Z mého pohledu je význam informačních systémů a informačních a komunikačních technologií napříč nejrůznějšími typy organizací ve většině případů stejný. Hlavním cílem jejich nasazení je zefektivnění práce. Ve zdravotnictví obecně se snažíme zvýšit úroveň poskytované péče. Tu dnes ale nelze realizovat bez podpory informačních systémů, které jsou nutné k zajištění chodu celé řady agend, jakou jsou účetnictví, personalistika a mnoho dalších.

A co je jejich nejvýznamnějších specifikem? Především musí odpovídat provozním požadavkům naší organizace a speciálním potřebám jednotlivých oddělení a pracovníků. Vyžadují tedy buď mnoho zakázkových úprav, nebo oborových a procesních řešení, která jsou již zapracovaná do standardu systému. Ty mají samozřejmě k dispozici jen ti dodavatelé, kteří se dlouhodobě a systematicky zabývají IS/ICT v daném odvětví, jimž je v našem případě zdravotnictví.

Jak započala spolupráce Masarykova onkologického ústavu se společností Vema?

Se společností Vema jsme zahájili spolupráci již před deseti lety, kdy jsme začali pociťovat nedostatky při zpracování mezd a personalistiky. Narůstal nám počet zaměstnanců a bylo třeba se poohlédnout po profesionálním řešení v této oblasti, které by dostačovalo jak z hlediska výkonnosti, bezpečnosti a funkčnosti, tak i z hlediska zapracovávání legislativních změn.

V té době existovaly v ČR desítky dodavatelů podnikových aplikací pro zpracování personální a mzdové agendy. Podle jakých kritérií jste volili právě vašeho nynějšího dodavatele?

K nejdůležitějším kritériím patřila dlouhodobá existence společnosti na trhu, její schopnost zajistit podporu svých produktů do budoucna a široký etalon referencí, který je jedním z předpokladů, že se dodavatelské společnosti podaří udržet krok s trendy v dynamicky se rozvíjejícím oboru IS/ICT.

Postupem času jste rozšiřovali portfolio aplikací Vema až do stávající podoby téměř uceleného informačního systému pro řízení lidských zdrojů (HRIS). Můžete popsat, jak jste pořizovali jeho jednotlivé součásti a v jakých oblastech našly své uplatnění?

Zpočátku jsme využívali pouze dvě základní aplikace PAM (Pracovníci a mzdy) a PER (Personalistika), které v organizaci používali pouze personalisté a mzdové účetní. Postupně se systém rozrostl o STM (Systematizace), ELD (Elektronické listy důchodového pojištění), DCH (Docházka) a CAF (Zaměstnanecké výhody). K některým datům z vyjmenovaných aplikací lze přistupovat z Personálního portálu, využijí je tedy především zaměstnanci pro získání personálního přehledu o své osobě nebo vedoucí zaměstnanci, chtějí-li získat údaje o svých podřízených.

Můžete říci, jací uživatelé a na jakých pracovních pozicích v současnosti využívají váš HRIS a jaké je jejich zastoupení v jednotlivých oblastech?

S informačním systémem pro řízení lidských zdrojů pracují zaměstnanci, kteří přistupují pouze do Personálního portálu v roli "zaměstnanec". Přibližně 7 % všech uživatelů pak tvoří zaměstnanci, kteří přistupují do Personálního portálu v roli "vedoucí".

Mzdové účetní, personalistky a několik málo dalších zaměstnanců pracujících na technických a administrativních pozicích pak přistupuje i do datového editoru aplikací Vema. Některým z těchto uživatelů je vytvořeno zúžení souborů v určitých aplikacích za účelem omezení přístupu. Personalistky mají naopak přístup do většiny částí systému.

V nejbližší době bude v naší organizaci docházet k přerozdělení kompetencí pro správu systému. Doposud se o tuto záležitost starají dva pracovníci, kteří přistupují ke všem částem HRIS a provádějí jejich administraci.

Jaké další informační systémy používáte? Můžete popsat hlavní aspekty jejich integrace s HRIS?

Mimo HRIS používáme již od roku 1995 nemocniční informační systém, který podléhá neustálému vývoji a parametrizaci jednotlivých agend. Dále provozujeme informační systém pro řízení lékárenské agendy, ekonomiky organizace, automatizace obchodních a řídících procesů, plánování směn a systém pro evidenci grantů.

Náš vlastní HRIS je vybudován na platformě Vema V3, která využívá architektury založené na aplikačním serveru a technologii tenkého klienta. Vema V3 také podporuje více možností, jak dosáhnout konverze dat mezi jinými systémy, takže řešení převodu dat nebyla technicky tolik náročná. O napojování jednotlivých systémů na HRIS se rozhodovalo podle časové míry náročnosti ručního pořizování dat a také podle požadavku na aktuálnost a jednotnost dat.

Jaké servisní služby pro vás zajišťuje společnost Vema? Splňují vaše očekávání?

Jedná se především o poskytování neustálé podpory při provádění úprav v HRIS, které si velmi ceníme. Při odstraňování problémů nebo zpracování námi zadaných požadavků se setkáváme vždy s kladnou odezvou a naše požadavky jsou ve většině případů vyřešeny k plné spokojenosti.

Jak byste zhodnotila dosavadní zkušenosti s těmito aplikacemi?

Pochválit mohu především přívětivost a intuitivnost uživatelského prostředí a celkovou ergonomii Personálního portálu. Oceňuji rovněž efektivní práci s velkým množstvím údajů. V neposlední řadě mohu pozitivně zhodnotit skutečnost, že se všemi soubory všech aplikací lze pracovat na základě stejných postupů.

Jaké hlavní přínosy plynou z využívání HRIS ve vaší organizaci?

Dané řešení nám umožňuje ukládat do databáze a interpretovat téměř libovolná data, která souvisí se životním cyklem zaměstnance. Na základě dlouhodobé zkušenosti mohu říci, že HRIS od společnosti Vema ušetří mnoho času a pracovních nákladů jak jednotlivým zaměstnancům, tak celé organizaci.

Jaké jsou vaše plány budoucího rozvoje HRIS?

Především bychom se chtěli věnovat centralizaci databází z jiných systémů do HRIS a dosáhnout tak skutečně komplexního řešení pro správu jakýchkoliv dat z oblasti řízení lidských zdrojů. V současné době je pro většinu zdravotnických organizací typická vysoká heterogennost provozovaných systémů a tudíž i způsobů uložení a prezentace dat. Tomuto neefektivnímu provozu IS/ICT se rozhodně chceme vyhnout.

Děkuji za rozhovor.

20.12.2012 - Petr Sodomka