Diskuze

Návrh metodického rámce pro implementaci informačního systému

Implementace ERP systému představuje pro každý podnikatelský subjekt základní organizační změnu. Z širšího pohledu ovlivňuje samotnou činnost podniku, a to jak v době výběru informačního systému, tak zejména během implementace. Klade zvýšené požadavky na pracovní čas a setkávání vybraných pracovníků, kteří musí disponovat nezbytnou úrovní znalostí v oblasti podnikových procesů a informačních technologií. Tento článek se zabývá návrhem metodického rámce, který může přispět k eliminaci ohrožujících faktorů a může vést k zlepšení kvality implementace ERP systému.

Identifikace faktorů ovlivňujících implementaci IS

Během své dosavadní více než patnáctileté praxe v oblasti implementace informačních systémů jsem dospěl k poznání, že existují čtyři hlavní faktory působící na kvalitu implementace informačního systému.

První faktorem je vývoj informačních technologií obecně ať již z pohledu technologie informační infrastruktury, tak také z pohledu poskytování aplikace pokrývající stále větší díl aktivit podniku.

Druhým faktorem je dynamický vývoj podniku v podmínkách tržního hospodářství. Tento faktor má jednoznačný důvod v dynamice okolních podmínek, působících na postavení a existenci podniku nejen v tržní společnosti ale důležitým vlivem je i globalizace odstraňující překážky v pohybu kapitálu a zdrojů mimo hranice jednotlivých zemí.

Třetím faktorem je růst vzdělanosti lidských zdrojů, které přímo souvisí s dynamikou rozvoje podniku a vývojem informačních technologií.

Čtvrtým faktorem je existence metodických nástrojů, podporujících implementaci informačních systémů. Jsem přesvědčen, že tak, jak se vyvíjí technologie, vzdělanost účastníků procesu implementace a dynamika rozvoje podniku, musí být zajištěn růst úrovně metodických nástrojů.

Z popisu uvedených faktorů vlivu na kvalitu implementace informačního systému jsem identifikoval problém související s uplatněním implementačních metodologií, spočívající v absenci respektování vývoje ostatních uvedených faktorů. Identifikovaný problém je tedy založen na úvaze o nedostatečné způsobilosti používaných implementačních metodologií respektovat vývoj ostatních faktorů, ovlivňujících kvalitu implementace informačních systémů.

Návrh metodického rámce

Navržený metodický rámec pro implementaci informačního systému spočívá v nalezení vztahu činnosti podniku a existence informačního systému. Za tímto účelem je stanovena a popsána procesní mapa jednotlivých procesů v podniku, která je nositelem informací o topologii procesů a jejich kvantifikaci.

Topologie procesů se zabývá umístěním jednotlivých činností (procesů) obsloužených pracovníky podniku v rámci svých profesních zařazení ve vazbě na informační systém podniku. Pro definici uvedené vazby je stanovena a vymezena kategorie informační potřeba podniku. Následně byl navržen způsob a metoda kvantifikace jednak parametrů procesu (důležitost, lidský faktor) ale především kvantifikace informační potřeby podniku. Za tímto účelem byl definován pojem pokrytí informační potřeby. Informační potřeba je kvantifikována hodnotou pokrytí aktuálního stavu (stávající informační systém), hodnotou pokrytí reálného stavu a maximálního stavu (budoucí informační systém).

Reálný stav je předmětem implementace nového informačního systému s odpovídající hodnotou nákladů na pořízení licence produktu a nákladů na implementaci. Rozdíl hodnoty aktuálního stavu a reálného stavu je definován pojmem reálný přínos.

Reálný přínos je podkladem pro ohodnocení finančního přínosu implementace nového informačního systému a současně tvoří základ pro výpočet návratnosti investice do pořízení informačního systému ve vztahu k vynaloženým celkovým nákladům na vlastnictví informační technologie.

