Teorie a praxe CAFM systémů
K důležitých nástrojům podporujícím rozhodování podnikového managementu by mohly do budoucna patřit CAFM systémy, nebo-li informační systémy zpracovávající grafické informace v databázových strukturách. O možnostech využití CAFM systémů se v odborných periodicích mnoho nepíše, proto jsem se ve svém příspěvku zaměřil právě na tuto oblast, a to zvláště ve vztahu k tzv. facility managementu. Co je facility management? Jedná se o metodu, jak v organizacích vzájemně sladit pracovníky, pracovní činnosti a pracovní prostředí, které v sobě zahrnuje principy obchodní administrativy, architektury, humanitních a technických věd. Často bývá zúženě považován pouze za systém pro správu budov. V detailnějším pohledu jde o:
Facility management (dále FM) vznikl v 70. letech 20. století v Severní Americe. V roce 1980 byla v USA oficiálně ustanovena profesní asociace IFMA (International Facility Management Association), která hájí zájmy odborníků činných v oboru FM a napomáhá jim při sdílení nových poznatků uvnitř oboru i navenek. Oblast, kterou se FM zabývá je poměrně široká. Hlavním důvodem, proč se začal FM ve světě prosazovat, je snaha organizací co nejlépe uspět v tvrdém boji s konkurencí. V dnešních podmínkách je jednou ze základních potřeb organizací pružnost, dovolující rychlou reakci na požadavky trhu.
Světové studie IFMA ukazují, že při důsledném zavedení facility managementu, lze docílit až 30ti% úsporu provozních nákladů a 40ti% prostorovou úsporu.
Začlenění FM do organizační struktury společnosti
Facility management není pouze záležitostí průmyslových a výrobních podniků, ale také státních a samosprávných institucí, dopravních podniků, bytových družstev, zdravotnických zařízení, škol a univerzit, sportovních areálů, obchodních a finančních center apod. Je vždy věcí vedení společnosti nebo instituce a její strategie, jak zařadí útvar FM do své organizační struktury a co mu všechno svěří do kompetence.
Principy a cíle jsou odlišné pro společnost, která se chce facility managementem živit a pro společnost, která hledá, jak tento útvar co nejvíce potlačit a optimalizovat facility management procesy jejich nákupem.
Zjednodušeně by měla být organizační struktura FM složena:
Schéma organizační struktury FM
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)
Počítačová podpora FM
V praxi lze nalézt tyto základní typy programů:
Každý z těchto systémů má své výhody a nevýhody. I zde záleží na pečlivém zvážení potřeby programu a jeho přínos v porovnání s investicí na jeho pořízení. Je potřeba zvážit např.:
Vytvořený systém podpory facility managementu lze znázornit následovně:
Systém facility managementu
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)
CAFM systémy
Společnosti, které si uvědomily potřebu zavedení FM do své struktury, mohou na trhu volit z řady elegantních počítačových aplikací. V ČR již existuje relativně bohatá nabídka CAFM systémů. Jedná se jak o světové, pro použití v tuzemských podmínkách lokalizované CAFM systémy, tak i o původní české produkty. Je nesnadné hodnotit, zda celosvětově rozšířené systémy jsou lepší než naše české. Pro velké nadnárodní společnosti jsou samozřejmostí právě celosvětově uznávané aplikace, avšak střední či menší česká společnost, která nemá zahraniční ambice, určitě uvítá naše domácí řešení.
Pro oblast facility managementu se postupně vyvinuly programy, které kombinují databázové systémy s grafickým prostředím. Velmi úzce s těmito systémy souvisí AutoCAD. Smyslem využívání CAFM systému je zefektivnit podpůrné provozy, přesně adresovat nákladové položky a vytvářet informační bázi pro rychlé rozhodování managementu. Podívejme se nyní blíže na to, co je třeba zajistit pro úspěšnou implementaci CAFM systému a jak implementovaný software může vypadat.
Zaměření a pasport budov
Nejdříve je nutné mít digitálně zaměřenou budovu. Zaměření se provádí pomocí přístroje s laserovou optikou. Zjištěné data se v programu AutoCad převedou do digitální podoby a sestaví se půdorysy nemovitosti. Poté můžeme zahájit samotný pasport budovy. Pasport budovy je technická evidence popisující objekt od základů po střechu, od hlavního jističe po zásuvku - tedy technické, stavební, inženýrské, architektonické, legislativní a provozní informace, na základě kterých lze řídit provoz budovy, plánovat rozvoj, zkrátka držet objekt pod kontrolou. Pasport budovy nelze provádět bez jejího digitálního zaměření, popř. jiného technického dokumentu vypovídající o jejích prostorových rozměrech.
Pasport budov je tedy možno považovat za základní kámen, od kterého se odvíjí provozování dalších modulů CAFM systémů. Mnohdy však digitální zaměření, sběr dat a pasportizace nemovitosti převýší samotnou cenu tohoto software. Zaměření a pasport budov si může zajistit společnost i vlastními silami, při úvodní implementaci se to však nedoporučuje.
CAFM systém zajišťuje přehled o:
Pro implementaci CAFM systémů neexistuje jednotná metodika. Každá společnost je odlišná a její přístup k implementaci bude jedinečný. I zde platí, stejně jako u implementace jiných informačních systémů, provést před implementací výstižnou analýzu a konstatovat, co od systému očekáváme.
Za ukázkový příklad volím program 2 MRE digital od firmy Auto Hlaváček. Tato firma v současné době provádí v naší společnosti implementaci tohoto CAFM systému (leden až únor 2005).
2 MRE digital
Program 2 MRE digital je určen pro použití v oblasti správy a údržby nemovitého majetku a umožňuje:
Data nemovitého majetku jsou zakládána do hierarchicky uspořádané struktury Areál, Plocha, Inženýrská síť, Stavba, Střecha, Podlaží a Místnost. Pro objekty Areál, Plocha, Inženýrská síť, Střecha a Místnost jsou k dispozici formuláře pasportů, kde jsou zadávány jak základní data o jednotlivých součástech objektů tak údaje o sezónních údržbářských činnostech. V objektech Stavba a Místnost je možno vést přehled odečítaných médií.
Na základě hierarchicky uspořádané datové struktury je možno vytvářet plány kontrol, odpočtů médií a údržby a plány revizí.
Informace o klientovi
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)
V klientském menu je umožněno zadání libovolného počtu klientů a každému z nich je umožněno přiřazení libovolného počtu areálů, tím je dosaženo využitelnosti pro podniky s holdingovým uspořádáním, popřípadě skupinám firem jejichž organizační struktura umožňuje centralizovanou správu a údržbu majetku.
O každém klientovi jsou uloženy základní důležité údaje jako adresa, identifikační číslo, daňové registrační číslo, telefonní a datové spojení, spojení na odpovědné pracovníky a podobně.
Dále je možno uložit důležité dokumenty jako např. výpis z listu vlastnictví, snímek katastrální mapy, nájemní smlouvy, věcná břemena apod.
Základní uspořádání areálu je členěno do oddílu staveb, ploch a inženýrských sítí a vychází z potřeb orientace při správě nemovitostí. Tyto informace jsou zobrazeny v grafické podobě a jsou popsány legendou a graficky zvýrazněny.
Uspořádání areálu
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)
Základní informace
Rovněž jsou k dispozici základní informace o areálu, jeho rozsahu, umístění apod., s možností editování period prohlídek, sezónních údržeb a odečetů médií. Obdobným způsobem jsou k dispozici informace o jednotlivých plochách , inženýrských sítích a stavbách.
Budovy jsou dále rozčleněny do jednotlivých podlaží a střech. Rovněž i zde jsou k dispozici data v grafické podobě a také jsou k dispozici podrobné informace jak o střechách, podlažích tak o místnostech.
Uspořádání podlaží
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)
Pasport
Základem datové části je pasport. Pasport obsahuje detailní informace o veškerých stavebních konstrukcích, prvcích a popřípadě o vybavení. Jednotlivé pasporty jsou příslušné ke grafickému členění jak bylo popsáno výše. V každém pasportu je zřejmé o jakého klienta, areál, stavbu, podlaží a místnost se jedná.
Datová tabulka s pasportem
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)
K vybranému prvku jsou k dispozici informace o názvu, typu a příslušenství, dále o jednotce, rozměru, normované životnosti, opotřebení, zbytkové životnosti, roku pořízení, záruky a cyklu kontrol. Z pohledu údržby jsou rozhodující údaje o životnosti, opotřebení záruce a cyklu kontrol.
Údaj o zbytkové životnosti popřípadě opotřebení je vhodné ročně aktualizovat (repasportizace) čímž je dosažena jeho vysoká přesnost.
Při jakýchkoliv potížích je okamžitě k dispozici informace o záruce, době jejího trvání, dodavateli (poskytovateli záruky) popřípadě záručních podmínkách. O vypršením záruční doby software sám informuje dostatečně dopředu a vybídne k dodatečné kontrole příslušného stavebního prvku.
Cyklus kontrol představuje periodu určující četnost kontrol pracovníka pověřeného správou a má zásadní význam pro předcházení poruchám a havarijním stavům. Každému stavebnímu prvku lze přiřadit sezónní údržbu její typ a dobu kdy je třeba ji provádět. Každému stavebnímu prvku je také možno přiřadit poznámku, popřípadě připojit dokument, například pokyn pro správce, návod k obsluze a pod. Každý pasport umožňuje změnu základních nastavení pravidelných prohlídek, sezónních údržeb a odečetu médií. Tyto změny je možno provádět také ve všech úrovních hierarchického členění pro vnořené objekty.
Sledování spotřeby médií
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)
V kterémkoliv místě areálu lze umístit odečet médií (plynu, elektřiny vody a pod.) a periodu, která je určující pro pravidelnost odečetů. Do plánu pravidelných prohlídek je potom vložen požadavek na odečet měřícího přístroje příslušného média a vložením údaje do software je k dispozici historie spotřeby rovněž v grafické podobě. Je rovněž možno nastavit signalizaci neobvyklé spotřeby v dané periodě. Tím lze účinně předcházet nekontrolovatelným odběrům zapříčiněným skrytými poruchami apod.
Závěrem
Specifikem facility managementu je tedy prostor a grafická informace je významným prvkem komunikace. Programy a počítače jsou pouze nástrojem, který je nasazen na podporu provozu dobře organizované společnosti. Důležitá je tedy zejména příprava lidí na efektivní využití CAFM systémů v rámci facility managementu. V České republice je však FM poměrně nový pojem a zcela chybí akademická podpora budoucích "facility manažerů". Naše podniky tedy na uplatnění a využití FM včetně počítačové podpory pro rozhodování teprve čekají.
Autor je specialistou pro expanzi ve společnosti U.N.R., Zlín.
V článku byly použity tyto literární zdroje:
28.01.2005 - Martin Daněk