Diskuze

Jak řídit ve firmách náklady na tisk a kopírování?

Článek popisuje praktické zkušenosti s integrací kancelářského vybavení a softwarových řešení sloužících ke zvládnutí objemných úloh. Jak se ukazuje, zvýšení výkonnosti a efektivity nespočívá v dosažení samotného cíle integrace, důležité je také neztratit přehled o nákladech, zejména pak na tiskové výstupy.

Ve společnosti, v níž pracuji, byl ke snadnějšímu sledování spotřeby pořízen softwarový nástroj PCSM - Náklady na tisk a kontrola. PCSM sestává ze základního účtovacího modulu a bezpečnostních doplňků. To z něj činí vhodné řešení správy tisků pro síťové prostředí, ať už tiskové servery používají Windows, Novell Netware či UNIX. PCSM lze rovněž použít pro stolní tiskárny připojené k PC paralelním rozhraním. Díky velkému množství rozmanitých funkcí představuje PCSM pokročilý systém správy pro firmy střední velikosti.

Základní modul- PAS Enterprise edition

Na rozdíl od kopírek, kde je vše důsledně sledováno počítadly, náklady na tisk často nejsou sledovány vůbec. PAS, základní modul software PCSM, je však schopen se o tento problém důkladně postarat. Nejenže provádí vysoce propracovanou kontrolu nákladů na tisk, ale také umožňuje administrátorům pochopit pozadí tiskového procesu a vysledovat využití tiskových zařízení a spotřebního materiálu. Po instalaci modulu PAS je řízení tiskových nákladů jednoduchým, přímočarým a průhledným procesem.

Pokročilá správa nákladů

Modul PAS používá technologii přesného počítání stran. Počítadla jsou schopna rozlišit, zda je tisk barevný, na jaká tisková média jaké velikosti byl tisk proveden, dokonce lze účtovat i dokončovací operace. Podporovány jsou i nejnovější tiskové jazyky jako PostScript 3 a PCL6. O každé tiskové úloze je tak veden jasný a přehledný záznam. Software dále umožňuje dělit použití tiskových zařízení podle uživatele či klienta. Každá tisková úloha pro určitého klienta či projekt, je sledována a rovněž podle toho i účtována. I tento rys pak přispívá k optimální správě nákladů.

Dostupné řešení

PAS je serverový software, což je výhoda zvláště při správě velkého počtu uživatelů v síti. Díky tomu, že se skládá z centrálního účtovacího serveru a jednoho či více připojených tiskových serverů, odpadá nutnost instalace a ceny klientského softwaru. Vedle dostupnosti je kladem také to, že tento typ architektury je široce rozšiřitelný v prostředích s mnoha uživateli, stovkami tiskáren a několika podsítěmi, přičemž je stále zachována výhoda centrální správy a údržby.

Vyhrazené účtování

PAS lze snadno konfigurovat pro různé účtovací modely. Podle požadavků kanceláře lze provádět zpoplatnění podle tiskových kvót, časových kvót, uživatelů či oddělení, anebo i účtovat na vrub různých klientů či projektů (to však vyžaduje doplněk, tzv. Client Billing). Pro co nejpřesnější účtování tiskových úloh lze vybírat z různých kritérií, jako např. tiskové médium, velikost papíru, zásobník papíru nebo použití barvy. Tato snadná konfigurace umožňuje automatické vytváření uživatelských účtů a načasování automatizovaných událostí.

Snadné vyhodnocování a uživatelská přívětivost

S použitím informací zjištěných systémem PAS lze snadno identifikovat nejen uživatele, kteří často zatěžují zařízení, ale zjistíme také, jak je zátěž rozvržena mezi tiskárny a tiskové servery. Administrátor tak získá pomocný nástroj, který mu pomůže při přehodnocování budoucích nákupů tiskáren a tiskových serverů a optimalizaci jejich rozmístění ve firmě.

Pokročilá technologie PASu nijak neubírá na uživatelské přívětivosti. Software je jednoduchý jak pro správu, tak i pro instalaci. Kliknutím jediného tlačítka lze přidat či odebrat stovky uživatelů, což znatelně zjednodušuje správu systému.

Terminál pro sledování kopií

Toto příslušenství pro PAS umožní sledovat také náklady na kopírování. PAS generuje sestavu, která v sobě slučuje kopírovací a tiskové úlohy do jednoho celku. Při instalaci doplňku Client Billing, je toto příslušenství možno použít i pro přidělení nákladů na specifický projekt či klienta. Rovněž je možno se rozhodnout, zda kód má či nemá být účtovatelný.

Pouze do vlastních rukou

Vedle nákladů je PCSM pomocníkem i v jiném - někdy podhodnocovaném aspektu tisku - bezpečnosti. Modul SDR (bezpečné uvolňování dokumentů z tiskových front) dále zvyšuje bezpečnost tisku v síťových prostředích. Už se není třeba obávat "zmizení" citlivých dokumentů z nehlídaných tiskáren.

