SAP je již po mnoho let světovou jedničkou mezi podnikovými informačními systémy. Tak je i vnímán laickou veřejností, která často dělí IT řešení na ty, které nesou tuto značku a "ty ostatní". Systémy SAP dominují především v nadnárodních korporacích a velkých organizacích veřejné a státní správy. Na bázi "velkého ERP produktu" SAP Business Suite jsou však úspěšně rozvíjena také oborová řešení pro středně velké výrobní a obchodní firmy, které pod názvem SAP Business All-in-One budují a implementují téměř výhradně partnerské organizace. Jednu z nejvýznamnějších na českém trhu, společnost Aimtec a její produkt SappyCar, si představíme v 18. díle našeho pravidelného seriálu.
Podkapitoly seriálu
Štíhlá implementace jako konkurenční výhoda
Společnost Aimtec využívá při zavádění SappyCar svou vlastní implementační metodiku, která vychází z vlastních dlouhodobých zkušeností a standardní metodiky ASAP (Accelerated SAP). Samotný ASAP je natolik komplexní, že by byl pro použití v segmentu středně velkých výrobních firem příliš složitý. Proto byly některé jeho součásti pozměněny tak, aby byl zákazník při realizaci implementace co nejméně zatěžován a tam, kde si postup nevyžádá jeho vlastní aktivitu, pouze kontroloval výsledky. Proto také Aimtec nazývá svou implementační metodiku jako "štíhlou".
Na začátku implementace jsou stanoveny cíle a kritéria, a to opět "štíhlým způsobem". Tyto výkonnostní ukazatele směřují do hlavních oblastí, jako jsou zásobování, nákup, výroba, u nichž lze výkonnost reálně měřit.
Obr. 21: Příklad harmonogramu implementačního projektu SappyCar
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)
Typickým příkladem, kdy Aimtec změnil standardní postup za účelem zjednodušení a zkrácení implementačního procesu, je předsunutí přípravy dat na úvod projektu. Specialista pro přípravu dat (zkušený senior konzultant s logistickou a účetní praxí) již od počátku projektu koordinuje jednotlivé odborníky a zabezpečuje vytvoření číselníků a migraci dat.
Je schopen zákazníkovi přizpůsobit procesy v oblast číslování výrobků a materiálů pomocí standardizovaných postupů obsažených v produktových šablonách. K řízení celého procesu slouží balíček vytvořený přímo v SAP, který jednotlivé kroky hlídá.
Obr. 22: Hlavní rozdíly mezi klasickou a štíhlou implementací
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)
Štíhlá implementace byla aplikována např. v případě nasazení SappyCar ve společnosti Plastkov Automotive. Celý projekt zavádění systému trval pouhých 6 měsíců, a to i přesto, že se v jeho průběhu firma měnila a restrukturalizovala. Během dvou měsíců od začátku implementace byl nasazen do ostrého provozu modul účetnictví a za další 4 měsíce již celá firma, čítající 800 zaměstnanců a tři pobočky, využívala plnou funkcionalitu celého systému.
Jak probíhá proces implementace
Samotná implementace má několik fází. V prvním kroku je definován samotný projekt a provedena analýza. Analýza probíhá následujícím způsobem: každý proces v SAP je rozebrán se zákazníkem. Konzultant vysvětlí průběh procesu a jeho výsledek. Případné změny dle požadavků zákazníka jsou definovány a zaznamenány pomocí softwarového nástroje Lotus Notes, který Aimtec používá v rámci projektové metodologie. Společnost Aimtec je díky svým produktovým šablonám a projektové metodologii schopna provést analýzu do jednoho měsíce i s odsouhlasením zákazníka.
Po definici změn dochází ke schválení cílového řešení a nastává samotná instalace systému. Dalším krokem je nastavení customizované šablony, a to do 14 dnů od schválení cílového konceptu. Během nastavování a průběhu analýzy pracuje specialista na přípravě dat k testování. Prototypování je další fází, kdy konzultanti s klíčovými uživateli prochází všechny procesy, ověřují jejich práci a zaznamenávají do systému, zda test proběhl úspěšně. Díky tomu lze sledovat postup implementace. Na konci prototypování proběhne integrační test pro všechny procesy společně.
V druhém kole prototypování jsou odstraněny všechny kritické připomínky. Celý průběh je sledování prostřednictvím Lotus Notes. Každý proces na projektu má svůj status (testován, ukončen, předán). V další záložce se evidují jednotlivé připomínky, jejich statut a do jakého termínu mají být vyřešeny.
V oblasti plánování a řízení výroby zkoordinovala společnost Aimtec plánovací procesy s řízením výroby, nákupní a prodejní logistiky, neboť požadavky na ně vznikají při zpracování odvolávek. Konzultant, který je supervizorem pro implementaci plánování a výroby, samozřejmě musí rozumět také nákupu a prodeji, aby dokázal všechny procesy správně
propojit.
