IFS Aplikace pocházejí ze Švédska. Ze systému původně zaměřeného na řízení údržby postupně vzniklo komplexní řešení patřící dnes do první desítky světového ERP trhu. IFS Aplikace řadí k absolutní špičce nejen jejich globální přítomnost a podíl na trhu, ale také vyspělá detailní funkcionalita a využití moderních technologií. Proto také tento systém užívá tisíce prestižních, především výrobních podniků a projektově zaměřených organizací. V sedmé části našeho seriálu Informační systémy pro české podniky vám podrobně představíme právě tento vyspělý ERP systém a opět uvedeme několik příkladů, které by vás mohly vést k zamyšlení nad jeho volbou pro vaši organizaci.
Podkapitoly seriálu
Obchodní model IFS Aplikací je hybridní, implementaci tudíž může provést jak společnost IFS Czech, tak v současnosti její jediný partner, společnost Altec (blíže viz kapitola 1). Běžná je i kooperace pracovníků obou společností či zahraničních zastoupení IFS.
Obchodní model není pro potenciální partnery uzavřen, IFS jako korporace však klade velký důraz na výběr a kvalitu spolupracujících organizací, a jde cestou výběru podle přísných kritérií kvality. Důležité je, aby implementace probíhaly rychle za minimálního zatížení zákazníka, což vyžaduje, aby lidé odpovědní za projekt byli specialisty a profesionály zároveň.
IFS Aplikace lze pořídit standardním nákupem i pronájmem po internetu. IFS Aplikace jsou licencovány na tzv. vyjmenované uživatele (named user) bez dalších omezení. Znamená to, že k informačnímu systému se může přihlásit v jednom okamžiku maximálně tolik uživatelů, na kolik zní udělená licence.
Implementační metodika a pět fází projektu
Implementační metodika IFS/AIM 2004 (Application Implementation Metodology) pro IFS Aplikace představuje významný nástroj, napomáhají dosažení optimálního výsledku při zavádění systému. Tato „příručka“ pokrývá celý životní cyklus projektu od tvorby úvodní studie až po předání systému do provozu. Obsahuje přesnou specifikaci jednotlivých etap implementačního projektu, jejich činnosti, posloupnosti a řízené dokumenty (definiční dokument projektu, zápis z jednání, akceptační protokol apod.).
Metodika rozděluje projekt zavedení systému do pěti samostatných a na sebe navazujících fází – inicializace projektu, návrh řešení, dodávka včetně nastavení, implementace, zahájení provozu.
Nejprve Altec spolu se zákazníkem upřesňuje a popisuje představy o novém systému do tzv. definičního dokumentu projektu. Ten obsahuje co je předmětem dodávky, očekávání zákazníka, akceptační kritéria pro přijetí projektu jako dokončeného, resp. změření toho, čeho měl projekt dosáhnout.
Návrh řešení představuje samotnou analýzou stavu budoucí aplikace ve vztahu k doposud provozovanému systému. Jinými slovy konfrontujeme podnikovou realitu s tím, co aplikace obsahuje. Výsledkem druhé etapy je model funkčnosti. Příkladem může být procesní mapa zákazníka IDC Holding, zobrazující Multisite v procesně-operativním řízení. Každý proces má svou strukturu, včetně rolí a pozic, a je na něco vázán. Tento procesní model je exportován zákazníkovi, který je s ním seznámen a lépe tak porozumí aplikaci.
Pro mapování hlavních procesů zákazníka používají konzultanti IFS Business Modeler. Využívají k tomu procesní diagramy, kde jsou popsány standardní procesy. Procesy se v tomto nástroji zakreslí, a tvoří základ zákaznického řešení. Diagram naznačí průběh zakázky, jako hlavního procesu. Zákazník si může pořídit licenci k IFS Modelleru a s jeho pomocí si dokáže sám budovat a modelovat průběh procesů. (např. společnost Austin Detonator) Prakticky se s každou licencí IFS Aplikací prodává jedna licence Modelleru pro potřeby zákazníka.
Konfigurace řešení sestává z dodávky úprav, které jsou nezbytné pro zákazníka, nastavení dat a testování. IFS Aplikace umožňují dodávat do aplikace nové funkcionality bez toho, aby byly ohroženy ty původní. Nové věci je možno testovat nezávisle. Unikem IFS Aplikací je Data Migration Tool, který se používá k čištění dat a jejich importu do aplikace. Tento nástroj může po zaškolení využívat i zákazník sám.
Předposlední etapou je implementace, která zahrnuje školení koncových uživatelů, testování zákaznického řešení a akceptačních testů tak, aby každý pracovník věděl, jaké činnosti má vykonávat. Je ukončena společným konstatováním o převodu systému do provozu, začíná tak etapa zahájení provozu. Aplikace se nastaví na koncové stanice a dochází k přepnutí starého systému na nový. Tím systém nabíhá do provozu a přechází do stavu podpory. Při rozhodnutí o implementaci IFS Aplikací je standardní, že zákazník při podpisu implementační smlouvy podepisuje i smlouvu o podpoře, aby nedocházelo ke zbytečným problematickým stavům v případě neakceptace díla.
Přínosy, které souvisí s metodikou implementace, představuje "véčkový" model, založený na ověření a srovnání stanovených akceptačních kritérií s realitou, zda a v jaké míře byla splněna.
Má-li podnik požadavek procesního charakteru, např. snížit obrat zásob, je v oblasti systému správa materiálu rozběhnut interní organizační tok jako proces. Ten je pokryt funkčně, definovanými akcemi systému, které budou provádět konkrétní lidi. Na každé úrovni pak existuje srovnání. Tak dojde k ověření aplikačních a funkčních požadavků, lapidárně řečeno srovnání okna a funkcí, které používá.
Mezi očekávané výstupy jednotlivých etap patří milníky projektu, řídící struktura projektu, jmenování osob, jejich rolí a zodpovědností v projektu. Dosahování jednotlivých milníků je navázáno na body či hlediska. Proces nasazení systému se dá urychlit v případě, že zákazník je na zavedení informačního systému předpřipraven tak, že má jasně řečeno, čeho chce dosáhnout a toto má srozumitelně sepsáno. Ať už ve formě matice požadavků nebo seznamu věcí, které tvoří cílový stav a musí se splnit.
Záruční a pozáruční služby
Servisní služby jsou rozděleny do fáze implementace a fáze podpory, přičemž přechod z jedné do druhé není okamžitý. Běžná praxe je, že při podpisu akceptačního protokolu zajišťuje podporu tým, který provedl implementaci, a to po celý rok, např. do další roční uzávěrky. Teprve potom zákazník přechází do péče pracovníků servisního oddělení.
Předmětem záručních služeb je garance souladu funkcionality softwaru s dodanou dokumentací a platnou legislativou v dané zemi v době dodání systému. Záruka však již nepokrývá budoucí aktualizace legislativy. Ty jsou zaručeny servisní smlouvou. Legislativní lokalizaci systému v ČR i SR garantuje IFS Czech. Standardní délka záruky je dva roky, v případě splnění určitých obchodních podmínek ji lze prodloužit na tři až čtyři roky. Záruční podmínky platí bez ohledu na podpis servisní smlouvy.
Pozáruční služby jsou řešeny servisní smlouvou (smlouva o údržbě softwarových produktů), která pokrývá nárok na upgrade (každou nově vydanou verzi produktu v rozsahu zakoupené licence), update (legislativní změny), telefonickou podporu a definuje maximální reakční doby a maximální doby řešení závad v závislosti na jejich závažnosti.
Zákazník může servisní smlouvu uzavřít nikoliv až po akceptaci díla, ale už v době, kdy systém kupuje. Často totiž již během implementace potřebuje nové verze, opravné balíčky, opravy legislativy apod. Nejzazší okamžik, kdy by zákazník měl uzavřít tuto smlouvu, nastává obvykle přibližně šest měsíců poté, kdy dojde k podpisu smlouvy o implementaci. Cena podpory je vyčíslena na 15 % z roční ceny licence. Po dobu platnosti servisní smlouvy trvá záruční doba na implementovaný systém.
Společnost Altec nabízí zákazníkům také širokou škálu nadstandardních služeb, jako jsou analýza nestandardních situací, vyhledávání chyb v datech či pomoc při návrhu dílčích řešení (např. sběr dat z výroby, docházkový systém, napojení CAD/CAM). Altec je dále schopen pomoci svým klientům při využívání dotací z Evropských fondů, zprostředkování leasingu, nebo úvěru na pořízení informačního systému a v dalších finančních, technických i organizačních záležitostech.
Všichni zákazníci mají k dispozici klientský portál (Life-cycle Support Portal), který je vybudován a sdílen jak IFS Czech, tak společností Altec. Tato společná aktivita má za cíl lépe a efektivněji sdílet informace mezi zákazníky a oběma zmíněnými společnostmi. Portál obsahuje důležité informace pro servisní pracovníky, např. o průběhu a detailech implementace, specifických zákaznických úpravách. Portál je přístupný i pro zákazníky, kteří prostřednictvím webového rozhraní mohou zaznamenávat požadavky, sledovat komunikaci, která se odehrává mezi řešiteli, vývojáři, konzultanty.
Existují i služby nad rámec systému, avšak s ním nutně spjatých. Jedná se o požadavky na doporučení řešení či zprostředkování dodávek, která nejsou obsažena v základní nabídce IFS Aplikací.
Podkapitoly seriálu
06.04.2009 - Hana Klčová - četlo 150671 čtenářů.
