Zavedení tohoto systému umožní nahradit tzv. píchací hodiny a různé docházkové sešity. Slouží k automatickému snímání příchodů a odchodů zaměstnanců s následným informačním výstupem pro další využití. Odstraní ruční vyhodnocování podkladů a píchacích karet mistrům, vedoucím pracovníkům a mzdovým účetním. Umožní vedoucím okamžitý přehled o svých pracovnících, tisky docházkových sestav v různých členěních (středisko, pracovník). Zabezpečí lepší kontrolu pracovní doby zaměstnanců.

Pokud ve firmě pracuje více než padesát zaměstnanců, není ruční evidence docházky ideálním řešením. Často dochází k nesrovnalostem při evidenci příchodů a odchodů. Způsob výpočtu a zaokrouhlování není jasně stanoven. V mnoha případech záleží na osobě, která má evidenci na starosti, zdali vezme v úvahu pozdní příchod zaměstnance, či nikoliv. Všechny problémy spojené s ruční evidencí může pomoci vyřešit moderní docházkový systém.

Vstupní zařízení pro evidenci docházky
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Cukrovar Prosenice se před několika lety rozhodl pro zavedení docházkového a přístupového systému. Podnik má průměrně 150 zaměstnanců, v průběhu řepné kampaně dokonce kolem 350ti zaměstnanců. Zavedení docházkového a přístupového systému tedy byla investice, která se tomuto podniku vyplatila.

V následující tabulce jsou uvedeny náklady, které by vznikaly, kdyby se evidence docházky prováděla nadále ručně.

Náklady na vedení ruční evidence docházky
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Na jakém principu funguje docházkový a přístupový systém v podniku Cukrovar Prosenice?

Základem systému je docházkový a přístupový terminál umístěný na vrátnici, který slouží pro čtení kódů osobních identifikačních čipů - klíčů.

Docházkový a přístupový terminál

V Cukrovaru Prosenice se pracovníci identifikují bezkontaktními kartami. Další možnosti identifikace by byly např. bezkontaktní klíčenky, karty s čárovým nebo magnetickým kódem nebo čip Dallas. Rozdíl mezi těmito jednotlivými identifikačními médii je jednak v ceně, způsobu načítání a v odolnosti vůči poškození v důsledku mechanických vlivů. Všechny tyto prvky lze také využít v přístupových a stravenkových systémech.

Na následujícím obrázku je ukázána bezkontaktní karta o rozměrech 8,5 x 5,5 cm, ve které je zalisován čip s jedinečným kódem, tloušťka je 1 mm.

Bezkontaktní čipová karta

Zaměstnanci na terminálu registrují nejen příchody, přerušení pracovní doby, odchody, ale také žádají přiložením čipu ke čtecí sondě terminálu o povolení ke vstupu. Komunikace mikropočítače na řídící jednotce TLD-L(E) se vstupním terminálem probíhá formou dotaz - odpověď. Pokud má osoba příslušné oprávnění, odpoví řídící jednotka akustickým signálem a rozsvícením zelené LED na terminálu a současně otevře elektromechanický zámek. Pokud oprávnění není uděleno, rozsvítí se jen červená LED. V některých podnicích, které mají objekty s nejvyššími riziky, lze na čtecí terminál navíc umístit modul PIN klávesnice zdvojnásobující zabezpečení. Pro kontrolu docházky je na terminálu umístěn display zobrazující aktuální čas.

Software je koncipován hierarchicky (stanice, terminály, čtečky, externí zařízení) a následně umožňuje:

• Volitelné zaokrouhlení příchodů a odchodů se zadanou přesností.
• Nastavení času určeného pro přípravu a úklid pracoviště, pro příchod na vzdálené pracoviště, převlečení atd.
• Víceúrovňový systém přístupových práv v síťové i lokální verzi, lze zakázat nebo povolit k údajům vybraného organizačního útvaru a definovat práva pro prohlížení, úpravu atd.
• Okamžitý přehled přítomnosti. Jednoduchou volbou lze zjistit, zda je vybraná osoba právě přítomna nebo zobrazit seznam a počet právě přítomných osob vybraného útvaru.
• Sledování průchodů vybraným terminálem - okamžité zobrazování osob, které prošly zadaným terminálem.
• Hlídání průchodu vybrané osoby - v okamžiku jejího průchodu se zobrazí hlášení. Automatický záznam přestávek (v pevně stanovené době - např. 11:00-11:30) nebo v závislosti na odpracované době - např. po odpracování 4,5 hodiny).
• Možnost definování vlastních rozvrhů pracovní doby (směny, nepřetržitý provoz, pružná pracovní doba, pevná pracovní doba apod.).
• Definice docházkových kont včetně nastavení způsobu zaokrouhlení, časového omezení.
• Automatické generování celodenních záznamů (pracovní neschopnost, vícedenní služební cesta).
• Přenos přesčasů do následujícího měsíce s možností nastavení maximálního limitu přenášených hodin. Určení doby platnosti přenášených hodin.
• Schvalování a podepisování údajů oprávněnou osobou před jejich exportem do mezd.
• Export údajů do mzdového programu s možností definice formátu a struktury dat.
• Slouží k evidenci, kontrole a součtování odpracované doby, přesčasů, sledování odpoledních, nočních aj. směn, specifických nepřítomností, sledování přítomnosti a nepřítomnosti zaměstnance na daném místě, generování přestávek.
• Obsahuje výstupní sestavy evidence docházky i pro některé mzdové programy nebo může být o další doplněn.

Ukázka docházkových kont

Údaje o docházce osob se započítávají do tzv. kont. Např. pokud osoba odejde k lékaři, započítává se mu doba strávená u lékaře do konta s názvem lékař, je-li osoba na služební cestě, doba se započítá do konta služební cesta.

Program rozlišuje tři druhy kont - základní, doplňková a systémová. První dva druhy jsou uživatelsky definovatelné, je tedy možné přidávat vlastní konta, měnit jejich vlastnosti nebo odstranit nepotřebná konta.

Docházková konta
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Seznam kont všech druhů je zobrazen ve stromové struktuře, pomocí přepínače na levé straně lze přepnout na zobrazení vybraného druhu.

Standardně jsou konta zobrazena seřazená podle abecedy, pořadí je možné změnit výběrem z rozbalovacího seznamu pod textem řazení.

Při přidávání nového konta do seznamu je nutné se ve "stromu" nastavit do kont požadovaného druhu. Po stisku tlačítka Přidat v situaci na vedlejším obrázku se zobrazí dialog pro zápis nového základního konta. Pro zápis nového doplňkového konta je nutné se nejprve ve "stromu" nastavit na nadpis Doplňková konta nebo na kterékoliv z již existujících doplňkových kont.

Při zápisu nového základního konta je možné definovat různé parametry a ovlivnit tak chování programu při zpracování.

Sekce Identifikace:

• Kód - vnitřní identifikátor konta, využívaný programem, tento údaj nelze změnit
• Popis - popis konta sloužící k usnadnění orientace při práci s konty
• Zkratka - zkratka popisující konto. Pokud není v programu nebo tiskových sestavách dostatek prostoru pro zobrazení popisu, použije se zkratka.
• Mzdový kód - kód použitý při exportu do mezd. Lze doplnit libovolnou hodnotu, je nutné vytvořit vazbu na mzdový systém. Neprovádíte-li export do mzdového programu, nemusí být pole vyplněné

Sekce Odpracovaná/uznaná doba:

• ve dnech - pomocí zaškrtnutí políčka příslušného dne v týdnu lze určit, zda konto bude nebo nebude započítáno do odpracované/uznané doby. Na obrázku jsou zaškrtnuta políčka všech dnů v týdnu, tj. konto bude započítáno každý den. Pokud např. zrušíte započítávání v sobotu a v neděli, bude případná docházka osoby v těchto dnech zaznamenána, ale nebude započítaná jako odpracovaná/uznaná. Zákaz zápočtu ve všech dnech lze např. použít pro nastavení pohotovostí, kdy osoba pobírá příplatek za dobu, po kterou drží pohotovost, ale tato doba neznamená odpracovanou dobu.
• v době od, do - časové rozmezí (od-do), během kterého je doba docházky uznána. Nelze zadávat přímo jednotlivé časy, omezení je vztaženo k parametrům směny, na kterou osoba přišla. Bude-li např. směna definovaná od 6:00 (normální začátek) do 14:30 (normální konec) a osoba bude v zaměstnání od 5:30 do 15:00, započítá se do konta pouze doba mezi normálním začátkem a koncem směny tj. mezi 6:00 a 14:30. I když v tomto příkladu doba přítomnosti činila 9 h 30 min, do konta se započítá pouze 8 h 30 min. V praxi lze toto nastavení využít např. pro osoby s tzv. pružnou pracovní dobou, kdy je stanoveno jádro pracovní doby jako doba, během které musí být osoba přítomná. Pokud je tato osoba u lékaře, lze u konta "lékař" omezením pružný začátek směny (do) - pružný konec směny (od) zajistit, že bude započítaná/uznaná pouze doba jádra pracovní doby. Např. jádro pracovní doby je stanoveno na 8:00 (pružný začátek směny (do)) až 13:00 (pružný konec směny (od)). Pokud osoba, pro kterou omezení platí, byla u lékaře v době 7:00 až 14:00 tj. celkem 7 hodin, do konta se započítá pouze 5 hodin.

Sekce Mzdové zpracování

V této sekci se definuje způsob zpracování konta v celkových (měsíčních) výsledcích docházky:

• počítat/zadávat - určuje, které údaje bude program vypočítávat nebo které bude možné ručně zadat/opravit
• dny - ve výsledcích bude uveden počet uznaných dnů, při zadávání doplňků nebo opravě vypočtených údajů je možné zadávat počet dnů
• hodiny - ve výsledcích bude uveden počet hodin, při zadávání doplňků nebo opravě vypočtených údajů je možné zadávat počet hodin
• Kč - při ručním zadávání údajů je možné zadat i částku Kč, částku program neumí vypočítat, je však možné ji ručně zadat
• období od-do - ve výsledcích bude uvedeno období trvání konta (např. pro nemoc, ošetření člena rodiny...)
• kód výpočtu - doplňkový kód sloužící pro následné mzdové zpracování. Lze doplnit libovolný údaj v návaznosti na mzdový systém. Použití je také možné vypnout v konfiguraci programu, v takovém případě bude pole nepřístupné.

Sekce Zaokrouhlení

• denní součet - způsob zaokrouhlení denního součtu konta. Budou-li se v záznamech docházky v jednom dni vícekrát opakovat stejná konta (např. přítomnost -> soukromá nepřítomnost -> přítomnost), bude nejprve proveden součet dob obou záznamu přítomnosti a výsledek bude zaokrouhlen podle zadaných parametrů. Zadává se směr zaokrouhlení a počet minut zaokrouhlení. Např. doba 8 h 21 min bude při zaokrouhlení nahoru na 15 minut bude upravena na 8 h 30 min. Stejná doba při zaokrouhlení dolů bude upravena na 8 h 15 min.
• každý záznam - každý jednotlivý záznam bude před započítáním do výsledů zaokrouhlen stanoveným způsobem. Způsob zaokrouhlení je stejný, jako v předešlém případě.

Ukázka doplňkových kont

Tento druh je používán k výpočtům a zobrazení výsledných hodnot nebo k ručnímu vstupu hodnot. Na rozdíl od základních kont nemůže být uveden přímo v záznamech docházky jednotlivých dnů. Doplňková konta jsou vypočítávána ze základních kont a obsahují vlastně jen definici způsobu výpočtu.

Oprava údajů doplňkového docházkového konta
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Sekce Základní údaje

• Kód, Popis, Zkratka a Mzdový kód - stejné, jako u základních kont
• platí pro kategorie - lze určit kategorie, pro které se bude konto počítat. Kategorie osob je možné definovat v konfiguraci programu, proto popisy kategorií na obrázku nemusejí odpovídat skutečnosti

Sekce Mzdové zpracování

Sekce obsahuje stejné parametry jako základní konta, bližší popis tedy naleznete tam.

• Typ doby - rozbalovací seznam obsahuje volby, které popisují způsob výpočtu.
• normální - výpočet je prováděn součtem doby vybraných kont
• nařízený přesčas - výpočet je proveden součtem přesčasových hodin zadaných v denních součtech docházky
• úvazek - výpočet je proveden součtem denních úvazků uvedených v jednotlivých denních součtech docházky. Jedná se vlastně o teoretický počet hodin, který by měla zpracovávaná osoba odpracovat.
• bilance - převod - (bilance = počet odpracovaných hodin mínus úvazek, kladná bilance = osoba odpracovala více hodin, než má předepsáno, záporná bilance = osoba odpracovala méně). Konto bude obsahovat počet hodin bilance převedených z minulého období (měsíce).
• bilance v období - aktuální bilance za sledované období. Výpočet je proveden součtem denní bilance uvedené v jednotlivých denních součtech docházky
• bilance celkem = "bilance - převod" + "bilance v období"
• uznáno celkem - součet hodnot všech základních kont, která znamenají odpracovanou/uznanou dobu
• časová mzda - výpočet je proveden součtem denních úvazků (teoretického počtu hodin), od výsledku jsou odečtena všechna základní konta, která se samostatně exportují do mezd tj. mají nastaveno v sekci mzdové zpracování hodnotu vypočítat a exportovat do mezd (viz. Základní konta)

Náklady na zavedení docházkového a přístupového systému

Náklady na zavedení docházkového a přístupového systému v podniku činily zhruba 65. 000 Kč a cena zahrnovala docházkový terminál, konvertor, záložní zdroj, personifikační jednotku a obslužný software, včetně síťové licence. V následující tabulce jsou subjektivně znázorněny úspory při pořízení systému do podniků, které mají 50, 150 a 300 zaměstnanců.

Odhad úspor při pořízení docházkového systému podle počtu zaměstnanců
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)

Zavedení docházkového a přístupového systému do středního nebo velkého podniku má řadu výhod. Pořízením docházkového systému je definován způsob výpočtu odpracovaných hodin zaměstnanců, podnik získá přehled o odpracovaných hodinách, bude mít možnost regulovat výši přesčasových hodin, získá také detailní a přesný přehled o pohybu zaměstnanců a má mimo jiné možnost propojení se svým mzdovým systémem a maximálně tak zjednodušit zpracování docházky.

Moderní docházkový systém s sebou přináší řadu dalších možností využití identifikačních prvků. Velmi rozšířené jsou aplikace, které umožňují sledování a kontrolu vstupních a vjezdových míst do areálu společnosti. Mezi nejčastější instalace přístupového systému se řadí ovládání vjezdových závor na firemní parkoviště, vstupy do administrativních budov, kanceláří, zaměstnaneckých šaten a dalších míst, která vyžadují zvýšenou kontrolu pohybu osob.

Přístupový systém umožňuje zobrazit přehledné informace o pohybu osob v areálu společnosti, nastavení rozdílných přístupových práv, včetně časově definovaného omezení přístupu zaměstnanců (např. zákaz vstupu do areálu společnosti o víkendu, v noci, apod.), ověření, který zaměstnanec v kolik hodin vstoupil do vybraných dveří, sledovat zpětně evidenci průchodů u jednotlivých vstupních míst.

Jsem přesvědčena, že provázanost obou výše zmíněných aplikací (docházkového a přístupového systému) vytváří efektivní a výkonný organizační nástroj, který pomůže podnikům vyřešit řadu problematických provozních záležitostí.

V článku byly použity tyto literární zdroje:

1. Basl J., Podnikové informační systémy : podnik v informační společnosti, Praha: Grada, 2002. ISBN 80-247-0214-2
2. Cukrovar Prosenice. 2003. Dostupné z 'http://www.hps.cz/cukrovar.html'
3. Rozsáhlé docházkové systémy. 2001.
   Dostupné z 'http://www.ivar.cz/id_technikanew/APL_reseni/dochazka/systemy.htm'
4. Docházkové systémy. 2002. Dostupné z 'http://cdlkabel.cz/Dochazka1.htm'

20.04.2005 - Lenka Váňová