Současně je hodnota reálného přínosu použita pro odvození hodnoty implementačních bodů, ke které je vztažena finanční hodnota implementace informačního systému. Evidence procesní mapy, jednotlivých procesů v roli nositelů informací o reálném přínosu a tedy i hodnotě implementačních bodů, následně tvoří základní informaci pro navržený model řízení implementace. Ta spočívá v akceptaci dosaženého naplnění pokrytí reálné potřeby, spotřeby implementačních bodů a dílčího splnění akceptačních kritérií.

Uvedený popis shrnuje hlavní rysy navrženého metodického rámce, které v konečném důsledku umožňují dva hlavní cíle v procesu implementace informačního systému:
  • Výpočet návratnosti investice do implementace a provozu informačního systému
  • Řízení implementace informačního systému.

Schématické znázornění diagramu navrženého implementačního rámce je uvedeno na následujícím obrázku:

Obr. 1 Diagram navrženého implementačního rámce
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Informační potřeba potřeba podniku

Informační potřebou podniku je ohraničená kategorie, umožňující zaznamenat stav pokrytí evidovaného procesu v prostředí podniku při využití informační technologie – informačního systému. V případě vytvořené procesní mapy je informační potřeba podniku vztažena k definici každého jednotlivého procesu. Navržený metodický rámec implementace informačního systému dává do souvislosti topologicky ohraničený proces a funkcionalitu informačního systému, podporující činnost uživatelů v rámci aktivity uvnitř procesu. Pro možnost hodnotového vyjádření kvality pokrytí potřeb uživatelů podniku je zaveden pojem informační potřeba podniku, která je následně kvantifikována a tvoří základ navrženého implementačního rámce.

Obr. 2 Informační potřeba podniku jako základ pro návrh implementačního rámce
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Kvantifikace procesu

Jedná se o navrženou metodu k nalezení hodnoty pokrytí požadavků uživatelů informačního systému na činnost informačního systému v rámci jednotlivých procesů v prostředí podniku a použitého podnikového informačního systému.

Kvantifikace se zabývá především:

  • Informacemi o časové náročnosti procesu
  • Mírou vlivu lidského faktoru
  • Důležitostí procesu pro podnik
  • Stavem pokrytí informační potřeby podniku
  • Ukazatelem přínosu

Kvantifikace typu časové náročnosti a míra vlivu lidského faktoru jsou spíše informativního charakteru a mají význam pro tvorbu dokumentace, případně procesní analýzu. Práce se rozborem a uplatněním těchto informací v evidenci procesu dále zabývat nebude.

Důležitost procesu pro podnik je kvantifikátor, který může být součástí modelu výpočtu objemu implementace, jak bude popsáno v jedné z následujících kapitol. Hodnota může být určena v procesu kvantifikace uživateli podniku, případně může být doplněna korekcí na základě informací o síle vazby na jiné procesy, pro které je existence aktuálního procesu nezbytná.

Obr. 3 Kvantifikace procesu
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Stav pokrytí informační potřeby je základním stavebním kamenem navrženého implementačního rámce. Kvantifikace tohoto typu umožní vyjádření stavu informační technologie v podniku před implementací informačního systému a po provedené implementaci informačního systému. Rozdíl hodnot těchto stavů pokrytí dává informaci o hodnotě přínosu implementace změny.

Jak již bylo uvedeno výše, stav pokrytí informační potřeby je stavová veličina a vyjadřuje hodnotu spokojenosti uživatele s dílčí funkcionalitou informačního systému. V příspěvku je dále sledován stav pokrytí ve třech stavech:

  • Aktuální stav pokrytí informační potřeby
  • Reálný stav pokrytí informační potřeby
  • Maximální stav pokrytí informační potřeby

Aktuální stav pokrytí hodnotí stav před implementací informačního systému. Reálný stav pokrytí hodnotí stav po provedení změny související s implementací nového informačního systému a odpovídající dílčí funkcionality týkající se souvisejícího procesu. V praxi se často požadavky v rámci reálného pokrytí označují skupinou "Need To Have". Maximální stav pokrytí hodnotí možný dosažitelný stav, který ale není nezbytný. V praxi se často požadavky v rámci možného dosažitelného pokrytí označují skupinou "Nice To Have".

