Společnost NOVUM, spol. s r. o. vznikla zápisem do obchodního rejstříku dne 1. 8. 1991. Provozuje obchodní a servisní činnost v oblasti pokladních systémů pro především potravinářské obchody. K základnímu sortimentu patří digitální váhy, registrační pokladny, automaty na vracení lahví a pokladní boxy:

• Obchodní váhy DIGI - výhradní zastoupení v České republice
• Pokladní systémy ADS ANKER, OMRON - hardware i software - výhradní zastoupení v České republice
• Scannery METROLOGIC, SCANTECH, PSC
• Pokladní boxy S.C.S. - výhradní zastoupení v České republice
• Automaty na vracení lahví Bevesys- výhradní zastoupení v České republice
• Účetní software (GS - účetní)
• Aplikační software - pokladní systém, oběh zboží pro maloobchod, velkoobchod, řetězce a restaurace
• Satelitní sledování pohybu vozidel - aplikační software, mapy, mobilní jednotky
• Veškerý spotřební materiál - termoetikety, termopásky, pokladní pásky, barvící kazety do pokladen atd.
• Na tato zařízení je rovněž poskytována také plná servisní činnost.

Společnost podniká na celém území České republiky. Z tohoto důvodu zřídila pobočky - nejprve v Brně v roce 1995 a poté o rok později v Opavě. Spolupracuje s řadou regionálních externích organizací, a to více než 40-ti servisními stanicemi po celé České republice (např. Jablonec n. Nisou, Most, Plzeň, České Budějovice, Pardubice, Svitavy atd.). Ve současné době zaměstnává cca 60 zaměstnanců (Praha, Brno, Opava). Rozsah jednotlivých druhů sortimentu umožňuje společnosti NOVUM uspokojit širokou škálu zákazníků, od jednoduchého vybavení prodejen až po systémové vybavení. Téměř po celou dobu trvání firma spolupracuje s partnerskou organizaci Global Systems, a. s., která vyvinula pokladní software GS Store. K dlouholetým klientům firmy patří např. Ahold CR, Julius Meinl, Delvita, Plus Diskont, Tesco Stores, Carrefour ČR, THE Drogerie a další.

Základní požadavky

Na počátku realizace projektu stanovil management společnosti NOVUM základní požadavky, které očekával od nasazení informačního systému KARAT. Jednalo se především o kompletní přechod z programového vybavení na bázi DOS k aplikačnímu softwaru postavenému na platformě Windows, a to ve všech výhledově používaných aplikacích. Dále pak byly požadovány nové a moderní technologie, které by měly zajistit nejen technickou, ale také odpovídající morální úroveň používaných aplikací, zcela srovnatelnou s konkurencí.

Dalším z klíčových požadavků bylo zajištění bezpečnosti z hlediska chráněného přístupu a z hlediska ochrany zaznamenaných informací. Propojení centrály i poboček mělo být realizováno v rámci jednoho centrálního řízení, a to v režimu on-line, což odpovídalo dalšímu z důležitých požadavků - možnosti okamžitého získávání přesnějších informací o aktuálním stavu dat z jednotlivých podnikových procesů (skladové hospodářství, fakturace, saldokonto atd.). Ze strategického hlediska požadoval management určení jasného směru vývoje v oblasti IT tak, aby byly efektivně podporovány budoucí podnikatelské aktivity společnosti NOVUM.

Průběh implementace

Na konci roku 2000 bylo zahájeno interní výběrové řízení pro výběr nového informačního systému. Obchodní jednání byla ukončena na počátku roku 2001. Projekt implementace byl započat 1. února 2001 předimplementační analýzou. Testování nasazeného systému probíhalo od 1. května do 1. června 2001. Poté byl systém protokolárně předán k užívání a převeden do rutinního provozu.

V roce 2002 bylo na původní projekt navázáno implementací a zakázkovými úpravami modulu Servisní výkazy. V létě 2004 pak byl spuštěn webový portál HelpDesk.

Architektura řešení

Zpracování podnikové agendy

Společnost NOVUM používá v rámci řešení IS KARAT tyto obchodní moduly: Správce, Platební avíza, Banka, Evidence a výkazy DPH, Exporty a importy, Faktury přijaté, Saldokonto, Fakturace, Helpdesk, Inventury, Kompenzace, Majetek, Manažer, Ceníky, Objednávky, Skladové jádro, Odbyt, Organizace, Paragonová pokladna, Personalistika, Pokladna, Výkazy práce, Příkazy k úhradě, Sekretářka, Účetnictví, Opakované účetní operace, Definice rozhraní a modul Účetní výkazy.

Centrála společnosti NOVUM sídlí v Praze, kde má své vedení, ekonomické zázemí a centrální sklady. Zde je také provozován centrální databázový server (SYBASE Adaptive Server Enterprise) a instalovány aplikace IS KARAT včetně zakázkových úprav. Jak již bylo uvedeno, společnost tvoří ještě další pobočky v Brně a v Opavě.

Na centrále jsou zpracovávány veškeré agendy. Na pobočkách pak servisní výkazy, pokladna, vlastní skladové hospodářství poboček. Jsou zde rovněž prováděny ostatní služby včetně servisu a práce s náhradními díly.

Obě podřízené pobočky přistupují do primárního informačního systému pomocí technologií tenkého klienta - terminálových služeb založených na MS Windows a Citrix MetaFrame.

Počet uživatelů

• V prostředí centrály jer přímo připojeno maximálně 45 uživatelů.
• Vzdáleně, v on-line režimu prostřednictvím terminálového přístupu (pobočky Brno a Opava) je připojeno maximálně 7 uživatelů.
• Celkový počet uživatelů vstupujících do systému činí přibližně 50 lidí.

Hardwarové vybavení a infrastruktura

Servery

Databázový server a terminálový server jsou řešeny společněm a toi v následujících sestavách:

• xSeries220 PIII 1.26 GHz, 1,7 GB SDRAM, HDD 73,4 GB (2x36,7GB IBM 73LZX 10krpm Ultra 160 SCSI 68pin), Datová záloha 20/40 GB DDS/4 4mm Internal SCSI Tape Drive, IBM ServeRAID-4Lx, SCSI Ultra160, 1-kanal, modem int. Microcom ISDN Porte Internal
• MS Windows 2000 Server Eng., Windows 2000 Trmnl Svcs Eng., WinRoute Lite 4.2

Stanice

Pro přímé připojení:

• od konfigurace CPU Intel Celeron 666 MHz, 128 MB RAM, VGA AGP 16MB, FDD, CD-ROM, HDD 20GB, LAN 10/100 Mbit
• MS Windows 2000 až MS Windows XP Prof.

Pro terminálové připojení:

• od konfigurace CPU Intel Pentium II 333 MHz, 64 MB RAM, VGA AGP 16MB, FDD, CD-ROM, HDD 5 GB, LAN 10/100 Mbit
• MS Windows 98SE až MS Windows XP Prof.

Lokální síť

• twisted pair CAT5+, ETH 10/100 MB/s, 2ks Switch 24 ports

Síť WAN

• VPN
• Linka 2MB (firewall Linux)

Přínosy řešení

Mezi hlavní přínosy projektu patří plná realizace všech definovaných požadavků. Objevila se také řada dílčích nových vlastností, které nebyly původně definovány. Ty jsou buď standardní součástí nasazeného řešení nebo vyplynuly z procesu implementace.

Technologické přínosy

Přínosy je možné primárně rozdělit do dvou oblastí - technologické a funkční. Mezi technologickými přínosy dominuje přechod na architekturu klient/server, která sebou přináší mj. vyšší míru bezpečnosti. Jde zejména o zlepšení bezpečnosti z hlediska chráněného přístupu do databáze, a také z hlediska uplatnění jasné aplikační logiky, která zajišťuje transparentní a bezchybnou konzistenci datové základny.

Dalším významným technologickým přínosem je vysoká míra přístupnosti pořízených dat a řádově kvalitativnější odezva databáze pro vyhodnocovací nástroje. Vyšší přístupnost k datům bezprostředně souvisí s propojením poboček v Brně a Opavě s centrálou v Praze do on-line režimu založeného na terminálových službách.

Integrace na technologické úrovni přináší kromě vyšší dostupnosti dat také možnost zpřesnit metodiku používání informačního systému a kontinuálně zlepšovat podnikové procesy. Konkrétním výsledkem v této oblasti je např. výrazné zjednodušení technické podpory poboček. Nejvyšší hodnotu on-line řešení však má možnost okamžitého přístupu k datům a získávání souhrnných přehledů v reálném čase.