V šabloně se kumulují zvyklosti zákazníků. Společnost Aimtec je průběžně doplňuje, takže v rozsahu formulářů a reportů má celou řadu vlastních rozšíření, které zákazník dostává za atraktivních podmínek. V tzv. praprojektu (anonymním úložišti) se ukládají všechny zákaznické změny a tím je šablona rozšiřována. Jsou zde evidovány také všechny
dokumentace, popisy bez vlastníků procesů. Při oslovení nového zákazníka se vychází právě z tohoto praprojektu.
Možnosti pořízení a licencování systému
Pořízení SappyCar je založeno na licencování pojmenovaných uživatelů s tím, že licence opravňuje k využití funkcionality celého ERP systému. Licence tedy nelze koupit pouze na jednotlivé moduly, výjimkou je zpracování mezd (payroll proccesing), které je licencováno podle počtu kmenových záznamů, tj. počtu pracovníků. Dále jsou zvlášť zpoplatněny aplikace Business Objects, platforma Business Intelligence dodávaná společně s produkty SAP. Základní cena licence Business Objects je definována pro deset uživatelů, zákazník opět získává jejich plnou funkcionalitu
Jsou stanoveny celkem čtyři kategorie uživatelů. Tzv. "developer user" má vývojářská práva a vstupuje pouze do vývojového prostředí. "Professional user" neboli neomezený uživatel představuje základ ceny licencí a má možnost přistupovat do všech oblastí SAP. Další kategorií je "limited professional user", jehož pořízení je levnější než u předchozí kategorie. Využívá se u uživatelských rolí, kde se nepředpokládá větší rozsah činností. Typickým uživatelem takovéto licence je např. skladník, který pracuje jen s několika transakcemi. Poslední uživatelská kategorie se nazývá "employee user", což je přístup pouze pro čtení využívaný obvykle vrcholových managementem firmy.
Kromě aplikace je nutné pořídit licence pro databázový stroj, zákazník může zvolit MaxDB, Oracle Database, IBM DB2 nebo nejčastěji používanou platformu, Microsoft SQL Server. Pro pořízení systému existují různé typy financování a speciální obchodní podmínky, které poskytuje Societe Generale. Služba se nazývá SAP Financing, jehož prostřednictvím banka nabízí financování celého projektu, tedy jak licencí a hardwaru, tak implementačních prací. Existuje i možnost pronájmu, kterou lze dohodnout podle individuálních požadavků zákazníka.
Servisní služby
Z ceny licencí se vypočítává roční poplatek za údržbu systému (maintenance). Maintenance je chápán jako prodloužená záruka na produkt, proto jsou v rámci údržby systému dostupné nové verze a update týkající se oprav (patche) a legislativních změn. Platí-li zákazník maintenance, pak má rovněž právo přístupu na všechny portály, samozřejmostí jsou služby hotline a helpdesk.
Helpdesk slouží k evidování požadavků uživatelů, postupu jejich řešení a přehledu zaznamenaných problémů. Reakční doby helpdesku jsou rozlišovány podle míry závažnosti řešeného požadavku, a to na kritické a nekritické. Helpdesk společnosti Aimtec je dostupný nepřetržitě po celých 365 dní v roce.
Servisní poplatek se hradí na základě smlouvy o podpoře, kterou Aimtec se svými zákazníky uzavírá po ukončení implementačního projektu. Tato smlouva obsahuje také ujednání týkající se předplacených služeb pro preventivní údržbu systému a jeho rozvoj. Zahrnuje také situace, kdy zákazník potřebuje novou funkcionalitu, např. přidat další dodavatele přes EDI, či nové dodavatelské koncepty. Předplacené služby jsou kvantifikovány jako počet člověkodní za měsíc. V rámci smlouvy o podpoře lze stanovit balíčkovou cenu služeb za rok. Předplacené služby si zákazník může vybírat, sčítat a převádět si je mezi jednotlivými měsíci a postupně si naspořit na další možné úpravy systému.
Součástí podpory od společnosti Aimtec je rovněž tzv. profylaxe. Administrátor pravidelně prochází (obvykle jednou za měsíc) celý systém, zkontroluje velikost databáze, rychlost odezvy, aby bylo možné dopředu identifikovat potenciální problémy, které mohou rutinním provozem vzniknout. V rámci servisních služeb je prováděno i školení uživatelů (u zákazníků s velkou migrací zaměstnanců), a to i přesto, že během implementace konzultanti usilují o takové vyškolení klíčových uživatelů, aby dokázali sami průběžně školit nově příchozí koncové klienty.
Aimtec poskytuje podle potřeby zákazníků také SLA smlouvu, podle níž je schopen přejmout plnou odpovědnost za aplikační podporu, garantovat, že systém běží v souladu s dokumentací a stanovit doby odezvy a doby vyřešení problému. Tato garance na určité úrovni je i součástí smlouvy o podpoře. Pro zákazníky v automobilovém průmyslu by výpadek výrobní linky mohl znamenat značné náklady. Kritické provozy proto lze zajistit právě SLA smlouvou. Kromě ní jsou definovány a popsány náhradní řešení pro řízení výroby, softwarové i bez využití systému.
Podkapitoly seriálu
01.12.2010 - Petr Sodomka, Dagmar Šulová - četlo 136368 čtenářů.