Z takto definovaných stavů pokrytí lze odvodit přínosy implementace. Existuje reálný přínos implementace, získaný dosažením reálného stavu pokrytí a maximální přínos implementace, získaný dosažení maximálního stavu pokrytí potřeb uživatelů. Maximální stav pokrytí se obvykle týká požadavků uživatelů, které vyžadují více nákladů na řešení a v konečném důsledku je implementace relativně malého přínosu maximálního stavu pokrytí nákladnější než implementace požadavků reálného stavu pokrytí. To je také jeden z důvodů, proč jsou optimalizovány investice do informačního systému s cílem dosažení především reálných přínosů.

Ukazatel přínosu je další důležitou kategorií a souvisí s vyjádřením hodnoty úspory finančních prostředků při uplatnění přechodu ze stavu před implementací informačního systému do stavu po implementaci informačního systému, tedy z aktuálního stavu do reálného stavu.

Obr. 4 Měření přínosů implementace
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Základní postup stanovení hodnot spočívá v následujících krocích:

  1. Sestavení týmu z odpovědných pracovníků za ohodnocení kvantifikátorů souvisejících s jednotlivými procesy.
  2. Popis aktuálního stavu pokrytí informační potřeby podniku a jeho zaznamenání do dokumentu implementační studie.
  3. Popis požadovaného reálného stavu informační potřeby podniku a jeho zaznamenání do dokumentu implementační studie.
  4. Popis maximálního dosažitelného stavu pokrytí potřeby podniku a jeho zaznamenání do dokumentu implementační studie.
  5. Kvantifikace jednotlivých stavů informačních potřeb členy týmu ze strany zaměstnanců podniku, obvykle v procentním vyjádření.
  6. Výpočet aritmetických průměrů hodnot kvantifikace stavů informačních potřeb jednotlivými pracovníky týmu.
  7. Odsouhlasení získaných hodnot týmem pracovníků podniku.

Shrnutí hlavních rysů navržené metodologie

Navržený metodický rámec pro implementaci informačního systému spočívá v nalezení vztahu činnosti podniku a existence informačního systému. Za tímto účelem byla stanovena a popsána procesní mapa jednotlivých procesů v podniku, která je nositelem informací o topologii procesů a jejich kvantifikaci. Topologie procesů se zabývá umístěním jednotlivých činností (procesů) obsloužených pracovníky podniku v rámci svých profesních zařazení ve vazbě na informační systém podniku. Pro definici uvedené vazby byla stanovena a vymezena kategorie informační potřeba podniku. Následně byl navržen způsob a metoda kvantifikace jednak parametrů procesu (důležitost, lidský faktor) ale především kvantifikace informační potřeby podniku. Za tímto účelem byl definován pojem pokrytí informační potřeby. Informační potřeba je kvantifikována hodnotou pokrytí aktuálního stavu (stávající informační systém), hodnotou pokrytí reálného stavu a maximálního stavu (budoucí informační systém). Reálný stav je předmětem implementace nového informačního systému s odpovídající hodnotou nákladů na pořízení licence produktu a nákladů na implementaci. Rozdíl hodnoty aktuálního stavu a reálného stavu je definován pojmem reálný přínos. Reálný přínos je podkladem pro ohodnocení finančního přínosu implementace nového informačního systému a současně tvoří základ pro výpočet návratnosti investice do pořízení informačního systému ve vztahu k vynaloženým celkovým nákladům na vlastnictví informační technologie. Současně je hodnota reálného přínosu použita pro odvození hodnoty implementačních bodů, ke které je vztažena finanční hodnota implementace informačního systému. Evidence procesní mapy, jednotlivých procesů v roli nositelů informací o reálném přínosu a tedy i hodnotě implementačních bodů, následně tvoří základní informaci pro navržený model řízení implementace. Ta spočívá v akceptaci dosaženého naplnění pokrytí reálné potřeby, spotřeby implementačních bodů a dílčího splnění akceptačních kritérií.

