IFS Aplikace pocházejí ze Švédska. Ze systému původně zaměřeného na řízení údržby postupně vzniklo komplexní řešení patřící dnes do první desítky světového ERP trhu. IFS Aplikace řadí k absolutní špičce nejen jejich globální přítomnost a podíl na trhu, ale také vyspělá detailní funkcionalita a využití moderních technologií. Proto také tento systém užívá tisíce prestižních, především výrobních podniků a projektově zaměřených organizací. V sedmé části našeho seriálu Informační systémy pro české podniky vám podrobně představíme právě tento vyspělý ERP systém a opět uvedeme několik příkladů, které by vás mohly vést k zamyšlení nad jeho volbou pro vaši organizaci.
Podkapitoly seriálu
Společnost Altec se projektovému řízení v IFS Aplikacích začala intenzivně věnovat v roce 2005, kdy došlo k náběhu první zakázky na projektové řízení do rutinního provozu. Důvodem orientace na tuto oblast byly požadavky zákazníků, kteří chtěli zvládnout procesy i jinak než prostřednictvím základních logistických toků, jako jsou zákaznické objednávky, výrobní zakázky, nákupní objednávky.
Řízení projektů se natolik osvědčilo, že se je Altec od roku 2006 využívá i pro vlastní řízení projektů implementace.
Proč používat projektové řízení?
Projektové řízení je vhodné použít zejména tehdy, nechce-li společnost, aby byly projekty řízeny individuálně. Žádoucí jsou naopak unifikované pohledy na projekty, dodržování podnikových standardů, používání a přidělování shodných zdrojů. Nedojde tak k tomu, že si hlavní projektový manažer rezervuje zdroje pouze pro své projekty a ostatní vedoucí projektů je nebudou mít odkud čerpat.
Projektové řízení se opírá o čtyři základní roviny, jejichž zvládnutí je pro úspěch projektu klíčové. Na prvním místě je časová rovina projektu, kdy každá činnost musí mít začátek a konec, vazby na ostatní souběžně probíhající činnosti, případné rezervy a skluzy. Časové řízení průběhu projektu závisí na jeho struktuře. Ta je dána projektem, libovolnou strukturou podprojektů a finální entitou – činností, které se dále dělí na zdroje a úlohy. Činnost je nositelem termínů a nákladů. Zdroje vážou náklady, které vstupují do kalkulace. Úlohy jsou součástí definice workflow. Úloha se může sestávat z určitých kroků a jejich provedením dostává procentuální ohodnocení svého celkového plnění.
Druhou nezbytnou součástí realizace projektu a významný limitující faktor je přiřazení zdroje pro každou činnost. Úroveň řízení či plánování zdrojů se pak odráží na jejich optimálním využití. Mezi hlavní typy zdrojů patří pracovníci (hodiny práce) a výrobní stroje (kapacita zařízení), případně i finance. V rozšířeném pohledu to mohou být vlastní i externí vývojové kapacity. S tímto omezujícím faktorem pracuje např. společnost Toshulin, která projektuje na zakázku svislé soustruhy, přičemž je navázána na vývoj součástí u různých dodavatelů. Tato činnost je náročná zejména na koordinaci a testování prototypů a jejich návaznost při sestavovaní daného strojního celku.
Projektové řízení umožňuje také aktualizaci vytížení zdroje. Při odpisu času na projektech čili odhlášení nákladů se zdroj i celková kapacita dané skupiny zdrojů automaticky aktualizuje.
Řízení vnitřních a vnějších dodávek projektu
Řízení projektů se neobejde také bez řízení dodávek na projekt. Jedná se o interní a externí činnosti či služby, které musí být zakomponovány do plánu projektu. Tyto dodávky jsou pak k dispozici v požadovaném množství a kvalitě a včas dle daného časového harmonogramu. Podle toho se pak výrobce rozhoduje, zda pro danou činnost alokuje vlastní kapacity nebo dá raději přednost dodavatelskému plnění.
Činnost jako řídící entitu projektu je možné zajistit prostřednictvím dvou základních druhů dodávek. První z nich je nákupní objednávka, která prochází např. přes nákupní požadavek, druhou je výrobní zakázka. Nakupované nebo vyráběné položky jsou dvojího druhu, jedny jsou primárně řízeny projektem a jsou vyráběny pouze pro účely projektu a ty ostatní, které jsou plánovány anonymně (např. materiálové vstupy nebo polotovary pro projektově dodávané položky).
Pokud je činnost a její termíny, množství řízena projektem, jedná se o dodávky podle projektu. Dojde-li ke změně činnosti, aktualizují se jednotlivé objekty činnosti. Naopak je-li problém se zajištěním činnosti v nákupu či výrobě, tak se informace promítá do projektu. Manažer projektu vidí zpožděné objekty, a přitom je nemusí procházet. Navíc to u výrobků s několika tisíci položkami ani není možné.