Poté co zadáme příkaz k tisku, SDR pozdrží tiskovou úlohu na zabezpečeném tisovém serveru. Tisková úloha je uvolněna k tisku teprve až použitím transakčního terminálu. Máme tedy spoustu času k dokončení práce a teprve poté můžeme jít v klidu k tiskárně. Po odpovídající identifikaci server uvolní náš dokument k tisku. Pro další zvýšení bezpečnosti jsou tiskové úlohy ze zabezpečené tiskové fronty automaticky vymazány po určitém definovaném čase.

Uvolňování dokumentů

Jestliže se uživatel identifikuje magnetickou kartou či PIN kódem, dokument je odeslán z tiskové fronty do tiskárny. Pokud na serveru čeká více než jedna tisková úloha, může si uživatel konkrétní dokument vybrat ze seznamu na displeji terminálu. Rovněž je konec problémů s neidentifikovatelnými dokumenty na tiskárně, které se nenávratně ztratí, což má dále za důsledek úsporu času a menší plýtvání papírem.

Tisk podle pravidel

S pomocí SDR je možné rovněž provádět "tisk podle pravidel". Umožňuje definici práv tisku pro uživatele či skupinu uživatelů. Například lze nastavit priority ve frontě, pozdržet, pustit, či vymazat úlohu generovanou uživatelem či skupinou. Tento výběr může záviset na velikosti dokumentu (stránky či velikosti v kB), typu či jména dokumentu. Tisk podle pravidel může podstatně snížit zátěž určitých tiskáren, a snížit tak celkovou zátěž sítě.

Uživatel má také možnost si vytáhnout tiskovou úlohu zařazenou pro jedno zařízení na zařízení jiném a tam si ji vyzvednout. Aby byl tento postup možný, je zapotřebí mít transakční terminál a definované zdrojové a cílové tiskové fronty v PASu. Při vytváření těchto front se musíme ujistit, že zdrojová tiskárna je kompatibilní s tiskárnami cílovými. Cílová tiskárna tedy musí být schopna zpracovat příkazy pro tiskárnu zdrojovou.

AficioCounterManager - dokonalý zpravodaj

ACM poskytuje jednak celkové informace o tiskových výstupech za období a informace o počítadlech zařízení Aficio. Je ideálním řešením pro vzdálenou správu počítadel a nebo interní přeúčtování. S pomocí ACM můžeme - kromě jiného - spravovat následující:

  • Stav kopírovacích, faxových, tiskových počítadel
  • Další Aficio informace (počítadla, model, sériové číslo, IP adresa apod.)
  • Správa IP adres pro identifikaci místa a sériové číslo pro identifikaci strojů
  • Použití stroje od začátku po současnost
  • Použití zařízení pro určité období (měsíc, čtvrtletí, rok apod.)
  • Použití podle kanceláře nebo účtu
  • Přebírání informací o počítadlech pokud se změní umístění zařízení

Po instalaci ACM se zobrazí dalších 15 zpráv pro sledování využití strojů. Tyto reporty lze rovněž naplánovat jako události. Ty poté budou poslány, v určité době do odpovídajícího kompetentního oddělení. Pomocí generování takovýchto zpráv je jednoduché udržet si přehled o stavu strojů na určitém místě. To je dále možno zjišťovat pro účely vytypovávání možných strojů - pro obnovu, správu nákladů a leasingové účely.

Zasílání zpráv

PAS poskytuje pokročilé volby pro tvorbu zpráv o využití kopírek a tiskáren a k řízení nákladů. V systému je nadefinováno přes 70 sestav. Tyto sestavy mohou být rovněž použity pro zjištění pozadí využívání strojů v odděleních a k identifikaci zátěže konkrétního tiskového zařízení. Sestavy zpráv je možno rovněž použít pro demonstraci organizační síly a ukázat, kde je slabé místo systému a následně jej eliminovat.

Sestavy jsou seskupeny podle:

  • Účtů;
  • Použití;
  • Analýzy tisku.

Zpráva může být podávána ročně, čtvrtletně, měsíčně, týdně nebo denně, přičemž lze u ní nastavit také uživatelský rozsah. Sestavy je možné rovněž načasovat jako události, kdy je sestava poslána jako e-mailová zpráva. Správce sestav (Report Manager), který mohou používat jak správci, tak registrovaní uživatelé, zobrazuje náhled sestavy. Záhlaví sloupců a log na zprávách jsou uživatelsky nastavitelné a exportovatelné jako soubory formátu HTML, CSV či RTF.