Literatura

  1. Adair, J. E. Efektivní inovace. 1. vyd. Praha: Alfa Publishing, 2004. 233 s. ISBN 80-86854-04-4
  2. Aberdeen Group. ERP in Small and Midsize Businesses, Boston, Aberdeen Group, 2004.
  3. Adair, J. Vytváření efektivních týmů. Praha: Management Press, 1994.
  4. Basl, J. Podnikové informační systémy – Podnik v informační společnosti. Praha: Grada Publishing, 2005.
  5. Burkett, H. ROI on a shoestring: evaluation strategies for resource-constrained, ASTD Interantionl Conference, Davis, California, 2007.
  6. Coey, K. On Target 2.0, Dokumentace k implementační metodologii, Salsworks Systeme, 2002.
  7. Collins, J. C. ERP Gloom and Doom. Accounting Software News, 2005.
  8. Donnelly, J. H.; Gibbon, J. L.; Ivanchevich, J. M. Management. Praha: Grada Publishing, 1997.
  9. Johnson, G.; Scholes, K. Cesty k úspěšnému podniku. Praha: Computer Press, 2000.
  10. Kotter, J. P. Vedení procesu změny. Praha: Management Press, 2000.
  11. Ludvík, L. Konkurenceschopnost podniků v podmínkách globalizace. Ostrava, Ethics, 2005.
  12. Molnár, Z. Moderní metody řízení informačních systémů. Praha: Grada Publishing, 1992.
  13. Plamínek, J. Vedení lidí, týmů a firem. Praha: Grada Publishing, 2005.
  14. Sodomka, P. Informační systémy v podnikové praxi. Praha: Computer Press, 2006.
  15. Šuleř, O. Manažerské techniky II. Olomouc, Rubico, 1996.
  16. Tvrdíková, M. Zavádění a inovace informačních systémů ve firmách. Praha: Grada Publishing, 2000.
  17. Učeň, P. a kol. Metriky v informatice. Praha: Grada Publishing, 2001.
  18. Voříšek, J. Strategické řízení informačního systému a systémová integrace. Praha: Management Press, 1997.
  19. Vrana, I.; Richta, K. Zásady a postupy zavádění podnikových informačních systémů. Praha: Grada Publishing, 2005.

O autorovi

Ing. Svatopluk Hubáček, Ph.D., MBA, pracuje v oblasti implementace informačních systémů od roku 1992. Převážnou část této činnosti obsolvoval v implementacích produktů dříve společnosti Navision, dnes Microsoft Corp. divize Microsoft Business Solutions. V současné době autor pracuje v nadnárodní společnosti v pozici manažera s odpovědností v oblasti implementace a provozu informačních systémů v dceřinných společnostech používajících informační systém Microsoft Dynamics NAV.


21.05.2009 - Svatopluk Hubáček - četlo 21767 čtenářů.

[ Zpět ]


Tento článek ješte není ohodnocen.Hodnocení článku:
nejlepší [ 1 | 2 | 3 | 4 | 5 ] nejhorší
Verze pro tisk

Jméno
E-mail
Opište kód :    
Text
*)
   
Odkazy - pravý sloupec


  • Odběr novinek
  • Partneři webu:




  •  
  • Aktuální akce CVIS:


  •  
    Informační systémy
    v podnikové praxi
    (2. aktualizované a rozšířené vydání)
     

  • Nejčtenější články:
    1. SystemOnLine.cz:

    2. Přehledy informačních systémů 

      ERP systémy
       

      Plánování a řízení výroby
       

    3. ČSSI
    4. SSSI
    5. VUT v Brně
    6. Systemonline.cz
    7. Výzkum a vývoj v ČR
    8. ICT unie
    9. Cacio
    10. Živě
    11. Lupa
    12. AKA-MONITOR
    13. Jiko Blog
    14. Databázový svět
    15. destinationCRM.com
    16. MyCustomer.com
    17. ZDNet
    18. Nucleus Research
    19. ComputerWeekly.com
    20. IDC
    21. Gartner
    22. Deloitte
    23. Accenture
    24. Capgemini
    25. CIO
    26. Forrester Research
    27. Aberdeen Group
    28. Archiv: