6. Finance, reporting a kontrolní mechanismy
Řízení financí, podpora SOX a konsolidace finančních dat
Řízení financí je nedílnou součástí každé organizace, ať již je zaměřena na ziskovou nebo neziskovou činnost. Exact Synergy Enterprise pokrývá funkčně v této oblasti vytváření finančního plánu, rozpočtování, řízení výdajů, kombinaci lokální kontroly s centrálním řízením, finanční konsolidaci uvnitř rozsáhlých organizací, reporting, vytváření podkladů pro predikci, sledování a řízení výkonnosti podniku. Přibližme si stručně ty vlastnosti a funkce, které podporují dokumentovatelnost podle SOX (Sarbanes–Oxley Act), což může být prospěšné společnostem, které mají pobočku v USA, nebo jsou pobočkou mateřské firmy sídlící ve Spojených státech či musejí SOX z nějakého důvodu vyhovět (např. evropské auditorské firmy, které pracují s americkými klienty).
Exact Synergy Enterprise umí automaticky vytvářet finanční reporty v reálném čase. Příkladem mohou být finanční výkazy na konci měsíce, prodejní dokumentace navázaná na řízení vztahů se zákazníky, stav pohledávek, reporty o schválených či neschválených výdajích, reporty o rozpočtech, účetních zápisech a cash flow, přehledy o splatnosti faktur se souvisejícími záznamy o dodavatelích atd.
Aplikace rovněž umožňuje vytvořit interní kontrolní mechanismy pro finanční řízení a reporting v celé organizaci. Manažeři mohou stanovit pevná pravidla, díky nimž lze přesně a bezchybně sledovat veškeré informační toky v organizaci. Mohou rovněž vybudovat takovou strukturu podnikových procesů, která bude reflektovat schvalování výdajů, workflow pro práci s certifikáty a důležitými dokumenty, automatizaci informačních toků při finančním řízení. To vše umožní včas odhalovat a odrážet případné finanční nesrovnalosti či pochybení.
Obr. 9: Nabídka funkcí pro řízení financí
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)
Exact Synergy Enterprise je velmi silný nástroj také při konsolidaci finančních dat. Umožňuje totiž kombinovat centrální řízení s lokálními kompetencemi poboček. Vytváří a sjednocuje finanční data pro účely podrobných analýz a umožňuje jejich automatický sběr na úrovni transakcí za využití internetu jako hlavního komunikačního kanálu. Architektura aplikace a intuitivní uživatelské prostředí je hlavním předpokladem k tomu, aby uživatel systému mohl jedním kliknutím získat dokonalý přehled o finanční situaci na pobočkách či jejich hospodářských střediscích.
Příklad: Jak registrovat a analyzovat výdaje
Předpokládejme, že obchodník vaší společnosti chce navštívit dodavatele v USA. Za tímto účelem si domluvil schůzku s kontaktní osobu v sídle dodavatelské firmy. Potřebuje zkontrolovat blížící se dodávku pro vaši firmu a projednat ceny. To bude vyžadovat let do USA. Obchodník sám o sobě, potřebuje pouze letenku a zajištěné ubytování, ve firmě však existují pracovníci, kteří uvítají další podrobné informace. Finanční oddělení chce vědět, jak vznikají jeho výdaje a za jakými účely, oddělení nákupu musí zajistit letenku a ubytování a nadřízení manažeři by rádi sledovali, jak se jeho cesta vyvíjí.
Obchodník před svou cestou vyplní v Exact Synergy Enterprise požadavek na registraci nákupu letenky a ubytování. To umožní dalším manažerům získat relevantní informace o jeho služební cestě. Požadavek se zařadí do workflow nadřízeného manažera. Jakmile je schválen, oddělení nákupu může zajistit vše potřebné, co je v jeho kompetenci. Obchodník přitom může ve svém uživatelském profilu sám zjistit, zda oddělení nákupu již vidělo požadavek či dokonce uhradilo letenku a rezervovalo ubytování. Vše stačí ověřit na jedno kliknutí v systému. Ihned po zakoupení letenky zadá oddělení nákupu příslušné informace do požadavku a vyřídí související finanční náležitosti.
Po dokončení této činnosti je požadavek řádně zaregistrován. Pokud se chce finanční oddělení podívat na výdaje, které z něho vyplývají, pak může použít standardní sestavu pro pivotní analýzu (Workflow/Sestavy/Pivotní analýzy). Pivoting (nebo také crosstabbing) umožňuje "otáčet" datovou krychlí, tj. měnit úhel pohledu na data. To znamená, že finanční manažer může prohlížet reálné výdaje v závislosti na různých proměnných – co již bylo schváleno managementem, kolik výdajů připadá na sledovaný objekt (letenky) atd.
Obr. 10: Pivotní analýza výdajů
(Klikněte na obrázek pro zvětšení)
Příklad: Jak fakturovat a účtovat, máme-li k dispozici Exact Synergy Enterprise
Objednávky i faktury je možné tvořit jak v ERP systému, tak v Exact Synergy Enterprise, který běží nad ním. Uživatel připojí nabídku v PDF nebo DOC souboru a vloží do procesu fakturace. Pracovník odpovědný za fakturaci vystaví příslušný doklad, který je propojen na kartu zákazníka a případně také na předpověď prodeje. Přes propojení na variabilní symbol faktury lze vstoupit přímo na tento doklad a zjistit, jak byl daný obchodní případ fakturován, včetně možnosti ověření objednávky nebo smlouvy, která bude přiložena jako dokument. Prokliknutím je pak možné vidět, jak je faktura zaúčtována v ERP systému.
Organizace užívající Exact Synergy Enterprise mohou vystavovat faktury a účtovat buď v ERP systému nebo přímo v této aplikaci. Nejedná se ale o její standardní funkcionalitu. Pokud je v rámci obchodního cyklu připojeno IČO, datum zdanitelného plnění, datum splatnosti, tak má uživatel k dispozici všechny relevantní údaje a může vygenerovat formulář vydané faktury. Poté si účetní tuto fakturu jako transakci přetáhne do ERP systému a zaúčtuje ji.
24.08.2008 - Petr Sodomka