Nástroj analýzy

Pomocí tohoto doplňku máme příležitost zjistit možné alternativy pro tisk. Tento doplněk umožňuje správci sledovat a analyzovat struktury. Lze vyhodnotit různé množství provozních modelů, které zvýší výkonnost tiskového prostředí. Lze nadefinovat nová potenciální zařízení i s jejich náklady. Co více - správce může zkoušet různé hypotetické varianty pro zjištění optimálního stavu a naplánovat nové tiskárny a kopírky nebo měnit pravidla účtování. Tyto zkoušky přitom nemají žádný vliv na současnou databázi.

Aplikace softwaru PCSM na digitální stroj AFICIO 1045

Nově zavedený software na řízení nákladů na tisk byl ve firmě aplikován na digitální stroj AFICIO 1045 teprve nedávno. Zatím nelze přesně zjistit jak velké snížení nákladů tento software přinesl.

V následujících tabulkách jsou rozpočítány náklady na tisk včetně kalkulace nákladů na tisk jedné stránky A4.

Náklady

cena bez DPH
spotřební materiál - toner 0,11 Kč
SP-toner + válec + developer 0,09 Kč
SP-toner + válec + developer + náhradní díly + práce technika atd. 0,18 Kč

 

Náklady jednotlivě

cena bez DPH
spotřební materiál - toner 0,11 Kč
opotřebení válce a developeru 0,09 Kč
náklady na náhradní díly náklady na práci technika, náklady na energii atd. 0,18 Kč
Celkové náklady na jeden výtisk 0,38 Kč

 

Základní charakteristiky využití stroje AFICIO 1045

Využití stroje měsíčně je zhotoveno 40 000 stran, bez rozlišení tisku a kopírování
Měsíční počet kopií max. 50 000 stran
Počet uživatelů v současné době 20, postupně se zapojí i zbývajících 30 uživatelů
Životnost 5 let, což předpokládá zhotovení 3 mil. stran A4


Aby byly náklady na jeden výtisk levnější, musel by zákazník uzavřít s firmou tzv. servisní smlouvu. Má dvě možnosti:

1. Pronájem - závisí na konfiguraci stroje (např. příslušenství se musí promítnout do pronájmu). Konečná kalkulace je pak u tohoto stroje 0,40 Kč, při zhotovení 10 000 stran za měsíc.

2. Firma nabídne tzv. "Copyclick" - pokud zákazník zhotoví za měsíc na tomto stroji 10 000 stran, vychází jedna strana na 0,33 Kč, do 10 000 stran pak 0,333 Kč, nad 10 000 stran 0,34 Kč.

Přínosy nově zavedeného softwaru

Díky novému softwaru může firma sledovat podle filtrů mnoho různých parametrů. K těm nejdůležitějším patří rozlišení tisku, kopírování a skenování, objem tisku, identifikace zdrojových souborů, jejich velikost, doba tisku, počet stránek, identifikace uživatelů, identifikace nákladů na tisk atd. Na základě těchto údajů můžeme zjistit vytížení stroje prostřednictvím absolutních i procentuálních ukazatelů, a to včetně vazby na podniková střediska, jednotlivé uživatele, což umožňuje vytvářet přehledné a srozumitelné záznamy.

Ve firmě dosud nebyly náklady na tisk kontrolovány. Tento softwarový nástroj by měl sledování a řízení nákladů umožnit, čemuž také přikládáme největší důraz.

PCSM je ve firmě z hlediska využití teprve na svém počátku. Dosud je na něj napojeno pouze 20 uživatelů - dvě podniková střediska. Výhledově pak firma hodlá zapojit do systému kontroly a řízení tisku i zbývající uživatele.


16.02.2004 - Markéta Borská - četlo 21690 čtenářů.

[ Zpět ]


Tento článek ješte není ohodnocen.Hodnocení článku:
nejlepší [ 1 | 2 | 3 | 4 | 5 ] nejhorší
Verze pro tisk

Jméno
E-mail
Opište kód :    
Text
*)
   
Odkazy - pravý sloupec


  • Odběr novinek
  • Partneři webu:




  •  
  • Aktuální akce CVIS:


  •  
    Informační systémy
    v podnikové praxi
    (2. aktualizované a rozšířené vydání)
     

  • Nejčtenější články:
    1. SystemOnLine.cz:

    2. Přehledy informačních systémů 

      ERP systémy
       

      Plánování a řízení výroby
       

    3. ČSSI
    4. SSSI
    5. VUT v Brně
    6. Systemonline.cz
    7. Výzkum a vývoj v ČR
    8. ICT unie
    9. Cacio
    10. Živě
    11. Lupa
    12. AKA-MONITOR
    13. Jiko Blog
    14. Databázový svět
    15. destinationCRM.com
    16. MyCustomer.com
    17. ZDNet
    18. Nucleus Research
    19. ComputerWeekly.com
    20. IDC
    21. Gartner
    22. Deloitte
    23. Accenture
    24. Capgemini
    25. CIO
    26. Forrester Research
    27. Aberdeen Group
    28. Archiv: