesů pokrytých informačním systémem Toptiskátor
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Přínosy pro klienty společnosti Toptisk

Jednoznačným přínosem pro klienty je zvýšení úrovně kvality komunikace, kterou zabezpečuje modul T-mail. Klient tak může v reálném čase disponovat přesnými a podrobnými informacemi o přijetí a zpracování jeho objednávky.

Pro klienty, kteří nemají vlastní systém evidence obalů, verzí a mutací, umožňuje nově implementovaný systém vedení této evidence. Tím klienty zbavuje problémů s realizací velmi náročné agendy vedení změn a aktualizací.

Klientův dotaz o zpracování zakázky a zpracování prognózy dalšího vývoje může být zodpovězen kterýmkoliv uživatelem Toptiskátoru 3. Zprávu o zpracování zakázky a chystané expedici získá klient okamžitě prostřednictvím elektronické pošty a může se tak připravit na fyzické doručení zakázky. Je tak schopen lépe se připravit na další kroky, které budou následovat v jeho procesech.

Přínosy pro uživatele

Kromě všech výše popsaných vlastností je pro uživatele velmi vítaným přínosem dobře zpracovaná nápověda. Její součástí jsou všechny dokumenty k systému v jediné platné verzi. Ostatní dokumenty (kromě těch, které se do firmy dostanou z okolního prostředí) vytištěné ze systému představují neřízenou dokumentaci. Společnost nedisponuje jediným fyzickým dokumentem požadovaným normami řady ISO, včetně příručky jakosti. Vše je dostupné pouze v elektronické podobě.

Uživatelé dále jistě ocení rychlost a spolehlivost technologie klient/server, která umožňuje zpracování většího množství dat, než tomu bylo doposud. Bezpečnost zajišťuje přihlašovací modul, který sleduje historii klientských přístupů do prostředí informačního systému a zároveň vytíženost jednotlivých modulů konkrétními uživateli.

Poučení z implementace a přínosy pro organizaci jako celek

Implementace proběhla po postupném zaškolení uživatelů během 4. fáze bez komplikací. Ostré spuštění systému se rovněž obešlo bez závažných problémů. Je třeba podotknout, že vytvoření jednoduchého a spolehlivého systému bylo možné mj. i proto, že společnost je relativně malá. Realizace podobného zakázkového řešení ve velké organizaci by jistě bylo podstatně komplikovanější.

Třetí generace informačního systému Toptiskátor umožňuje sledovat zakázku od zadání až po fakturaci. Ve společnosti Toptisk, kde se uplatňuje organizační maticová struktura a systém manažerů zakázek, je právě tato vlastnost systému velmi žádoucí. Manažeři tak mohou sledovat vytíženost jednotlivých pracovníků, strojů i samotný průběh konkrétních zakázek.

Systém je natolik přínosný a úspěšný, že při zákaznických prezentacích v rámci auditů bylo vedení společnosti již několikrát nabídnuto odkoupení licence dalšími organizacemi. Toptisk se ovšem necítí být softwarovou firmou, proto na tyto nabídky doposud nereflektoval. Ve vývoji a vylepšování systému však hodlá pokračovat i nadále.

Autorky využily při zpracování případové studie interní podklady společnosti Toptisk. Text studie byl schválen Michalem Popelkou, provozně-správním ředitelem společnosti Toptisk.

03.05.2007 - Martina Durnová, Irena Jakešová, Zora Lípová - četlo 23628 čtenářů.

Tento článek ješte není ohodnocen.

Hodnocení článku: nejlepší [ 1 | 2 | 3 | 4 | 5 ] nejhorší

Diskusní fórum ke článku
Jméno
E-mail
Opište kód :
Text *)