Podnikové řešení QAD Enterprise Applications patří do první desítky světového ERP trhu. Jeho tvůrce, americká společnost QAD šla nejprve cestou definování cílových odvětví, na něž se posléze zaměřila při vývoji svého ERP produktu. Podařilo se jí tak vytvořit detailně propracovanou funkcionalitu pro vybrané obory podnikání, kterou dnes oceňuje více jak 6 000 zákazníků po celém světě. V 9. dílu našeho seriálu si představíme nejen možnosti tohoto systému, ale i nejvýznamnější projekty, které v ČR a SR realizovala společnost Minerva, významný implementační partner QAD pro region střední a východní Evropy.
Podkapitoly seriálu
Tři zásadní oblasti řízení firmy
Společnost QAD se při vývoji systému zaměřuje na řízení tří zásadních oblastí řízení firmy. První z nich je tok materiálu od dodavatelů, přes definovanou strukturu firmy až k zákazníkovi. K tomu lze vymezit tzv. místa, resp. lokalitu (vzdálený sklad, závod, konsignační sklad), pro kterou lze samostatně řídit zásoby. V systému jsou plánovací funkce, které umí pracovat jak lokálně nad jednotlivými definovanými místy, tak nad síťovou strukturou entit jako celkem. Jednotlivá místa se mohou dále rozdělit na skladová (sklady ve výrobě, nákupu, prodeji), a systém je pak schopen řídit i interní přesuny materiálu, polotovarů či hotových výrobků. Toto řízení je charakteristické pro dodavatelský řetězec (Supply Chain) nebo síťové struktury více entit v rámci jedné organizace. Bývá označováno jako CPFR (Collaborative Planning, Forecasting and Replenishment) nebo Multisite.
Při spuštění plánování síťové struktury firem, poboček a závodů se nejprve uplatňuje globální pohled, při němž se rozdělí práce, přeplánují jednotlivé entity, a pokud z toho vyplynou nové požadavky, znovu dojde k přeplánování každé entity včetně navazující logistiky a dopravy. Tento přístup se velmi dobře uplatnil u výrobce airbagů ASCI Jevíčko, který dohromady tvoří pět závodů v Evropě. Kolaborativní plánování funguje rovněž ve společnosti Madeta, a to v rámci několika výrobních závodů a dvou centrálních skladů s veškerým sortimentem.
Druhou klíčovou oblast řízení firmy představuje práce s kapacitami a zdroji. Kapacity se definují ve stromové hierarchii, jejíž úseky se skládají ze středisek, střediska ze zdrojů, tj. obvykle strojů, a ty mají přednastaveny kapacity a způsob účtování. Systém má nástroje na zpřesnění či přeplánování kapacit, a to na bázi krátkodobého, střednědobého, dlouhodobého plánování až po APS (Advanced Planning and Scheduling).
Třetí oblastí je finanční analýza neboli "obraz činnosti" firmy. Nastavení financí může respektovat organizační strukturu firmy, např. skupiny holdingového uspořádání. Entita je většinou postavena jako samostatný subjekt neboli účetní jednotka. Dalším stupněm v definované struktuře může být divize jako závod nebo provozovna, dále středisko, a to nákladové, hospodářské nebo výnosové. Pro potřeby finančních analýz je k dispozici další dimenze, a to projekt neboli zakázka, akce, investice, případně jakýkoliv jiný projekt. Nastavení záleží na každé společnosti a výsledkem je maticový průřez, umožňující různý pohled na její činnosti, zejména náklady, výnosy a jejich vývoj.
Obr. 4: Obecná struktura QAD aplikací
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)
Podpora mezinárodních účetních standardů
Důležitým rysem každého ERP řešení je podpora jazyků a legislativy. Např. pro výrobce nábytkových hran Hranipex, jehož struktura se skládá z několika firem, byla při výběru systému nezbytná podpora legislativy v Polsku, Ukrajině a dalších zemí. Pro QAD je takováto podpora samozřejmostí, čímž se řadí do úzké skupiny několika světových ERP řešení, které lze bez problémů nasadit právě do nadnárodních korporací disponujících mnoha pobočkami.
Modul Globální řízení daní podporuje automatizované zpracování požadované daňové legislativy a měny, spotřební daně, veškeré náležitosti související s DPH, jako je samovyměřování, generování daňových přiznání a souhrnného hlášení. Standardní součástí systému je modul pro Intrastat, který automaticky poskytuje příslušné hlášení, a to v tiskové nebo elektronické podobě. Hlášení má vazbu i do konsignačních skladů, které jsou využívány v mnoha průmyslových odvětvích. Pro konsignace je určen vlastní modul na vstupu i výstupu, který činnost automatizuje.
Systém QAD jako světové ERP řešení obsahuje již ve vlastním jádru účetní standardy a požadavky EU, US GAAP, IFRS, Sarbanes-Oxley Act nevyjímaje. Např. slovenské společnosti při přechodu na Euro využily připravené funkce v systému a podle metodického návodu provedly kontrolu konzistence dat a konverzi měny v dané verzi systému.
Směnné kurzy lze aktualizovat podle potřeb organizace (denní, týdenní, měsíční), je možné je také stahovat ze stránek většiny českých bank. QAD umožňuje v ČR elektronickou komunikaci se 14 bankami, přičemž každá má svůj vlastní formát souboru, který akceptuje. Tyto formáty se navíc můžou lišit i podle pobočky, nicméně QAD se dokáže s tímto problémem vypořádat.
V systému lze pořizovat rovněž výkazy Ekokom, a to v několika variantách. Systém buď propočítává obaly od výrobku anebo od kusovníku. Stejně tak nabízí výkazy pro životní prostředí, EMS. Sledované položky se definují jako artikly, které mají přednastavené speciální typy, např. Obal X, Nebezpečná látka Y, případně v určité struktuře rizika a registrují se všechny pohyby, které jsou s daným artiklem spojené (nákup, skladování, výdej do výroby, apod.).
Pokud nebezpečné látky vznikají ve výrobě, jsou limitovány normou. Toto řešení má k dispozici např. společnost Colorlak, kde se při výrobě barevného koncentrátu v systému automaticky zaznamenává produkce nebezpečné látky (ředidlo, aceton). Navíc systém hlídá naskladnění jen do určeného skladu nebezpečných látek.
Řízení nákladů pomocí unikátních nákladových soustav
Systém QAD obsahuje speciální nástroj pro řízení kalkulací a tvorbu kalkulačních vzorců tzv. Nákladové soustavy. Standardní soustava nákladů je využívána jako plánová kalkulace, která se používá pro základní ocenění zásob v jakémkoli stádiu životnosti. Na této úrovni je nastaveno vnitřní ocenění zásob, jehož propočet na základě pokročilých algoritmů provádí systém automaticky. Vychází jednak z kusovníku a norem spotřeby materiálu, jednak z pracovních postupů a sazeb jednotlivých zařízení a kapacit, a dále také technologických postupů.
Další soustava nákladů s názvem Běžná může zobrazovat operativní nebo aktuální kalkulaci. Systém udržuje ke každému artiklu aktuální informaci o stavu nákladů, jejichž hodnotu upravuje podle toho, jak sbírá údaje z procesů nákupu a výroby. Ke každému artiklu jsou k dispozici paralelně dvě soustavy nákladů – standardní a běžná. Obvykle je soustava standardní na úrovni pevných nákladů a soustava běžných nákladů na úrovni váženého aritmetického průměru. Úroveň pevně daných nákladů představuje analytickou kotvu, vůči které se vymezuje skutečnost. V každém okamžiku je tak k dispozici informace o aktuálním stavu nákladů a jejich odchylce od plánu.
Obr. 5: Nákladová soustava - standard a běžná
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)
Rozsáhlá funkcionalita, umožňující detailněji rozpracovat složky kalkulačního vzorce a simulovat nákladové scénáře, je obsažena v modulu Řízení nákladů. Dokáže mj. vytvářet podklady pro cenotvorbu, nákladové plány a úvahy typu "co se stane", když se zdraží energie nebo vzrostou mzdy. Systém pak propočte, jak se daný faktor projeví na celkových nákladech výroby artiklů a celé firmy, a poskytne podklady pro analýzy trendů, časových řad, sady srovnávacích přehledů, apod.
Do kalkulací jsou navázány také alternativní kusovníky, postupy, receptury. Pokud jsou v systému definované jiné způsoby výroby pro daný výrobek, je možné provést simulaci nákladů pro tento způsob a výrobní podmínky. Ocenění artiklů může být vztaženo k místu v systému a organizační struktuře. V rámci systému tak mohou figurovat různě vysoké výrobní náklady artiklu pro různá místa. Např. jeden výrobek Hamé Babice je vyráběn na různých místech, rozdílnou technologií a tedy i s odlišnými náklady. Systém umožňuje porovnání nákladů na výrobu daného artiklu a podchytí tak různou nákladová náročnost, což je pro firmu jedna z nejdůležitějších věcí.