Technologické přínosy se samozřejmě promítají i do dalších oblastí. Např. přechod na platformu MS Windows ve všech používaných aplikacích významně zlepšuje kvalitu práce a ergonomii počítačových pracovišť. Umožňuje obsluze intuitivnější zpracování veškerých agend a dovoluje integrovat pro uživatele důležité kancelářské aplikace typu MS Office.

Funkční přínosy

Funkční přínosy představuje nově implementovaná funkcionalita a z ní vyplývající možnosti zpracování a interpretace podnikových dat. Jde zejména o:

• Nástroje primárních modulů sloužící k efektivnějšímu vytváření samotných prvotních dokladů.
• Nástroje umožňující podrobnější sledování skladových zásob a jejich obratů, přesný stav aktuálního stavu partnerských finančních saldokont nebo objemu fakturace za zboží či služby.
• Nástroje umožňující vyhodnocování dat ve formě klasického reportingu nebo definovaných sloučených pohledů na data. Veškeré tyto výstupy jsou pak plně upravitelné díky zakomponované "Otevřenosti" IS KARAT.
• Otevřenost KARATu, která našla mj. uplatnění při customizaci jednotlivých modulů podle požadavků managementu společnosti. Týká se to zejména modulu pro evidenci a zpracování servisních výkazů.
• Webové rozhraní HelpDesk sloužící jednak k zadávání požadavků na servis v elektronické podobě pro klienty, jednak k efektivnější práci s databází servisních požadavků pro techniky.

Na závěr jsme položili několik otázek paní Stanislavě Horníkové, jednatelce společnosti NOVUM:

Proč jste se rozhodli pro výběr právě informačního systému KARAT? V čem byla nabídka I.F.T. PROGRES výrazně lepší než nabídka konkurence?

Při výběrovém řízení jsme posuzovali mnoho ukazatelů - funkčnost IS, servisní zázemí i cenovou úroveň. Nabídka společnosti I.F.T. PROGRES byla ve všech těchto ukazatelích lepší než nabídka konkurence.

Můžete charakterizovat specifické požadavky na implementaci systému vyplývající z povahy podnikání Vaší společnosti?

Pro výběrové řízení byly podstatné následující požadavky:

• vícejazyčná verze systému
• vedení skladové evidence - nutnost vedení evidence dle výrobních čísel pro jednotlivé artikly, více skladů, meziskladové přesuny, způsob FIFO, přehled min. skladových zásob
• on-line připojení poboček
• navazující systém - skladové hospodářství, fakturace, účetnictví (přebírání dat)
• manažerská nadstavba
• otevřenost systému - rozšíření systému dle našich potřeb

S jakými nejdůležitějšími problémy jste se setkali během implementace systému?

Troufám si říci, že implementace proběhla vcelku bez vážnějších problémů za aktivní součinnosti zaměstnanců firmy, takže přechod na nový systém vcelku nenarušil ani nijak zásadně nezpomalil pravidelný chod firmy. Problematická byla snad jen některá nastavení a předkontace pro účetnictví, ale to jsme zjistili až na konci účetního období.

Jak byste charakterizovala hlavní přínosy systému od jeho nasazení v roce 2001?

Centralizace maximálního množství dat dostupná většině zaměstnanců přehledným způsobem, zkvalitnění informovanosti především poboček (on-line přístup), přehledná evidence především skladového hospodářství (nejslabší článek předchozího IS), propojení na nově vytvořené moduly podle našich potřeb, které slouží především pro optimalizaci (např. skladových zásob) a usnadňují plánování.

Jaký předpokládáte další rozvoj informačního systému? Které klíčové problémy podniku by měl pomoci do budoucna vyřešit?

V současné době rozvoj IS neplánujeme, ve srovnání s původní implementací bylo realizováno v období 2003 - 2004 hodně změn, které vyplynuly z denních potřeb používání IS KARAT. Projekt byl dokončen "ušitím na míru" a nasazením modulu Výkazy práce, který slouží jako databáze naší servisní činnosti a zprovozněním modulu HelpDesk.

24.01.2005 - Ladislava Kosíková, Jaromír Habáň