Řízení nákladů, workflow a přístupu k projektům
K projektům jednoznačně patří řízení nákladů, které je na počátku postaveno na kvalifikovaném odhadu ceny materiálu, mezd a času. IFS Aplikace nabízí nástroje, které pomáhají determinovat s relativně dostatečnou přesností plánované náklady. V této fázi nejde o propočítávání detailních položek. Rozpočet bývá právě u projektově řízených, tedy složitých a často jedinečných celků, skutečným neuralgickým bodem. Poté co je znám odhad nákladů, následuje fáze rozplánování jednotlivých činností, dle termínů, zdrojů, dodávek.
Všechny jmenované čtyři roviny musí projekt integrovat. IFS Aplikace obsahují nástroje, jak tyto popsané oblasti obsáhnout, a nabízí sofistikované nástroje pro řízení a "uřízení" projektů. Jejich vlastní uřízení je však již na projektovém manažerovi nebo vedoucím projektu.
Celým systémem IFS Aplikací se prolíná workflow, obsažené v části Document Management. Projekty však mají k dispozici své vlastní workflow, které je s obecným workflow kompatibilní. Schvalovací proces u projektů je taktéž identický.
Ve větších organizacích je u projektů nezbytně důležité nadefinovat kromě struktury projektu, i strukturu přístupu k jednotlivým entitám (projekt, podprojekt, činnost). Jedná se o definici přístupových práv např. pro obsluhu zařízení tak, aby mohli nahlížet pouze do své povolené oblasti, a to individuálně.
Okamžitá kontrola stavu a vývoje projektu
Po započetí realizace projektu se musí sledovat náběh skutečných nákladů na projekt a rozdíly mezi dosaženými a odhadovanými položkami rozpočtu. Skutečné náklady vznikají buď „odhlášením“ času zdrojů použitých na projektu, odepsáním části výrobní zakázky, nebo ohodnocením výdeje materiálu na zakázku, případně platbou za nákup, prostřednictvím účtenky nebo faktury. V účetnictví, při kontaci faktury, se zadá číslo projektu a číslo činnosti, ke které se naváže.
Sledovat náklady je třeba nejen v okamžiku, kdy vznikají. Je třeba umět předvídat, jakým způsobem může náklad překročit plánovanou hodnotu, odhadnout rizika projektu atd. Problémy je žádoucí i aktivně vyhledávat a upozorňovat na to, kde mohou nastat. V návaznosti na skutečnost se provádí korekce rozpočtu a odhaduje se dopad na celý projekt.
IFS Aplikace nabízí vyhodnocení prognózy spotřeby nákladů a dokážou upozornit na možné problémy, např. v okamžiku 20 % plnění činnosti je již navázáno 70 % pevných nákladů. Obsahují ukazatele SPI (Schedule Performance Index) případně CPI (Cost Performance Index), které informují o tom, jak si projekt časově stojí (zpožděn oproti plánu, na čas, před plánem) a jak se vyvíjí náklady oproti plánu. Na základě toho, je možné spočítat, kam se projekt časově a nákladově posune.
Hierarchie projektu je postavena tak, že čas a náklady se vždy načítají z nižšího stupně na vyšší. Tak je možno kumulovat náklady ze zdrojů a úloh, případně na jednotlivé činnosti, z činností na podprojekty, ze skupin podprojektů až na konečný projekt. Náklady pak lze v každém stupni zobrazit v pohledu na odhadované, plánované a skutečné.
Kapacitní vyhodnocování projektu je postaveno na podobné bázi jako ve výrobě. Jednotlivé zdroje jsou přiřazeny k činnostem, které jsou vyhodnocovány pomocí výpočtů, jehož součástí je zvolený vektor projektů. Např. výpočet A, může zahrnovat projekty 1,2,8, výpočet B obsahuje projekty 2,3.4. Výhodou tohoto přístupu je možná simulace toho, co se stane, pokud se do daného projektového portfolia přidají projekty, které jsou buď podobné, nebo nové. Tím je možno nasimulovat navýšení kapacity, a získat tak aktuální výpočet na aktuálních i přidaných projektech.
Pro řízení výkonnosti podniku i samotného projektu v reálném čase nabízí IFS Aplikace funkcionalitu Corporate Performance Management. Její součástí je metoda Balanced Scorecard a výkonnostní ukazatele dostupné ze standardní knihovny. Detailnější analýzy měřených klíčových ukazatelů a příležitostí ke zlepšení lze získat za použití předem vytvořených OLAP datových kostek.