Velmi důležitým pomocníkem souvisejícím s řízením nákladů je tzv. odchylková metoda. Princip spočívá v kontrole nákladů již v průběhu realizace zakázky, ať už v nákupu nebo ve výrobě. Umožňuje tak pružné řízení všech souvisejících podnikových procesů. Sleduje se plánovaná nákladová náročnost výrobku a její odchylky v čase, na základě nichž pak systém vydává upozornění. Zjištění rozdílů až u výsledné ceny znamená pozdní reakci na problémy, které měly být řešeny v průběhu. Důležité je srovnání, jak si zakázka stojí vzhledem k dohodnuté ceně se zákazníkem. Signalizace v systému upozorní např. na překročení nebo nedosažení standardní ceny, a umožní tak rychlý controllingový zásah. Řízení nákladů, včetně využití sledování odchylek, je průřezově obsaženo v celém systému. Odchylky vznikají ve skladu nebo výrobě a dostávají se až do modulu financí, kde se v pozadí generují účetní transakce. Tyto informace jsou velmi důležité pro vyjednávání, zejména v automobilovém průmyslu.
Jak dostat informační systém k manažerům?
Podpora manažerského rozhodování je dnes neodmyslitelnou součástí všech moderních světových ERP systémů. Její využití v jednotlivých společnostech je ale velmi různé, podle toho, jak jsou manažeři ochotni a schopni přijmout informační systém jako svůj každodenní pracovní nástroj. Aby jim výrobci ERP systémů vyšli vstříc, kladou nesmírný důraz na intuitivnost a uživatelskou přívětivost manažerských aplikací.
Nejinak je tomu v případě QAD. Základním nástrojem pro manažery na jednotlivých úrovních firmy je tzv. analytická mapa, kterou tvoří jednoduchá, uživatelsky modifikovatelná tabulka klíčových ukazatelů. Tato mapa představuje rozhraní pro řízení dle konceptu BSC (Balanced Scorecard). V jednotlivých perspektivách BSC jsou definovány ukazatele a jejich vlastníci z řad manažerů. Tyto ukazatele jsou navázány na analytické informace, které si manažeři mohou zobrazovat ve formě tabulek, grafů anebo přes odkazy, resp. vstupy do systému. Uživateli se pak každé ráno zobrazují aktualizovaná data, relevantní pro jeho oblast působení a příslušné kompetence.
Analytická mapa je standardní součástí systému, takže zkušený uživatel či správce ji může připravit podle individuálních potřeb pro kohokoliv ve firmě. Jedním z často sledovaných analytických ukazatelů je produktivita práce (v BSC perspektiva učení se a růstu). Např. ve společnosti Magna je tento ukazatel zobrazován na elektronické nástěnce, která je na základě čárových kódů neustále aktualizována.
Obr. 6: Elektronická nástěnka společnosti Magna
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)
Pro složitější analýzy je určen sofistikovaný nástroj QAD BI (Business Intelligence), který pracuje s datovým skladem, do něhož transakční systém data z provozní databáze "inteligentně" transformuje do požadované struktury. V rámci QAD BI je možné využít nástroje typu Cognos. Do OLAP databáze Cognosu se data načerpají z datového skladu, exportují přímo přes připravené knihovny QAD a vznikají datové kostky, nad kterými pak lze provádět analýzy. Uživatel si je nemusí vytvářet sám, QAD dodává 8 modelů (prodej, nákup, výroba atd.) v nichž jsou připraveny klíčové pohledy, ukazatele, analýzy a simulace. Manažer se tak může inspirovat tím, co je obvykle ve světových firmách předmětem rozboru. Výsledkem je obrazovka s klíčovými indikátory, které ukazují a barevně určují stav sledovaného jevu.
Cognos je přímo součástí dodávky QAD BI včetně licencí. K analýzám je možné přistupovat přímo i z prostředí .NET uživatelského rozhraní.
Obr. 7: QAD BI - klíčové analýzy dle konceptu BSC
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)
Podkapitoly seriálu
05.06.2009 - Hana Klčová - četlo 128788 čtenářů.