Komunikace uvnitř projektu
Projektový manažer má za úkol rozpracovat projekt do činností, ke kterým je navázán seznam úkolů či úloh. Každá úloha má své kroky, a je za ni zodpovědná osoba nebo skupina osob. Daný úkol se objeví ve workflow přiřazeného pracovníka, který je tak informován o termínech a podrobnostech. Pokud není úkol splněn, dostane osoba z nadřízené složky (činnosti, podprojektu, projektu) automaticky informaci o zpoždění. Detailní informace o činnostech, úlohách projektu, zejména pokud jdou do „červených čísel“, včetně stavu indexů SPI, CPI je možno zobrazit právě skrze portál, zmíněný na začátku článku. Projektový manažer nemusí zjišťovat stav jednotlivých úloh, ale vidí, zda je projekt v pořádku nebo ne. Účelem tedy není hledat informace, ale být informován.
K nadefinovaným krokům (zadání, odhad pracnosti, realizace, testováno, akceptováno) je přiřazeno procentuální vyjádření stavu činnosti, např. odhad pracnosti 40 %, testováno 80 % akceptováno 100 %. To je možno kombinovat s počtem odhlášených hodin. Pro každou činnost v závislosti na charakteru lze zvolit způsob sledování jejího plnění. Např. u vozu pro čištění tratě, bude plnění závislé na čase odhlášení, které je svou podstatou lineární. U vývoje se plnění odvíjí od provedení určitých kroků, bez možnosti vymezit jejich čas.
Oblasti spojené s projektovým řízením
IFS Nákup - zde je vazba na nákupní požadavek či objednávku, obsahuje i zajímavou funkčnost pro vyhodnocení dodavatelů. Z projektu je přímo možné řídit nákupy formou poptávkového řízení.
IFS Finance - propojení projektu a účetnictví přes definované segmenty na úrovni účetní osnovy.
IFS Správa dokumentů - ke každé činnosti projektu je možné přiřazovat dokumenty.
IFS Údržba – k projektům je možné připojovat údržbové pracovní objednávky podobně jako nákupní objednávky, a náklady promítat do projektu. Funkcionalitu této komponenty lze využít ve chvíli, kdy se ukončený a předaný projekt převádí na záruční a pozáruční servis.
IFS Engineering – zahrnuje funkcionalitu pro navrhování výrobku PDM (Product Data/Definition Management) a komplexní řízení jeho životního cyklus zahrnující všechny jeho fáze od průzkumu trhu, návrhu výrobku a výběrového řízení, přes objednávku a vlastní realizaci, až po dodání a kompletaci v místě působení zákazníka.
Funkcionalita PDM úzce souvisí s komponentou Dodávka podle projektu. Například společnost ZAT má výrobkové struktury v PDF formátu, vytvořené v IFS Engineering. PDM slouží k řízení rozličných dat k výrobku, od fáze návrhu až po výrobu. Jedná se o plány, modely, CAD soubory, obrázky a ostatní projektové struktury, včetně schvalování. PDM podporuje i Multisite, umožňuje přenos a sdílení informací mezi společnostmi v řetězci. Např. ve společnosti Armatury Group, která se zabývá zakázkovou výrobou armatur, je v oblasti konstrukce úspěšně vyřešeno propojení a přenos dat z grafického systému 3D Solid Works (CAD nástroj) včetně konstrukčních vazeb do technologického kusovníku v modulu IFS PDM. Výkresy, konstrukční zpracování vznikají na jiném místě včetně razítka a potvrzení.
Mezi novější funkcionality, které podporují projektové řízení, patří Risk management a Budgeting a Forecasting, které provazují rozpočty hlavní knihy s rozpočty projektu. Jedná se o řešení, umožňující řídit většího počtu společností podílejících se na developerském projektu, a to včetně komplikovaných finančních vazeb.
Řízení projektů ve výrobních organizacích
Řízení projektů poskytuje dostatečné množství rozmanitých nástrojů, ať už pro zajištění hlavní nebo podpůrných činností společnosti. Důkazem je fakt, že žádná výrobní organizace užívající IFS Aplikace, zejména pak strojírenského typu, se bez této části systému neobejde. Každá z nich přitom používá projektové řízení v trošku jiné podobě a pro jiný účel. Dnes je vzhledem k důležitosti projektového řízení při každé nové implementaci IFS Aplikací standardně zařazována komponenta IFS Projekt.
Pro začlenění projektového řízení do IFS Aplikací se rozhodli také dva významní strojírenští zákazníci, kteří provozují tento systém již několik let. První z nich je dceřiná společnost Českých drah - Traťová strojní společnost, zaměřená na výstavbu, modernizaci, opravy a údržbu železničních tratí. Tato společnost pokrývá prostřednictvím projektového řízení vlastní hlavní pracovní činnost, kterou je provoz traťových strojů, opravárenství a drážní doprava. Přechází z jednoduchých logistických entit jako je nákupní objednávka, výrobní zakázka na komplexní projektové řízení.
Druhou společností je JSP, přední český dodavatel a výrobce měřicí a regulační techniky. JSP má naopak řízení projektů jako podpůrný proces pro řízení dodávek. Cílem jeho aplikace byla strukturalizace rozsáhlých projektových zakázek, které nelze efektivně realizovat pouze prostředky modulu IFS Distribuce. Tyto zakázky zahrnují dodávku projektu (dokumentace), hmotnou dodávku, montáž na stavbě, realizaci záručního a pozáručního servisu. S tím souvisí i řada milníků, velké množství dokumentace a dalších procesů, které je nutné průběžně řídit, kontrolovat a vyhodnocovat.
Nadstandardní integrace projektů s ostatními moduly byla hlavním důvodem, proč společnost ZAT Příbram, dodavatel automatizovaných systémů kontroly a řízení pro tepelné, jaderné a jiné elektrárny, dala přednost IFS Aplikacím před jinými světovými řešeními. Tato společnost navrhuje a dodává unikátní systémy v období i několika let a řádu miliard korun.
ZAT se od ostatních projektových organizací liší tím, že projektově řídí nejen vlastní zakázky, ale i samotné dodávky. Výroba není iniciována zákaznickou objednávkou, ani jinými plánovacími mechanismy typu MRP, ale je řízena činností projektů. Jinými slovy: O tom, co bude kdy zaplánováno, rozhoduje projekt. ZAT dnes rutinně používá toto řešení již déle jak tři roky.
Společnost MTH Praha, která vyrábí speciální stroje a vozy pro čištění tratí, drezíny, využívá projektové řízení pro zaplánování průběhu zakázky, resp. projektu a souvisejících činností (konstrukční, testovací včetně získání certifikátu apod.). Na rozdíl od společnosti ZAT zde samotná výroba projektově řízena není, vazba na projekt se týká pouze předávání informací o tom, co se má v kterém okamžiku vyrobit. Pro řízení výroby je použit modul Výroba na zakázku formou DOP objednávek.
Ve společnosti ADAST Systems se formou projektu řídí a plánují investiční celky a také interní vývojové projekty, zahrnující návrh nového výrobku. Jedná se pouze o evidenční a plánovací nástroj pro řízení nákladů, výroba samotná je řešena v modulu výrobní zakázka a DOP (Seiban) podporována je naplánováním MRP, které zajišťuje nakupované materiály a polotovary vlastní výroby.
Projektová kancelář dle společnosti Altec
V projektech je třeba se neustále zdokonalovat a nevymýšlet již objevené. Obecně platí zásada, že každý další projekt by měl být lepší než ten předchozí. Altec proto definuje pojem Projektová kancelář.
Projektová kancelář má za úkol dodržovat standardy v projektech, vytvořit dokumentaci k projektu, standardní formuláře pro vykazování projektů, evidenci nákladů, a také reporty, které budou informovat o stavu projektů. Princip projektové kanceláře ukazuje obrázek č. 13. Toto schéma zobrazuje, jakým způsobem by se měla projektová kancelář vyprofilovat, aby funkcionalita projektového řízení v IFS Aplikacích fungovala rozumným způsobem.
Dolní vrstva představuje platformu, která je rozdělená na region a obor. Jsou to činnosti, které pracovník zpracovává ve své kompetenci.
Projektová kancelář Altec
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)
Podnik např. zpracovává tyto činnosti: návrh, vývoj, testování, výroba, certifikace, které jsou v portfoliu daného pracovníka. Činnosti se seskupí do jednotlivých projektů (označených P1 až P9). Projekt je tedy např. dodávka zařízení zákazníkovi. Zakreslená pyramida říká, že projekty P2 až P5 spadají pod projektového manažera číslo 2. „Planetky“ představují kompetenční centrum, což je skupina lidí, kteří jsou odborníci ve svých oblastech a věcně zajišťují realizaci jednotlivých řešení.
"Backoffice" se stará o standardizaci, evidenci nákladů, tvorbu reportů. Jedná se o službu, kterou není obtěžován ani projektový manažer ani pracovník kompetenčního centra.
Na vše dohlíží vedení CPM (Chief Project Manager) a COO (Chief Operational Officer), nad kterým je top management společnosti nebo asistenční servis, který předává informace z projektů vedení firmy.
Podkapitoly seriálu
06.04.2009 - Hana Klčová - četlo 150673 čtenářů.
